Richtlijnen voor afgifte meertalige uittreksels burgerlijke stand

Omzendbrief betreffende de inwerkingtreding en de toepassing van de Overeenkomst nr. 34 inzake de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels uit en attesten van akten van de burgerlijke stand, en bijlagen, gedaan te Straatsburg op 14 maart 2014

Binnen de Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand is in 2014 een overeenkomst afgesloten over de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels uit akten van de burgerlijke stand. Ons parlement heeft via een wet van 30 maart 2017 ingestemd met die overeenkomst. In het Belgisch Staatsblad is nu een omzendbrief gepubliceerd van minister van Justitie Geens waarin hij uitlegt hoe de ambtenaren van de burgerlijke stand die overeenkomst moeten toepassen.
 
 

Nog niet van kracht

De nieuwe overeenkomst nr. 34 is nog niet in werking in België. Om van kracht te worden moeten twee lidstaten van de Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand (ICBS) de overeenkomst bekrachtigen. Tot nu hebben alleen België en Duitsland dat gedaan. Maar omdat Duitsland geen lid meer is van de ICBS is de overeenkomst nog niet van kracht. Het is dus wachten op een volgende bekrachtiging. Let wel: de overeenkomst kan wel toegepast worden met een lidstaat die een verklaring van een voorlopige toepassing aflegt.

Verhouding met overeenkomst nr. 16

De nieuwe overeenkomst nr. 34 komt in de plaats van de overeenkomst nr. 16 uit 1976 over de afgifte van meertalige uittreksels uit akten van de burgerlijke stand. Zolang de overeenkomst nr. 34 niet in werking is, blijven die overeenkomst en de begeleidende omzendbrief van 25 mei 1998 verder van toepassing.
Er zijn wel redelijk wat verschillen tussen de oude en de nieuwe overeenkomst.
De oude overeenkomst voorziet enkel in meertalige formulieren voor uittreksels van akten van de burgerlijke stand over de geboorte, het huwelijk en het overlijden. De nieuwe wet voorziet ook in meertalige formulieren voor uittreksels over de erkenning van een kind en over een geregistreerd partnerschap. De nieuwe modelleen zijn ook aangepast aan de evoluties binnen het familierecht (bv. huwelijks- en afstammingsregels bij koppels van hetzelfde geslacht) en aangevuld met de voor de staten nuttige en onmisbare informatie. De nieuwe modellen zijn niet alleen meertalig, maar ook gecodeerd, wat nuttig is om de meertalige formulieren makkelijk te begrijpen.

Bestemming uittreksel

Van zodra overeenkomst nr. 34 in werking is getreden, zal overeenkomst nr. 16 niet meer van toepassing zijn tussen de staten waar de inwerkingtreding geldt. Dat betekent dat het voor de ambtenaar van de burgerlijke stand van groot belang is om te weten voor welk land het meertalige formulier bestemd is. Dat bepaalt welk document (het oude model of het nieuwe model) hij moet afgeven.
De ambtenaar kan op de website van de ICBS nagaan of in het land waar het formulier zal voorgelegd worden de overeenkomst al in werking is. Dan kan hij het juiste meertalige formulier meegeven.
Als hij het land van bestemming niet kent, mag de ambtenaar het formulier van overeenkomst nr. 34 meegeven. Hij wijst de aanvrager er wel op dat de kans bestaat dat de buitenlandse autoriteit het formulier niet zal aanvaarden.

Verschillende talen

Ons land heeft voor elk van de vijf ICBS-modellen uit de nieuwe overeenkomst (uittreksel uit geboorteakte, uit akte van erkenning, uit huwelijksakte, uit akte van geregistreerde partnerschap en uit overlijdensakte) drie verschillende documenten. Welk document de ambtenaar moet gebruiken hangt af van de taal waarin de akte is opgesteld (Nederlands, Frans of Duits).

Afgifte meertalige formulieren

Uittreksels van akten van de burgerlijke stand mogen alleen afgegeven worden aan personen of autoriteiten die ook letterlijke afschriften mogen krijgen volgens het nationale recht van de staat van afgifte. In België betekent dit dat de ambtenaren van de burgerlijke stand – voor akten van de burgerlijke stand van minder dan 100 jaar met vermelding van de afstamming van de personen op wie de akte betrekking heeft – alleen uittreksels kunnen afgeven aan openbare overheden, aan de persoon op wie de akte betrekking heeft, zijn (overlevende) echtgenoot, zijn wettelijke vertegenwoordiger, zijn bloedverwanten in opgaande of neerdalende lijn en zijn erfgenamen en aan hun notaris en advocaat.
Bron: Omzendbrief van 7 juni 2017 betreffende de inwerkingtreding en de toepassing van de Overeenkomst nr. 34 inzake de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels uit en attesten van akten van de burgerlijke stand, en bijlagen, gedaan te Straatsburg op 14 maart 2014, BS 5 december 2017
Zie ook:
Wet van 30 maart 2017 houdende instemming met de Overeenkomst inzake de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels uit en attesten van de burgerlijke stand, en bijlagen, gedaan te Straatsburg op 14 maart 2014, BS 24 november 2017
Ilse Vogelaere
  451