Gegevensverwerking bij Belgische paspoorten en reisdocumenten krijgt duidelijk kader

De afgifte van paspoorten en reisdocumenten gaat gepaard met een hele reeks gegevensverwerkingen. Er komt daar nu een duidelijk wettelijk kader voor. Op die manier kent de FOD Buitenlandse Zaken - die de Belgische paspoorten en reisdocumenten afgeeft - de grenzen waarbinnen hij kan werken en wordt het recht op privacy van de burgers gewaarborgd. De nieuwe regels moeten er ook voor zorgen dat paspoorten en reisdocumenten betrouwbaar en veilig zijn.

Persoonsgegevens

De nieuwe wet legt duidelijk vast welke persoonsgegevens mogen verwerkt worden voor welke doeleinden, hoe lang de gegevens mogen bewaard blijven, wat er daarna mee gebeurt en wie toegang heeft tot de gegevens. De minister van Buitenlandse Zaken wordt aangeduid als verantwoordelijke voor de geautomatiseerde gegevensverwerking.

Productie paspoorten

Er zijn drie soorten gegevens die bij de productie van paspoorten en reisdocumenten worden opgeslagen. Zij gaan over de houder van het paspoort, het paspoort of de reisdocumenten zelf en de productie ervan.

De gegevens over de houder van het paspoort of de reisdocumenten zijn:

  • zijn naam, geboortedatum, geboorteplaats en geslacht;
  • zijn handtekening;
  • zijn rijksregisternummer;
  • een gedigitaliseerde foto van zijn gezicht;
  • een gedigitaliseerde foto van zowel zijn linker- als rechterwijsvinger. Bij invaliditeit of onbruikbaarheid mag het een andere vinger van elke hand zijn;
  • zijn nationaliteit (niet bij de productie van reisdocumenten voor vreemdelingen, staatlozen of vluchtelingen); en
  • zijn adres, e-mailadres en gsm-nummer.

Er worden ook gegevens over het paspoort of de reisdocumenten bijgehouden. Het gaat om:

  • het nummer;
  • het type;
  • de aanvraagprocedure (dringend of niet);
  • de datum en plaats van afgifte;
  • de afgevende instantie; en
  • de vervaldatum.

Tot slot worden ook gegevens over de productie van het paspoort bewaard. Het gaat onder meer over

  • de plaats van productie en de plaats waar de aanvraag is ingediend;
  • de datum van ontvangst van de aanvraag en haar volgnummer;
  • de administratie waar de aanvraag is ingediend;
  • de datum waarop het paspoort of reisdocument is verstuurd naar de administratie;
  • het verzendingsnummer;
  • de facturatiegegevens; en
  • de gegevens over de gratis vervanging van het paspoort.

Alle gegevens worden drie maanden bewaard. Die drie maanden zijn nodig voor de behandeling van de aanvraag, voor de productie en de levering van het paspoort door een gespecialiseerde firma en voor de afgifte aan de houder.

Daarna wordt de gedigitaliseerde foto van de vingerafdrukken vernietigd, net als het adres, het e-mailadres en het gsm-nummer. De Belg in het buitenland kan wel vragen om die gegevens gedurende tien jaar te bewaren.

De andere opgeslagen gegevens worden verwijderd uit die gegevensverwerking, maar niet vernietigd. Ze worden overgeheveld naar andere geautomatiseerde verwerkingen, onder meer in het kader van de fraudebestrijding en de facturatie.

Elektronische chip

Paspoorten en reisdocumenten hebben een elektronische chip met persoonsgegevens. Aan de hand daarvan kunnen houders bij een grensoverschrijding makkelijk geïdentificeerd worden.

Op de chip staan een tiental informatiesoorten:

  • naam, geslacht, geboorteplaats en geboortedatum;
  • gedigitaliseerde foto van gezicht en vingerafdrukken;
  • nationaliteit (niet bij reisdocumenten voor vluchtelingen, staatlozen en vreemdelingen);
  • datum van afgifte en van verval. En naam van afgevende instantie;
  • nummer van het document;
  • soort document;
  • ISO-code van afgevend land;
  • kopie van de machineleesbare zone;
  • kopie van de gegevenspagina; en
  • serienummer van de chip.

De gegevens blijven op de chip zolang het paspoort niet is vernietigd.

Fraudebestrijding

De FOD bewaart ook gegevens om fraude met Belgische paspoorten en reisdocumenten te bestrijden. Die gegevens worden ook doorgegeven aan de FOD Binnenlandse Zaken voor de applicatie Checkdoc. Via die applicatie wordt het gebruik van verloren en gestolen identiteitsdocumenten verhinderd door ze onbruikbaar te maken. Op die manier worden diefstal, heling van en handel in die documenten een pak minder aantrekkelijk.

Ook hier drie categorieën van opgeslagen gegevens: over de houder, over het paspoort of de reisdocumenten en over de productie ervan.

De gegevens die over de houder worden bijgehouden zijn:

  • zijn naam, geboortedatum, geboorteplaats en geslacht;
  • zijn handtekening;
  • zijn rijksregisternummer;
  • een gedigitaliseerde foto van zijn gezicht;
  • zijn nationaliteit (niet bij vreemdelingen, staatlozen en vluchtelingen).

De bijgehouden gegevens over het paspoort of de reisdocumenten zijn

  • het nummer;
  • het soort;
  • of het om een dringende of normale aanvraagprocedure gaat;
  • de datum en plaats van afgifte;
  • de afgevende instantie; en
  • de vervaldatum.

Tot slot worden ook nog enkele gegevens over de productie van het paspoort bijgehouden. Het gaat om

  • de plaats van aanmaak;
  • de plaats van indiening, de datum van ontvangst en het volgnummer van de aanvraag;
  • de eventuele weigering van de aanvraag;
  • de productiestatus, met datum;
  • de administratie waar de aanvraag is ingediend;
  • de datum waarop de documenten zijn verstuurd naar de administratie;
  • het verzendingsnummer;
  • de status van de chip.

Al die gegevens worden twintig jaar bewaard. Daarna worden ze allemaal vernietigd.

Twintig jaar is nodig om de fraude doeltreffend te bestrijden. Er is immers meer en meer sprake van ‘intellectuele fraude’ met paspoorten en reisdocumenten. Dat komt omdat die documenten – doordat op de chip ook de vingerafdrukken en een foto van de houder staan – steeds moeilijker na te maken zijn. Daarom proberen criminelen vaker om een gepersonaliseerd paspoort te krijgen onder een valse identiteit. Om deze fraudevorm te bestrijden gaat men de gegevens van de aanvrager vergelijken met de gegevens van eerdere paspoorten of reisdocumenten. Aangezien een paspoort maximaal tien jaar geldig is, is beslist om de bewaartermijn op twee keer tien jaar vast te klikken. Op die manier kan zeker vergeleken worden met minstens twee eerder afgegeven paspoorten. Met behulp van bv. software voor gezichtsherkenning zal dan de gezichtsopname van de aanvrager kunnen vergeleken worden met de opname in de twee laatste paspoorten of reisdocumenten.

Schadevergoeding voor defecte documenten

Bij een defect paspoort of reisdocument bezorgt de FOD Buitenlandse Zaken kosteloos een nieuwe exemplaar, met dezelfde vervaldatum als het kapotte. In bepaalde gevallen kan de houder ook een vergoeding krijgen voor de schade die hij door het defecte document heeft opgelopen, bv. voor overnachtings- of vervoerskosten. Men spreekt van defecte paspoorten of reisdocumenten wanneer die een productiefout hebben die ze onbruikbaar maakt om te reizen.

Voor de goede afhandeling van de schadevergoedingsprocedure en voor de follow-up ervan moet de FOD een aantal persoonsgegevens hebben. Het gaat om

  • de naam van de houder;
  • het dossiernummer van de schadevergoedingsaanvraag;
  • het nummer van het defecte paspoort of reisdocument;
  • het nummer van het vervangingsdocument;
  • de reden en de datum van de vervanging;
  • de datum van de schadevergoedingsaanvraag;
  • de gevraagde en de toegekende schadevergoeding;
  • de datum van de beslissing over de schadevergoeding;
  • het akkoord van de aanvrager met de beslissing; en
  • het telefoonnummer, de bankrekening, het postadres en het e-mailadres van de aanvrager.

De FOD bewaart deze persoonsgegevens 66 maanden. Een eerste periode van zes maanden dient voor de administratieve afhandeling van de aanvraag voor schadevergoeding. Daarna geldt nog een bewaartermijn van zestig maanden. Die termijn van zestig maanden is gebaseerd op de bewaarregels voor boekhoudkundige archieven en stukken.

Daarna worden al de gegevens vernietigd.

Pre-registratie en vervanging paspoort Belgen in buitenland

Belgen die ingeschreven zijn in een consulair bevolkingsregister kunnen bij een diplomatieke of consulaire beroepspost hun gegevens laten pre-registreren en vragen om die te bewaren. Dit met het oog op een latere paspoortaanvraag.

Die mogelijkheid is vooral bedoeld voor mensen die ver wonen van een consulaire post. Ze kunnen hun gegevens op voorhand laten registreren zodat ze zich later niet opnieuw moeten aanmelden voor een paspoortaanvraag.

In een dergelijk geval worden gegevens over de houder van het paspoort opgeslagen. Het gaat om dezelfde gegevens die ook bijgehouden worden bij de productie van het paspoort. De gegevens worden hoogstens één jaar bewaard vanaf de datum van pre-registratie. Ze kunnen al vroeger verwijderd worden wanneer de Belg ook effectief een paspoort aangevraagd heeft. In dat geval worden ze overgeheveld naar de gegevensverwerking met het oog op de productie van Belgische paspoorten. Wordt er geen paspoort aangevraagd binnen het jaar, dan worden ze vernietigd.

Belgen die al een paspoort hebben gekregen bij een diplomatieke of consulaire beroepspost kunnen trouwens vragen om hun persoonsgegevens te bewaren na afgifte van het paspoort. Dit voor het geval hun paspoort zou moeten vervangen worden wegens verlies, diefstal of defect.

In dit geval worden de gegevens van de houder en van het paspoort zelf opgeslagen. Het gaat om dezelfde gegevens als bij de productie van het paspoort. Die gegevens worden maximaal tien jaar bewaard vanaf de afgifte van het paspoort. Daarna worden ze verwijderd en overgeheveld naar de gegevensverwerking in het kader van de fraudebestrijding. De gedigitaliseerde foto van de vingerafdrukken en het adres, het e-mailadres en het gsm-nummer worden na die tien jaar altijd vernietigd.

Facturatie

De FOD Buitenlandse Zaken verzamelt ook gegevens voor de facturatie van de Belgische paspoorten en reisdocumenten. Aan de hand van die gegevens kan de producent factureren aan de FOD en de FOD aan de gemeenten en de provincies. Ze zijn ook nodig voor de controle op de facturatie.

Van de houder worden enkel zijn naam, geboortedatum en rijksregisternummer geregistreerd.

Van het paspoort of de reisdocumenten worden het nummer, het type, de aanvraagprocedure (normaal of dringend), de datum en plaats van afgifte en de afgevende instantie bijgehouden.

Er worden ook twee gegevens over de productie van de documenten bijgehouden: de facturatiegegevens en de gegevens over de gratis vervanging.

De gegevens zijn nodig voor de administratieve en boekhoudkundige opvolging van het facturatieproces. De FOD factureert op basis van de door de producent opgestelde lijsten rechtstreeks aan de gemeenten, provinciebesturen en consulaire posten.

Al die gegevens worden vijf jaar bewaard.

Daarna worden de gegevens over de houder en het paspoort verwijderd. Ze worden wel nog bewaard in het kader van de pre-registratie en de vervanging van het paspoort van Belgen in het buitenland en in het kader van de fraudebestrijding.De gegevens over de aanmaak van het paspoort worden na vijf jaar vernietigd.

Gegevensgebruik

Voor elk van die zes geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens legt de wet ook vast wie die gegevens mag gebruiken.

Onder meer het personeel dat voor de grenscontroles instaat krijgt toegang tot de gegevens op de elektronische chip.

De gegevens die in het kader van de fraudebestrijding worden opgeslagen, mogen onder meer gebruikt worden door de federale politie bij grenscontroles. En ook personeel of magistraten van politiediensten, gerechtelijke diensten en inlichtingendiensten hebben toegang tot die gegevens in het kader van een onderzoek naar documentenfraude. Ook het personeel van de FOD Binnenlandse Zaken dat instaat voor Checkdoc heeft toegang tot de gegevens.

Inlichtingen voor aanvrager

De aanvrager van een paspoort of reisdocumenten krijgt een bevestiging van welke gegevens op de elektronische chip en bij de automatische verwerkingen zijn opgeslagen. Hij wordt ook ingelicht over zijn rechten en verplichtingen.

Ieder houder van een Belgisch paspoort of reisdocument kan bij de instantie die het document heeft afgeleverd of bij de FOD Buitenlandse Zaken de bijgehouden informatie consulteren en verbeteringen eisen bij onvolledigheden, onnauwkeurigheden of fouten.

Beroepsgeheim

Het beroepsgeheim geldt voor iedereen die tussenkomt bij de inzameling, verwerking of verzending van de gegevens. Al die mensen moeten de veiligheid van de gegevens verzekeren. Ze verhinderen dat de gegevens gewijzigd of beschadigd worden of dat ze meegedeeld worden aan mensen die er geen toegang tot hebben.

Inbreuken op deze regels worden strafrechtelijk bestraft: met een boete van 26 tot 500 euro.

Inwerkingtreding

De nieuwe wet van 10 februari 2015 treedt in werking op 12 maart 2015.

Bron:Wet van 10 februari 2015 met betrekking tot geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de Belgische paspoorten en reisdocumenten, BS 2 maart 2015
Zie ook:Consulair Wetboek, art. 52 e.v. (148536-52)

Ilse Vogelaere

Wet met betrekking tot geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de Belgische paspoorten en reisdocumenten

Afkondigingsdatum : 10/02/2015
Publicatiedatum : 02/03/2015

Gepubliceerd op 06-03-2015

  87