Gemeenten (bijna) verbonden met Centraal Strafregister

Vanaf 1 januari 2018 moeten alle gemeenten de ‘uittreksels uit het strafregister’ afleveren op basis van gegevens uit het Centraal Strafregister. Intussen blijven ze ook het gemeentelijk register gebruiken.

De manier waarop de gemeenten toegang krijgen tot het Centraal Strafregister, de gebruiksvoorwaarden van de applicatie ‘CJCS-CG’, de vorm en de inhoud van de uittreksels, de privacyvoorschriften,…. Een omvangrijk KB concretiseert.

Overstap naar Centraal Strafregister

Dat de gemeentebesturen toegang zouden krijgen tot het Centraal Strafregister staat al langer op de agenda. Maar doorheen de jaren doken er heel wat problemen op waardoor de gemeenten tot op vandaag nog beroep moeten doen op hun eigen registers om uittreksels af te leveren.

De informatie in het Centraal Strafregister blijkt immers op een aantal punten onvolledig. Toch wordt bij justitie hard gewerkt om het register volledig up to date te krijgen. De griffies voeren veroordelingen rechtstreeks in sinds 1 januari 2015, maar er loopt een inhaalbeweging voor oude veroordelingen. En er is ook nog de input van veroordelingen tot een politiestraf andere dan die uitgesproken wegens overtreding van de bepalingen van het Strafwetboek of de veroordelingen tot een rijverbod.

Na een jaar van intens overleg tussen de verenigingen van steden en gemeenten, de verenigingen van ambtenaren en beambten van de burgerlijke stand en de FOD Justitie werd in 2016 beslist om een aantal testgemeenten aan te sluiten op het register. Dit jaar worden nog meer gemeenten aangesloten met de bedoeling dat tegen 1 januari 2018 alle gemeenten uittreksels kunnen afleveren op basis van het Centraal Strafregister.

CJCS-CG

De gemeenten krijgen toegang tot het Centraal Strafregister via het CJCS-CG-systeem of ‘Casier Judiciaire Centra(a)l Strafregister’. Ofwel rechtstreeks door een beveiligde online toegang ofwel onrechtstreeks via de softwareleverancier die de geïntegreerde strafregisterapplicatie levert aan de gemeenten. De gemeenteambtenaar gebruikt steeds zijn elektronische identiteitskaart en bijhorende PIN-code om toegang te krijgen tot CJCS-CG.

De minister van Justitie zal de privacy-vereisten en toegangsmodaliteiten nog concretiseren. Maar bedoeling is dat de gemeenten het rijksregisternummer van de aanvrager invoeren om elektronisch een uittreksel op te maken. Het uittreksel wordt afgedrukt, ondertekend, gedateerd en voorzien van een stempel van het gemeentebestuur. De minister van Justitie kan in de toekomst nog andere manier van aflevering vastleggen (bv. elektronische uittreksels).

Inhoud en model

Het uittreksel zal er niet fundamenteel anders gaan uitzien. Al zijn er hier en daar wel een aantal kleine wijzigingen. Op het uittreksel van het strafregister dat wordt opgesteld op basis van het Centraal Strafregister staan

  • het artikel van het Wetboek van strafvordering op grond waarvan het uittreksel wordt afgeleverd;
  • de naam, voornaam, geboortedatum, geboorteplaats, het rijksregisternummer en de nationaliteit (of nationaliteiten) van de aanvrager zoals geregistreerd in het Rijksregister;
  • de reden waarvoor het uittreksel wordt aangevraagd;
  • de vermelding van het bestaan van 3 modellen van uittreksel en de gebruiksverschillen;
  • het (op grond van artikel 35, § 1, tweede lid, van de wet van 20 juli 1990 betreffende de voorlopige hechtenis) door een onderzoeksrechter uitgesproken verbod om een activiteit uit te oefenen waarbij de aanvrager in contact zou komen met minderjarigen indien een uittreksel afgeleverd conform artikel 596, tweede lid, van het Wetboek van strafvordering dient te worden afgeleverd;
  • indien de aanvrager een vreemde nationaliteit heeft, de vermelding dat het uittreksel geen melding maakt van de eventuele in het buitenland opgelopen veroordelingen.

Typeformulier

Aanvragen gebeurt voortaan via een nieuw typeformulier. De aanvrager moet daarop duidelijk de activiteit vermelden waarvoor hij het uittreksel nodig heeft. Het formulier wordt door de gemeente ter beschikking gesteld. Het typeformulier geldt voor de eindbestemmeling (hetzij de huidige of toekomstige werkgever of de organisatie waar de aanvrager deel van wenst uit te maken) als bewijs dat het juiste type uittreksel werd aangevraagd.

Informatieconsulent

Elke gemeente moet een informatieveiligheidsconsulent aanstellen die optreedt als ‘verantwoordelijke voor het toezicht en de controle op de uitvoering van het informatiebeveiligingsbeleid’. Deze persoon controleert of de persoonsgegevens die worden verkregen via het CJCS-CG correct worden verwerkt, er geen onrechtmatige toegang wordt verschaft of dat er oneigenlijk gebruik wordt gemaakt van het systeem.

Vertrouwelijkheidsverklaring

Iedere gemeenteambtenaar die het CJCS-CG gebruikt, moet vooraf een vertrouwelijkheidsverklaring ondertekenen én aan de bevoegde informatieconsulent bezorgen. Pas nadien wordt de CJCS-CGapp geactiveerd.

Overgangsperiode

Het KB van 21 november 2016 treedt in werking op 12 februari 2017, 10 dagen na publicatie in het Belgisch Staatsblad. Maar de regering kiest voor een (lange) overgangsperiode. Tot 1 januari 2018 zullen de gemeenten zowel hun eigen registers als het Centraal Strafregister moeten gebruiken om uittreksels op te stellen. In principe moeten ze eerst het Centraal Strafregister hanteren. Ontbreekt daar informatie dan mogen ze hun eigen registers raadplegen.

Contactverbod met minderjarigen

Een contactverbod met minderjarigen dat door de onderzoeksrechter wordt opgelegd in het kader van een invrijheidstelling onder voorwaarden, moet sinds begin dit jaar altijd vermeld worden in het Centraal Strafregister. Die wijziging werd ingevoerd via de vierde Potpourri-wet en geldt sinds 9 januari 2017. De informatie moet echter ook op het uittreksel staan wanneer de gemeenten zich om een of andere reden nog niet kunnen baseren op het Centraal Strafregister. Daarom moeten de gemeenten – bij wijze van overgangsregeling – aan de lokale politie vragen of de onderzoeksrechter een verbod heeft uitgesproken op het uitoefenen van een activiteit waarbij de aanvrager in contact zou komen met minderjarigen. De politie is verplicht om binnen een redelijke termijn te antwoorden. De gemeente vult op zijn beurt het uittreksel aan met de doorgegeven informatie.

Bron:Koninklijk besluit van 21 november 2016 betreffende de modaliteiten van aflevering van de uittreksels uit het strafregister aan particulieren, BS 2 februari 2017.
Zie ook Wet van 31 juli 2009 betreffende diverse bepalingen met betrekking tot het Centraal Strafregister, BS 27 augustus 2009. Wet van 25 december 2016 tot wijziging van de rechtspositie van de gedetineerden en van het toezicht op de gevangenissen en houdende diverse bepalingen inzake justitie, BS 30 december 2016. (art. 106 Potpourri IV).

Laure Lemmens

Koninklijk besluit betreffende de modaliteiten van aflevering van de uittreksels uit het strafregister aan particulieren

Afkondigingsdatum : 21/11/2016
Publicatiedatum : 02/02/2017

Gepubliceerd op 03-02-2017

  186