Thuiswerk verplichting naar aanleiding van Covid-19: model formulier voor aanvraag inzake kosten eigen aan de werkgever voor thuiswerk

Vanaf 1 mei 2016 is enkel de Federale Dienst voor Beslissingen nog verantwoordelijk voor de forfaitaire vergoeding van de kosten (kosten eigen aan de werkgever). De met de plaatselijke belastinginspectie gesloten belastingovereenkomsten zijn sinds die datum dan ook niet meer toegestaan.

Een aanvraag voor een voorschot van de belastingdienst is niet verplicht, aangezien de uitspraak geen voorwaarde is voor de toekenning van deze forfaitaire betalingen. Het verkrijgen van een dergelijke fiscale uitspraak biedt echter wel de rechtszekerheid dat de lokale belastingdienst de terugbetaling van de bedragen van deze kosten volledig accepteert.
In het kader van het coronavirus moedigt de federale overheid telewerk voor bedrijven sterk aan.
Daarom heeft de Dienst Voorafgaande Beslissingen een modelformulier ontwikkeld om ervoor te zorgen dat de vergoeding in de vorm van kosten eigen aan de werkgever voor thuiswerk niet worden belast.
Hier is een reproductie.

Aanvraag inzake kosten eigen aan de werkgever voor thuiswerk in het kader van de regeringsmaatregelen voor Covid-19


Aanvrager:

 
Naam: ………………..
Maatschappelijke zetel: ……………….
Ondernemingsnummer: ………………..
Rechtsvorm : ………………..
Contactpersoon: ………………..
Mail + Tel. : ………………..
Eventuele mandataris:

Onderneming/kantoor: ………………..
Contactpersoon: ………………..
Mail + Tel. : ………………..
Mijnheer de Voorzitter,
Hierbij wensen wij een voorafgaande beslissing overeenkomstig de artikelen 20 tot 28 van de wet van 24 december 2002 tot wijziging van de vennootschapsregeling inzake inkomstenbelastingen en tot instelling van een systeem van voorafgaande beslissingen in fiscale zaken te bekomen.
Deze aanvraag kadert in het licht van de maatregelen die door de Nationale Veiligheidsraad werden genomen in de bestrijding van het Covid-19 virus waarbij aan de Belgische bevolking en de bedrijven gevraagd wordt om verplicht telewerk te organiseren voor elke functie waar dit mogelijk is, zonder uitzondering.

I. Aanvraag

De aanvrager wenst de bevestiging te bekomen dat zolang de bovengenoemde maatregelen van de Nationale Veiligheidsraad van kracht zijn, zij een tijdelijke thuiswerkvergoeding kunnen toekennen aan hun medewerkers om de kosten die gemaakt worden en die ten laste komen van de werkgever, te dekken en dat deze vergoeding als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever zal worden beschouwd die krachtens artikel 31, tweede lid, 1°, in fine, WIB 92 geen deel van de belastbare vergoeding van de begunstigden zal uitmaken en dit gedurende de periode van de corona crisis (COVID 19).

II. Omschrijving van de feiten

II.A. Voorgenomen verrichting
De aanvrager wenst een voorafgaande beslissing te bekomen met betrekking tot de eigen kosten van de werkgever voor thuiswerk, die de aanvrager aan zijn personeel onder de vorm van forfaitaire bedragen wenst terug te betalen voor zolang de maatregelen van de Nationale Veiligheidsraad ter bestrijding van het Covid-19 virus van kracht zijn.

II.B. Functiecategorieën waarvoor een akkoord wordt gevraagd
Daar het om een specifieke, tijdelijke maatregel gaat die wordt ingevoerd om de medewerkers te vergoeden voor hun thuiswerk tijdens de bestrijding van het Covid-19 virus wordt er geen onderscheid gemaakt tussen verschillende functiecategorieën, maar zullen alle medewerkers dezelfde vergoeding ontvangen.

II.C. Categorieën van eigen kosten van de werkgever
Bureaukosten: de vergoeding wordt toegekend aan alle categorieën van medewerkers die omwille van de maatregelen tegen het Covid-19 virus thuis moeten werken. Dit zijn kosten gerelateerd aan de inrichting en het gebruik van een bureau, printer- en computermateriaal, kantoorbenodigdheden, nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming, onderhoud, verzekering, onroerende voorheffing... in de verblijfplaats van de medewerker.

Doordat alle medewerkers op vraag van de Nationale Veiligheidsraad van thuis uit zullen werken, zal voor alle medewerkers hetzelfde bedrag worden toegekend van maximaal EUR 126,94 per maand. Dit bedrag kan verantwoord worden doordat de medewerkers verschillende kosten zullen hebben door het feit dat de Nationale Veiligheidsraad vraagt om de komende weken van thuis uit te werken.
Teneinde eventueel dubbel gebruik van de toegekende onkostenvergoedingen te vermijden doen de werknemers afstand van de huidige “vergoeding voor bureaukosten” die zij maandelijks ontvangen voor thuiswerk en zullen alle toekomstige onkostenvergoedingen voor bureaukosten toegekend worden conform bovenstaand voorstel, voor zolang de maatregelen voor de bestrijding van Covid-19 van toepassing zullen zijn.

III. Motivering van de aanvraag

De aanvrager wenst via deze voorafgaande beslissing de kosten die de werknemers moeten dragen door het thuiswerk op aanraden van de Nationale Veiligheidsraad en die ten laste komen van de werkgever op een eenvormige manier te vergoeden.
 

Dit verzoek dient te worden gericht aan Dienst Voorafgaande Beslissingen (dvbsda@minfin.fed.be ), ter attentie van de heer Steven Vanden Berghe, voorzitter.
Dit initiatief van de Dienst Voorafgaande Beslissingen verdient alle lof. Het is echter belangrijk op te merken dat een dergelijke vergoeding niet kan worden gecombineerd met een bestaande thuiswerkvergoeding.
 
Bron: Advies Dienst Voorafgaande Beslissingen
 

Wat de situatie met betrekking tot de RSZ betreft, zie Vergoeding voor thuiswerk - coronamaatregel

Gepubliceerd op 26-03-2020

  85