COVID-19: Welke onkostenvergoeding kan een werkgever toekennen aan telethuiswerkers?

Een werkgever moet (tenzij anders overeengekomen) de telethuiswerker alle hulpmiddelen ter beschikking stellen die nodig zijn voor de uitvoering van het werk. Die verplichting geldt ten aanzien van elke werknemer (Arbeidsovereenkomstenwet, art 20, 1°), ook ten aanzien van de werknemer die structureel telewerkt (cao nr. 85, art. 9). Kan of wil de werkgever geen materiële hulpmiddelen ter beschikking stellen, dan staat hij in voor de financiering ervan. Vandaar ook het begrip “kosten eigen aan de werkgever”. Welke verschillende vergoedingen kan een werkgever toekennen aan telethuiswerkers? Wat zijn de richtlijnen van de RSZ en de fiscus?

Een forfaitaire onkostenvergoeding als alternatief voor de terugbetaling van kosten

Maak een onderscheid tussen de terugbetaling van werkelijke kosten en de toekenning van een forfaitaire kostenvergoeding. De terugbetaling van kosten vergoedt de werknemer die een professionele uitgave heeft gemaakt en het bedrag als het ware heeft voorgeschoten.

Met een forfaitaire kostenvergoedingen kan de werkgever de administratieve last verlichten. Een terugbetaling gebeurt namelijk op basis van bijvoorbeeld facturen en onkostennota’s. Bij forfaitaire kostenvergoedingen gaat de werkgever deze bewijsstukken niet structureel opvragen en bijhouden. Meestal gaat het om relatief kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn, al moet de werkgever uiteraard het gehanteerde forfait kunnen verantwoorden. Net daarom zijn de grensbedragen van de RSZ en de fiscale rulingpraktijk zo belangrijk.

Uitgavencategorieën bij telethuiswerk

Twee uitgavencategorieën zijn typisch voor telethuiswerk:

  • de bureauvergoeding, en
  • de BYOD-vergoeding (BYOD staat voor bring your own device.)

Een werkgever die de normbedragen van RSZ en fiscus naleeft kan een forfaitaire onkostenvergoeding toekennen, onbelast en niet onderworpen aan RSZ-bijdragen. De werkgever kan beide forfaitaire onkostenvergoedingen combineren.

Bureauvergoeding
  • normbedrag tot 31 maart 2020: 126,94 EUR/maand
  • normbedrag vanaf 1 april 2020: 129,48 EUR/maand

De RSZ en de fiscus aanvaarden deze forfaitaire bedragen als vergoeding voor de kosten gerelateerd aan de inrichting en het gebruik van een bureau, zoals kantoorbenodigdheden, nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming, onderhoud, verzekering.

Bij telethuiswerk wegens COVID-19 kan de werkgever deze forfaitaire vergoeding toekennen aan alle werknemers die van thuis werken. De werkgever moet daarbij geen rekening houden met de functie of verantwoordelijkheden van de werknemers. Door COVID-19 is het niet relevant of uit de functie duidelijk blijkt dat de werknemer op regelmatige basis van thuis uit werkt. Hetzelfde bedrag geldt voor occasioneel en structureel telethuiswerk. Een schriftelijke telewerkovereenkomst (als bijlage bij de arbeidsovereenkomst) is geen vereiste bij telethuiswerk wegens COVID-19.
De werkgever mag het volledige normbedrag ook toepassen indien de werknemer wegens COVID-19 slechts deeltijds van thuis uit werkt.
De posities van RSZ en de fiscus zijn op elkaar afgestemd. Werkgevers kunnen snel fiscale rechtszekerheid krijgen dankzij een vereenvoudigde rulingaanvraag via e-mail.

BYOD-vergoeding
  • normbedrag privé-pc of privé-laptop: 20 EUR/maand
  • normbedrag privé-internetverbinding: 20 EUR/maand

De RSZ en fiscus aanvaarden deze bedragen indien de werknemer professioneel gebruik maakt van zijn of haar persoonlijke computer en internetverbinding. De werknemer moet op regelmatige basis gebruik maken van de eigen computer en internetverbinding. De werkgever mag niet op een andere manier tussenkomen in deze kosten van computer en internet.

De werkgever mag het volledige normbedrag ook toepassen indien de werknemer wegens COVID-19 slechts deeltijds van thuis uit werkt.
De posities van RSZ en de fiscus zijn op elkaar afgestemd sinds de BYOD-circulaire uit 2014 (circulaire Ci.RH.241/616.975 van 16 januari 2014).

De terugbetaling van kosten

De RSZ en de fiscus voorzien geen normbedragen voor andere professionele kosten die de werknemer maakt bij telethuiswerk. Het is nochtans niet denkbeeldig dat de werknemer bijvoorbeeld een extra beeldscherm nodig heeft. Gebruik voor deze professionele uitgaven een systeem van terugbetaling van kosten op basis van bewijsstukken zoals facturen en onkostennota’s.

Transparante en coherente communicatie zijn hierbij heel belangrijk. Dat is extra belangrijk voor werkgevers die geen ondernemingspolicy hebben voor de terugbetaling van kosten. Het moet voor werknemers duidelijk zijn dat de werkgever enkel professionele uitgaven zal vergoeden en (voorafgaand) akkoord vereist is.
Het spreekt voor zich dat werknemers geen twee keer langs de kassa mogen passeren. Kosten terugbetalen die al worden gedekt door een forfaitaire vergoeding kan niet. Dit “dubbel gebruik” zet de forfaitaire vergoeding op losse schroeven. Bij een controle loopt de werkgever het risico dat de vergoeding kwalificeert als loon. Op termijn is het sowieso aangewezen om toch een ondernemingspolicy te implementeren.

Wat met bestaande systemen van forfaitaire onkostenvergoedingen?

Werkgevers die voorafgaand aan COVID-19 al een systeem van forfaitaire onkostenvergoedingen hadden geïmplementeerd, kunnen dat gewoon blijven toepassen. De RSZ-normbedragen zijn niet gewijzigd naar aanleiding van COVID-19. Wel is het zo dat de fiscale rulings voorafgaand aan COVID-19 de normbedragen liet variëren tussen 15 EUR/maand en 125 EUR/maand, afhankelijk van de functie van de werknemer.

Werkgevers die voordien de kosten van telethuiswerk terugbetaalde op basis van 10% van het brutoloon (pro rata de arbeidstijd thuis) kunnen deze vergoeding blijven toekennen. De werkgever mag de vergoeding wel niet verhogen omdat de werknemer nu voltijds telewerkt. De RSZ aanvaardt wel dat die werkgever 126,94 EUR / 129,48 EUR toekent in plaats van het afgesproken 10%-forfait.

Een forfaitaire vergoeding tijdens een periode van tijdelijke werkloosheid of bij ziekte?

Werkgevers kennen best geen maandelijkse vergoeding toe voor de periodes van schorsing van de arbeidsovereenkomst waarin de werknemer geen kosten oploopt. Dat zal meestal het geval zijn tijdens een langere periode van tijdelijke, vakantie of arbeidsongeschiktheid.

Toch is het mogelijk dat de werknemer een aantal vaste basisuitgaven oploopt tijdens de schorsing, ook al levert hij of zij geen arbeidsprestaties. Zo zou de werkgever een maandelijkse vergoeding voor telethuiswerk ook kunnen toekennen tijdens de vakantie of wanneer de werknemer minder dan één maand arbeidsongeschikt is. Eventueel kan men ook overwegen om een vergoeding pro rata de arbeidsprestaties toe te kennen.
 

Gepubliceerd op 18-04-2020

partena_professional
Partena Professional
  548