Verplichte bemiddelingsprocedure voor ruziënde notarissen

Koninklijk besluit tot goedkeuring van wijzigingen van de deontologische code van de Nationale Kamer van Notarissen goedgekeurd bij koninklijk besluit van 21 september 2005

De Nationale Kamer van Notarissen heeft in 2017 haar deontologische code aangepast. Nu pas is het koninklijk goedkeuringsbesluit hierover gepubliceerd. Wat betekent dat de nieuwe deontologische regels vanaf 2 februari 2019 bindend zijn. We stippen enkele nieuwigheden aan.

Professionele geschillen tussen twee notarissen moeten eerst via de provinciale kamer passeren. Die geeft in eerste instantie geen advies meer maar start een heuse bemiddelingsprocedure op. De notarissen moeten die verplicht volgen. Pas wanneer de provinciale kamer vaststelt dat een minnelijke schikking er niet in zit, geeft ze zelf een advies over het geschil.

Voor het verzekeren van hun beroepsaansprakelijkheid moeten de notarissen in principe kiezen uit de polissen die de Nationale Kamer heeft goedgekeurd. Een notaris die toch liever voor een andere polis gaat, kan dat, maar alleen met voorafgaande toestemming van de Nationale Kamer. Die moet een kopie van het contract krijgen.

De notaris mag geen akte verlijden als hij hierdoor de wettelijke of deontologische regels zou overtreden. Als hij een akte verlijdt die de opheffing van een hypothecaire inschrijving nodig maakt, zorgt hij daar binnen twee maanden voor.

Hij ziet toe op de goede werking van zijn kantoor en heeft daarbij bijzondere aandacht voor een continue kwaliteitsverbetering. De notaris stelt het belang van zijn cliënt altijd boven zijn eigen belang. Hij brengt zijn cliënt tijdig op de hoogte van de kosten die die moet betalen voor de afhandeling van zijn dossier.

In principe is de informatie die notarissen onderling uitwisselen niet vertrouwelijk. Nochtans kan een notaris bij de uitwisseling wel vermelden dat het om vertrouwelijke informatie gaat. Zijn confrater zal echter dat vertrouwelijk karakter voortaan kunnen weigeren. Hij moet dat dan wel melden.

Ook de leden van de Cel van toezicht op de boekhouding binnen de Nationale Kamer van Notarissen kunnen de boekhouding van de notaris opvragen.

De notaris mag geen enkele akte verlijden zonder daarvoor geprovisioneerd te zijn. Zijn vraag tot provisionering van een aan het proportioneel registratierecht onderworpen akte splitst hij uit in minstens vijf posten: de registratierechten, het ereloon, de diverse aktekosten en – die zijn nieuw – de btw en de hypotheekrechten. Hij mag geen leningen toekennen aan een cliënt. Noch rechtstreeks, noch onrechtstreeks.

Notarissen zijn onderling respectvol voor elkaar en moeten elkaar - naast bijstand - voortaan ook raad en steun bieden.

Wanneer een dossier overgaat van de ene naar de andere notaris is de eerste notaris verplicht om de stukken uit het dossier die de cliënt hem zelf heeft toevertrouwd gratis over te maken aan de nieuwe notaris. Voor de andere stukken gebeurt dat tegen betaling van de nog resterende kosten- en ereloonstaten.

Tot slot nog even aanstippen dat de notaris na zijn eedaflegging – op de eerste algemene vergadering van zijn genootschap – moet bevestigen dat hij de deontologische code kent en die ook zal naleven. Ook notarismedewerkers moeten trouwens de code naleven. Dat staat voortaan met zoveel woorden in hun arbeidscontract of ondernemingscontract.

Het goedkeuringsbesluit van 21 december 2018 treedt in werking op 2 februari 2019.

Bron: Koninklijk besluit van 21 december 2018 tot goedkeuring van wijzigingen van de deontologische code van de Nationale Kamer van Notarissen goedgekeurd bij koninklijk besluit van 21 september 2005, BS 23 januari 2019
Zie ook:
Notariswet (art. 91)
Ilse Vogelaere
  192