Milieu- en personeelsinformatie in bestuursverslag grote publieke vennootschappen

Europa verplicht sommige grote publieke vennootschappen om in hun bestuursverslag een niet-financiële verklaring op te nemen met informatie over milieu-, sociale en personeelsaangelegenheden, eerbiediging van mensenrechten en de bestrijding van corruptie en omkoping. Deze verplichting geldt voor het boekjaar dat aanvangt op 1 januari 2017 of gedurende het kalenderjaar 2017.

Ook sommige publieke vennootschappen die moederondernemingen van een grote groep zijn, moeten vanaf dan een geconsolideerde niet-financiële verklaring met deze informatie opnemen in hun geconsolideerd bestuursverslag.

Niet-financiële verklaring vanaf boekjaar 2017

Vanaf het boekjaar dat aanvangt op 1 januari 2017 of gedurende het kalenderjaar 2017 moeten grote publieke vennootschappen, die op hun balansdatum gemiddeld meer dan 500 werknemers gedurende het boekjaar hebben tewerkgesteld, in hun bestuursverslag een niet-financiële verklaring opnemen met informatie die minstens betrekking heeft op milieu-, sociale en personeelsaangelegenheden, eerbiediging van mensenrechten en de bestrijding van corruptie en omkoping.

Deze niet-financiële verklaring moet ook volgende info bevatten:

  • een korte beschrijving van het bedrijfsmodel van de onderneming;
  • een beschrijving van het beleid dat de onderneming voert met betrekking tot deze aangelegenheden, waaronder de toegepaste zorgvuldigheidsprocedures;
  • de resultaten van dit beleid;
  • de voornaamste risico's die verbonden zijn aan deze aangelegenheden in verband met de bedrijfsactiviteiten van de onderneming, waaronder, waar relevant en evenredig, haar zakelijke betrekkingen, producten of diensten die waarschijnlijk zullen leiden tot negatieve effecten op deze gebieden, en hoe de onderneming deze risico's beheert;
  • niet-financiële essentiële prestatie-indicatoren die relevant zijn voor de specifieke bedrijfsactiviteit.

Voert de onderneming geen beleid voor een of meerdere van deze aangelegenheden, dan moet ze in de niet-financiële verklaring duidelijk en gemotiveerd toelichten waarom ze dit niet doet. De niet-financiële verklaring omvat ook verwijzingen naar en aanvullende uitleg bij de bedragen in de jaarlijkse financiële overzichten.

De lidstaten kunnen toestaan dat informatie over ontwikkelingen of zaken waarover wordt onderhandeld, uitzonderlijk wordt weggelaten als, volgens de leden van de bestuurs-, leidinggevende en toezichthoudende organen, de rapportering van die informatie ernstige schade zou toebrengen aan de commerciële positie van de onderneming. Het weglaten van deze info mag echter een getrouw en evenwichtig begrip van de ontwikkeling, de resultaten en de positie van de onderneming en van de effecten van haar activiteiten niet in de weg staan.

Info over milieu-aangelegenhedenIs een grote publieke vennootschap verplicht om een niet-financiële verklaring op te stellen, dan moet de verklaring m.b.t. milieuaangelegenheden gegevens bevatten over de actuele en te voorziene effecten van de activiteiten van de onderneming op het milieu en, waar van toepassing, op de gezondheid en de veiligheid, het gebruik van hernieuwbare en/of niet-hernieuwbare energiebronnen, broeikasgasemissies, waterverbruik en luchtverontreiniging.

Info over sociale en personeelsaangelegenhedenMet betrekking tot sociale en personeelsaangelegenheden kunnen de grote publieke vennootschappen in hun niet-financiële verklaring informatie verstrekken over de maatregelen die ze nemen om gelijkheid tussen mannen en vrouwen te garanderen, de toepassing van fundamentele verdragen van de Internationale Arbeidsorganisatie, de arbeidsvoorwaarden, de sociale dialoog, de eerbiediging van het recht op informatie en raadpleging van werknemers, de eerbiediging van de vakbondsrechten, gezondheid en veiligheid op het werk en de dialoog met plaatselijke gemeenschappen, en/of de maatregelen die genomen zijn voor de bescherming en ontwikkeling van die gemeenschappen.

Info over mensenrechten en bestrijding van corruptie en omkopingDe niet-financiële verklaring van de grote publieke vennootschappen kan m.b.t. de mensenrechten en de bestrijding van corruptie en omkoping, informatie bevatten over de preventie van mensenrechtenschendingen en/of over instrumenten waarover de onderneming beschikt om corruptie en omkoperij te bestrijden.

Vrijstelling dochteronderneming Een onderneming is als dochteronderneming vrijgesteld van de verplichting om een niet-financiële verklaring op te nemen als die onderneming en haar dochterondernemingen opgenomen zijn in het geconsolideerde bestuursverslag of het afzonderlijke verslag van een andere onderneming (dat overeenkomstig art. 19bis en art. 29 van richtlijn 2013/34/EU is opgesteld).

Vrijstelling indien afzonderlijk verslag Stelt een onderneming al een afzonderlijk verslag op dat overeenstemt met hetzelfde boekjaar en dat betrekking heeft op de informatie in de niet-financiële verklaring, dan kunnen de lidstaten die onderneming vrijstellen van de verplichting om een niet-financiële verklaring op te stellen. Dit op voorwaarde dat ze dit afzonderlijke verslag:

  • samen met het bestuursverslag bekend maakt, of
  • ten laatste 6 maanden na de balansdatum voor het publiek beschikbaar stelt op haar website, en ernaar verwijst in het bestuursverslag.

Controle door wettelijke auditor De lidstaten zorgen ervoor dat de wettelijke auditor of het auditkantoor nagaat of de niet- financiële verklaring, of het afzonderlijke verslag is verstrekt. De lidstaten kunnen ook eisen dat de informatie in deze verklaring of in dit verslag wordt gecontroleerd door een “onafhankelijke verlener van assurancediensten”.

Verklaring inzake corporate governance

DiversiteitsbeleidVanaf het boekjaar dat aanvangt op 1 januari 2017 of gedurende het kalenderjaar 2017 moeten de bestuurs-, leidinggevende en toezichthoudende organen van grote publieke vennootschappen waarvan de effecten zijn toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt, hun diversiteitsbeleid bekendmaken in de verklaring inzake corporate governance van hun bestuursverslag. Hierbij gaat het om het diversiteitsbeleid op het vlak van bv. leeftijd, geslacht, of achtergrond inzake opleiding en beroepservaring, de doelstellingen en de manier van uitvoeren van dit diversiteitsbeleid, en de resultaten in de verslagperiode. Voert de vennootschap geen diversiteitsbeleid op dit vlak, dan moet ze de reden hiervoor uiteenzetten in een verklaring.

Controle door wettelijke auditorDe wettelijke auditor of het auditkantoor gaat na of de informatie over het diversiteitsbeleid in de verklaring inzake corporate governance is verstrekt. De lidstaten kunnen de grote publieke vennootschappen die alleen effecten, andere dan aandelen, hebben uitgegeven die zijn toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt, vrijstellen om hun diversiteitsbeleid bekend te maken in de verklaring inzake corporate governance van hun bestuursverslag, tenzij die vennootschappen aandelen hebben uitgegeven die worden verhandeld in een multilaterale handelsfaciliteit.

Geconsolideerde niet-financiële verklaring vanaf boekjaar 2017

Ook publieke vennootschappen die moederondernemingen van een grote groep zijn die op balansdatum op geconsolideerde basis de drempel van een gemiddeld personeelsbestand van 500 werknemers gedurende het boekjaar overschrijdt, moeten in het geconsolideerde bestuursverslag een geconsolideerde niet-financiële verklaring met informatie opnemen die minstens betrekking heeft op milieu-, sociale en personeelsaangelegenheden, eerbiediging van mensenrechten en de bestrijding van corruptie en omkoping.

De regeling is grotendeels dezelfde als deze voor de ‘gewone’ (niet geconsolideerde) niet-financiële verklaring.

Deze verplichting geldt eveneens voor het boekjaar dat aanvangt op 1 januari 2017 of gedurende het kalenderjaar 2017.

Vrijstelling dochterondernemingEen moederonderneming die ook een dochteronderneming is, is vrijgesteld van de verplichting om een geconsolideerde niet-financiële verklaring op te nemen als de vrijgestelde onderneming en haar dochterondernemingen opgenomen zijn in het geconsolideerde bestuursverslag of het afzonderlijke verslag van een andere onderneming (dat overeenkomstig art. 29 en art. 29bis van richtlijn 2013/34/EU is opgesteld).

Vrijstelling indien afzonderlijk verslag Stelt een moederonderneming al een afzonderlijk verslag op dat overeenstemt met hetzelfde boekjaar en met de informatie in de geconsolideerde niet-financiële verklaring, én dat betrekking heeft op de hele groep, dan kunnen de lidstaten die moederonderneming vrijstellen van de verplichting om een geconsolideerde niet-financiële verklaring op te stellen. Dit op voorwaarde dat ze dit afzonderlijke verslag:

  • samen met het geconsolideerde bestuursverslag publiceert, of
  • ten laatste 6 maanden na de balansdatum voor het publiek beschikbaar stelt op haar website, en ernaar verwijst in het geconsolideerde bestuursverslag.

De lidstaten moeten ervoor zorgen dat de leden van het bestuurs-, het leidinggevend en het toezichthoudend orgaan van de onderneming ook collectief verantwoordelijk worden gesteld voor het opstellen en openbaarmaken van het bijkomend verslag (overeenkomstig de wettelijke voorschriften).

Controle door wettelijke auditorDe lidstaten moeten er ook voor zorgen dat de wettelijke auditor of het auditkantoor nagaat of de geconsolideerde niet- financiële verklaring, of het afzonderlijke verslag is verstrekt. De lidstaten kunnen eisen dat de informatie in de geconsolideerde niet-financiële verklaring of in het afzonderlijke verslag wordt gecontroleerd door een “onafhankelijke verlener van assurancediensten”.

De ‘algemene controlevoorschriften’ van richtlijn 2013/34/EU zijn niet van toepassing op de niet-financiële verklaring, de geconsolideerde niet-financiële verklaring, en de afzonderlijke verslagen.

Verslag Europese Commissie

De Europese Commissie zal bij haar verslaggeving m.b.t. betalingen aan overheden, ook ingaan op de mogelijkheid om voor grote ondernemingen een verplichting in te voeren om jaarlijks voor elke lidstaat en elk derde land waarin ze werkzaam zijn een rapportage per land te maken die minstens informatie bevat over geboekte winsten, betaalde winstbelastingen en ontvangen overheidssubsidies.

Richtsnoeren voor rapportering

Tegen uiterlijk 6 december 2016 stelt de Europese Commissie niet-bindende richtsnoeren op over de methodes die ondernemingen kunnen gebruiken bij hun rapportering van niet-financiële informatie.

Evaluatie

Uiterlijk op 6 december 2018 bezorgt de Commissie aan het Europees Parlement en de Raad een verslag over de tenuitvoerlegging van richtlijn 2014/95/EU. Daarin zal ze ook ingaan op het toepassingsgebied (met name wat grote, niet-beursgenoteerde ondernemingen betreft), op de doeltreffendheid van de richtlijn én op de omvang van de aangereikte richtsnoeren en methoden. De Commissie voegt aan dit verslag eventueel wetgevingsvoorstellen toe.

In werking

Richtlijn 2014/95/EU van 22 oktober 2014 treedt in werking op 5 december 2014.

De lidstaten krijgen tot uiterlijk 6 december 2016 de tijd om deze richtlijn om te zetten in nationale wetgeving.

Bron:Richtlijn 2014/95/EU van het Europees Parlement en de Raad van 22 oktober 2014 tot wijziging van Richtlijn 2013/34/EU met betrekking tot de bekendmaking van niet-financiële informatie en informatie inzake diversiteit door bepaalde grote ondernemingen en groepen, Pb.L. 15 november 2014, afl. 330, p. 1.
Richtlijn 2013/34/EU van het Europees Parlement en van de Raad van 26 juni 2013 betreffende de jaarlijkse financiële overzichten, geconsolideerde financiële overzichten en aanverwante verslagen van bepaalde ondernemingsvormen, tot wijziging van richtlijn 2006/43/EG van het Europees Parlement en van de Raad en tot intrekking van richtlijnen 78/660/EEG en 83/349/EEG van de Raad, Pb.L., 29 juni 2013, afl. 182.

Christine Van Geel

Richtlijn nr. 2014/95/EU van het Europees Parlement en de Raad tot wijziging van Richtlijn 2013/34/EU met betrekking tot de bekendmaking van niet-financiële informatie en informatie inzake diversiteit door bepaalde grote ondernemingen en groepen

Afkondigingsdatum : 22/10/2014
Publicatiedatum : 15/11/2014

Gepubliceerd op 21-11-2014

  80