COVID-19: Welke formaliteiten naleven voor telethuiswerk? Is de werkgever verplicht om een onkostenvergoeding toe te kennen?

Het ministerieel besluit van 23 maart 2020 verplicht niet-essentiële bedrijven om telethuiswerk aan te bieden, tenzij de functie van de werknemer dat onmogelijk maakt. Ook bedrijven van de cruciale sectoren en de essentiële diensten de regels worden aangespoord om werknemers te laten telewerken.

In 2018 deed echter slechts 17 % van de werkenden aan telewerk (cijfers FOD Mobiliteit). Dat is helemaal niet veel. Telethuiswerk moest in heel wat ondernemingen dus nog worden ingevoerd. Welke formaliteiten zijn van toepassing? Zijn dat de regels voor occasioneel telewerk worden gevolgd of die voor structureel telewerk? Die vraag verhult vaak een tweede vraag. Is de werkgever verplicht om een (forfaitaire) onkostenvergoeding toe te kennen?

FOD Arbeid: Dezelfde formaliteiten als bij occasioneel telewerk

COVID-19 creëert een situatie van overmacht. Werknemers van niet-essentiële bedrijven wiens functie verenigbaar is met telethuiswerk, moeten telewerken. Deze werknemers mogen niet langer op de bedrijfslocatie werken.

In situaties van overmacht kan telethuiswerk makkelijk worden ingevoerd via het occasioneel telewerk (één van de maatregelen uit de Wet werkbaar en wendbaar werk). Tegelijk is het eenvoudiger om occasioneel telewerk in te voeren dan structureel telewerk (uitgewerkt door cao nr. 85).

Die praktische bekommernis speelt mee in de overwegingen van de FOD WASO. Werkgevers kunnen dezelfde formaliteiten toepassen als die welke gelden voor het occasioneel telewerk. Het onvoorzienbaar en dwingend karakter van de corona-maatregel geeft daarbij de doorslag.

Occasioneel telewerk: aanvraag en afspraken

De werknemer moet het occasioneel telewerk aanvragen bij zijn werkgever, en ook aangeven waarom hij of zij wilt telewerken. De procedure voor occasioneel past dus niet helemaal in de overmachtsituatie van COVID-19. De reden is eenvoudig. De Wet werkbaar en wendbaar werk zag occasioneel telewerk eerder als een manier om werk en privé in evenwicht te houden. Overmacht is dan bijvoorbeeld een dringende afspraak of een ziek kind; een wereldwijde pandemie is van een heel andere orde.

Is de aanvraag achter de rug, dan maken werkgever en werknemer afspraken over hoe de werknemer zal telewerken, hoe hij of zij bereikbaar zal zijn en of de werkgever kosten zal vergoeden:

  • de eventuele terbeschikkingstelling door de werkgever van bijvoorbeeld een laptop en technische ondersteuning;
  • de eventuele bereikbaarheid van de werknemer tijdens het occasioneel telewerk;
  • de eventuele vergoeding door de werkgever van de kosten verbonden aan het occasioneel telewerk (bij voorbeeld een forfaitaire vergoeding). 

Die afspraken moet niet per se worden vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst, een e-mailcorrespondentie kan volstaan.

Occasioneel telewerk: een “kader”

De Wet werkbaar en wendbaar werk ziet het occasioneel telewerk op ondernemingsniveau, verder dan de afspraken tussen werkgever en werknemer. Het occasioneel telewerk vindt plaats in een “kader”. Dat kan een arbeidsreglement, een ondernemings-cao of een policy zijn.

Dit “kader” bepaalt:

  • de functies en/of activiteiten binnen de onderneming die verenigbaar zijn met occasioneel telewerk;
  • de procedure om het occasioneel telewerk aan te vragen en toe te staan;
  • de eventuele terbeschikkingstelling door de werkgever van de benodigde apparatuur en technische ondersteuning;
  • de eventuele bereikbaarheid van de werknemer tijdens het occasioneel telewerk;
  • de eventuele vergoeding door de werkgever van de kosten verbonden aan het occasioneel telewerk.

Ondernemingen die occasioneel telewerk al toepasten, worden wellicht geconfronteerd met een “kader” dat werd uitgewerkt voor occasioneel telewerk dat bijvoorbeeld maar één dag duurt. De situatie ontstaan door COVID-19 is natuurlijk van een heel andere orde. Het initiële kader volstaat wellicht niet meer. Een aangepast kader publiceren op intranet kan dan zeker volstaan.

Occasioneel telewerk wordt structureel

Hoe langer de maatregelen aanhouden, hoe meer het aanbevolen is om over te schakelen van occasioneel naar structureel telewerk. Er is helemaal geen definitie van “occasioneel”, behalve dan dat het incidenteel en niet op regelmatige basis buiten de bedrijfslocatie wordt uitgevoerd.

Structureel telewerk is meer formalistisch dan occasioneel telewerk. Cao nr. 85 verplicht om een schriftelijke overeenkomst af te sluiten. Die bijlage bij de arbeidsovereenkomst bepaalt zowat hetzelfde als de individuele afspraken bij occasioneel telewerk:

  • de frequentie van het telewerk;
  • de bereikbaarheid van de werknemer;
  • de technische ondersteuning aan de werknemer;
  • de vergoeding voor eventuele ICT-kosten die de werknemer maakt;
  • de voorwaarden en nadere regels voor een terugkeer naar de bedrijfslocatie;
  • de locatie van het telewerk.

Is de werkgever verplicht om een (forfaitaire) onkostenvergoeding toe te kennen?

Een werkgever moet (tenzij anders overeengekomen) de voor de uitvoering van het werk nodige hulp, hulpmiddelen en materialen ter beschikking stellen aan de werknemer (Arbeidsovereenkomstenwet, art 20, 1°). De werkgever is niet verplicht om een forfaitaire onkostenvergoeding toe te kennen. Dat is ook de insteek van cao nr. 85. De werkgever moet de werknemer alle ICT-hulpmiddelen toekennen. Zal de werknemer bijvoorbeeld zijn eigen laptop gebruiken, dan heeft hij recht op een forfaitaire onkostenvergoeding.

Een forfaitaire onkostenvergoeding is niet de enige mogelijkheid en ook niet altijd op zijn plaats. De terugbetaling van werkelijke kosten op basis van bewijsstukken kan zeker een alternatief zijn voor een forfaitaire onkostenvergoeding. Denk bijvoorbeeld aan de werknemer die een headset aankoopt om makkelijk met zijn of haar collega’s te communiceren via de bedrijfslaptop. Een werkgever kan die professionele kosten eenvoudig terugbetalen aan de werknemer. Een heldere procedure zal daarbij zeker helpen. Werkgevers moeten zeker vermijden om forfaitaire onkostenvergoeding en terugbetaling te combineren voor dezelfde beroepsmatige uitgave.
 

Bron:

Vragen en antwoorden coronavirus (FOD WASO)

Zie ook:

Thuiswerk en telewerk (thematische fiche, SocialEye)

Gepubliceerd op 17-04-2020

partena_professional
Partena Professional
  467