COVID-19: Hoe een overeenkomst met een werknemer efficiënt van op afstand ondertekenen?

Door de quarantainemaatregelen werken heel wat werknemers van thuis. Hoe dan efficiënt die bijlage voor telewerk ondertekenen? Of een werknemer wilt deeltijds werken om meer tijd te hebben voor de kinderen. Moeten werkgever en werknemer dan de handtekeningen op de nieuwe deeltijdse arbeidsovereenkomst uitwisselen per post? Een arbeidsovereenkomst voor deeltijdse arbeid moet toch schriftelijk worden aangegaan...

De elektronische handtekening

De elektronische arbeidsovereenkomst is de oplossing om efficiënt de afspraken tussen werkgever en werknemer vast te leggen in een schriftelijke overeenkomst. Een arbeidsovereenkomst ondertekend met behulp van een elektronische handtekening die wordt gecreëerd door de elektronische identiteitskaart wordt namelijk gelijkgesteld met een papieren arbeidsovereenkomst ondertekend door middel van een handgeschreven handtekening (Arbeidsovereenkomstenwet, art. 3bis). De elektronische handtekening is mogelijk voor elk type arbeidsovereenkomst, ook voor bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst voor studenten of voor deeltijdse arbeid.

Ook al is het juridische kader is complex, sinds de inwerkingtreding van de eIDAS-Verordening  op 1 juli 2016 kunnen arbeidsovereenkomsten op vandaag worden ondertekend door een eID. Net als elke andere EU-verordening heeft ook de eIDAS-Verordening directe doorwerking in de Belgische rechtsorde.
Ook al heeft ondertussen bijna iedereen al kennis gemaakt met de eID dankzij de online belastingaangifte via Tax-on-web, ook een andere gekwalificeerde elektronische handtekening volstaat als die maar toelaat om de identiteit van de partijen, hun instemming met de inhoud van de overeenkomst en het behoud van de integriteit van die overeenkomst te verzekeren.
Hoe die elektronische handtekening via de eID plaatsen? Het volstaat dat de werknemer beschikt over Acrobat Reader DC en een geïnstalleerde eID-kaartlezer. Of de kaartlezer correct is geïnstalleerd kunt u online testen. De volgende stappen zet de overheid kort op een rijtje op deze webpagina.

De elektronische archivering

Het PDF-bestand dat werkgever en werknemer elektronisch hebben ondertekend is de overeenkomst tussen hen beiden. Die elektronische overeenkomst moet netjes worden bewaard. Dat gebeurt niet door het document af te drukken en in een mapje te bewaren. Een exemplaar van de elektronisch aangegane arbeidsovereenkomst moet worden opgeslagen bij externe of een interne elektronische archiveringsdienst. Die archivering moet aan een hele reek technische voorwaarden voldoen. De ontwikkeling van die dienstverlening kunt u raadplegen op de website van de FOD Economie.


Zie ook: 

Een arbeidsovereenkomst sluiten via elektronische weg (SocialEye, praktische module)

Elektronisch versturen en opslaan van bepaalde sociale documenten (SocialEye, praktische module)

Verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van richtlijn 1999/93/EG, Pb.L. 28 augustus 2014, afl. 257, 73.

Chris Vanlaere, “Elektronische arbeidsovereenkomsten: een pas op de plaats of toch niet? Wet van 15 januari 2018 en Digital Act II van 20 september 2018”, Oriëntatie 2019/4, 94-107.

Gepubliceerd op 08-04-2020

partena_professional
Partena Professional
  587