Nationale Bank stelt reglement op voor interne controle en interne auditfunctie bij financiële instellingen

De Nationale Bank van België (NBB) heeft op 19 mei 2015 een reglement opgesteld voor de interne controle en de interne auditfunctie bij financiële instellingen. Het wordt nu bij KB van 5 juli 2015 goedgekeurd. Het nieuwe reglement treedt in werking op 20 juli 2015.

Reglement van toepassing op…

Het NBB-reglement van 19 mei 2015 is van toepassing op:

  • kredietinstellingen naar Belgisch recht en in België gevestigde bijkantoren van kredietinstellingen van derde landen;
  • beleggingsondernemingen naar Belgisch recht die erkend zijn als beursvennootschappen en in België gevestigde bijkantoren van als beursvennootschappen erkende beleggingsondernemingen die ressorteren onder het recht van Staten die geen lid zijn van de Europese Economische Ruimte (EER);
  • betalingsinstellingen die in België gevestigd zijn;
  • instellingen voor elektronisch geld naar Belgisch recht en in België gevestigde bijkantoren van instellingen voor elektronisch geld die ressorteren onder het recht van Staten die geen lid zijn van de EER; en
  • vereffeningsinstellingen en met vereffeningsinstellingen gelijkgestelde instellingen naar Belgisch recht en de in België gevestigde met vereffeningsinstellingen gelijkgestelde instellingen onder de vorm van bijkantoren van buitenlandse instellingen;
  • verzekeringsondernemingen naar Belgisch recht en in België gevestigde bijkantoren van verzekeringsondernemingen die ressorteren onder het recht van staten die geen lid zijn van de EER;
  • herverzekeringsondernemingen naar Belgisch recht en in België gevestigde bijkantoren van herverzekeringsondernemingen die ressorteren onder het recht van Staten die geen lid zijn van de EER;
  • in het kader van het geconsolideerde toezicht, het groepstoezicht of het aanvullende conglomeraatstoezicht, de financiële holdings naar Belgisch recht, en gemengde financiële holdings naar Belgisch recht; en,
  • in het kader van het groepstoezicht, de verzekeringsholdings.

Interne Controle

Elke instelling moet over een passende interne controle beschikken die rekening houdt met de aard, de omvang en de complexiteit van haar werkzaamheden en de eraan verbonden risico's.

Het wettelijk bestuursorgaan van de instelling moet, al dan niet via het auditcomité, minstens 1 keer per jaar controleren of de instelling over deze interne controle beschikt. Het moet ook kennis nemen van de genomen passende maatregelen.

De personen belast met de effectieve leiding van de instelling, of het directiecomité, moeten de nodige maatregelen nemen opdat de instelling beschikt over een passende interne controle. Ze moeten minstens jaarlijks het wettelijk bestuursorgaan, de toezichthouder en de erkende commissaris inlichten over de interne controle en over de genomen passende maatregelen.

Interne audit

Een doeltreffende interne auditfunctie verschaft op een onafhankelijke manier redelijke zekerheid aan het wettelijk bestuursorgaan van de onderneming en de personen belast met de effectieve leiding, of het directiecomité, over de kwaliteit en de doeltreffendheid van de interne controle, het risicobeheer en de systemen en processen van deugdelijk bestuur van de instelling. De interne audit staat de leden van het wettelijk bestuursorgaan en de personen belast met de effectieve leiding, of het directiecomité, bij in hun opdracht.

Onafhankelijke interne auditfunctieDe interne auditfunctie moet onafhankelijk zijn van de geauditeerde activiteiten. De functie moet een aangepast statuut hebben en directe en onbeperkte toegang hebben tot het senior management en het wettelijk bestuursorgaan. En dit zodanig dat de interne auditors hun opdrachten objectief kunnen uitvoeren.

Professionele bekwaamheid Professionele bekwaamheid, met inbegrip van kennis en ervaring van elke interne auditor afzonderlijk en van de interne auditfunctie in haar geheel, is essentieel voor de doeltreffendheid van de interne auditfunctie.

Integer handelen Interne auditors moeten integer handelen.

Auditcharter Elke instelling moet beschikken over een intern auditcharter. Het reglement somt alle elementen op die daarin moeten vastgelegd worden (art. 10). Het hoofd van de interne auditfunctie stelt het auditcharter op en herziet het minstens om de 3 jaar, tenzij een snellere herziening noodzakelijk is. Het wettelijk bestuursorgaan keurt het auditcharter goed. Het wordt ter kennis gebracht van alle medewerkers van de instelling, zowel in België als in het buitenland, en ook van de gevolmachtigde agenten van kredietinstellingen.

OnderzoeksveldElke activiteit en elk onderdeel van de onderneming behoren tot het onderzoeksveld van de interne auditfunctie.

Auditplan Het hoofd van de interne auditfunctie stelt een auditplan op, waarin de uit te voeren opdrachten worden vastgelegd. Het is gebaseerd op een risicoanalyse die alle activiteiten en geledingen van de instelling én de volledige interne controle omvat. Aan het plan wordt een staat gehecht met daarin een beschrijving van alle menselijke en materiële middelen die nodig zijn om de opdrachten uit te voeren. Het auditplan en de staat worden ter goedkeuring voorgelegd aan het wettelijk bestuursorgaan, al dan niet via het auditcomité.

Interne auditfunctieHet wettelijk bestuursorgaan volgt de interne auditfunctie (al dan niet via het auditcomité) op en steunt ze bij de uitvoering van haar opdrachten.

Het wettelijk bestuursorgaan en de personen belast met de effectieve leiding, of het directiecomité, nemen de nodige maatregelen opdat de instelling beschikt over een passende permanente interne auditfunctie. Het hoofd van de interne auditfunctie is verantwoordelijk voor het gepast leiden van de functie.

De interne auditfunctie is verantwoording verschuldigd aan het wettelijk bestuursorgaan, al dan niet via het auditcomité, over de uitvoering van zijn mandaat zoals beschreven in het auditcharter.

Er moet een onafhankelijke interne auditfunctie gewaarborgd worden voor elk onderdeel van de groep.

Uitbesteding interne auditfunctieDe interne auditfunctie kan niet in zijn geheel worden uitbesteed, wel sommige nauwkeurig afgelijnde interne auditactiviteiten. Het wettelijk bestuursorgaan blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de interne auditfunctie (ook bij uitbesteding). Kleinere instellingen kunnen wel hun hele interne auditfunctie uitbesteden, al dan niet via het auditcomité. De instelling informeert hierover vooraf de toezichthouder (Nationale Bank van België of Europese Centrale Bank).

Overleg met toezichthouder De interne auditfunctie van de instelling moet regelmatig overleggen met de toezichthouder over de risicogebieden bij de instelling, de manier waarop de instelling de risico’s beheerst, en de maatregelen die ze neemt om de vastgestelde zwakheden te verhelpen.

In werking

Het KB van 5 juli 2015 treedt in werking op 20 juli 2015.

Het bevat in bijlage het NBB-reglement van 19 mei 2015, dat ook op 20 juli 2015 in werking treedt.

Bron:Koninklijk besluit van 5 juli 2015 tot goedkeuring van het reglement van de Nationale Bank van België van 19 mei 2015 betreffende de interne controle en de interne auditfunctie, BS 10 juli 2015.

Christine Van Geel

Koninklijk besluit tot goedkeuring van het reglement van de Nationale Bank van België van 19 mei 2015 betreffende de interne controle en de interne auditfunctie

Afkondigingsdatum : 05/07/2015
Publicatiedatum : 10/07/2015

Gepubliceerd op 15-07-2015

  337