Federaal evaluatiesysteem ook toepasselijk op stagiairs

De personeelsregels voor federale ambtenaren worden aangepast. Belangrijke nieuwigheid is dat het evaluatiesysteem voortaan ook van toepassing is op stagiairs. De aanpassingsperiode na een bevordering door overgang naar een hoger niveau wordt afgeschaft. Een aantal aanpassingen zijn het gevolg van eerdere vernietigingen door de Raad van State. Zij gaan over de ambtshalve vermelding van ‘voldoet aan de verwachtingen’ bij een lange afwezigheidsperiode en over de beperking tot een gelijke of gunstigere vermelding na een beroep. En over de oprichting van eentalige beroepscommissies, die zowel bevoegd zijn voor de evaluatie als de stage.

Lange afwezigheid

Ambtenaren die lange tijd afwezig zijn krijgen geen evaluatie. Ze krijgen ambtshalve de vermelding ‘voldoet aan de verwachtingen’. En dit ongeacht de reden van de afwezigheid. Twee voorwaarden wel:

  • de ambtenaar moet minstens de helft van de evaluatieperiode afwezig zijn (en niet langer meer dan zes maanden);
  • hij moet tijdens die afwezigheidsperiode geldelijke anciënniteit verwerven.

Let op. Niet gepresteerde periodes als gevolg van deeltijdse arbeid zijn geen afwezigheden. Wie dus bv. niet werkt in de namiddag is geen halve dag afwezig.

Een ambtenaar mag geen tweede keer ‘onvoldoende’ krijgen binnen de drie jaar na de eerste vermelding ‘onvoldoende’. Anders wordt hij ontslagen omwille van beroepsongeschiktheid. Wanneer een ambtenaar wegens lange afwezigheid de ambtshalve vermelding ‘voldoet aan de verwachtingen’ heeft gekregen, wordt die driejarige periode verlengd met de duur van de evaluatieperiode die met die vermelding is afgesloten.

Vermelding na beroep

Als een ambtenaar in beroep gaat tegen zijn evaluatievermelding kan de beroepscommissie twee zaken adviseren: ofwel de toegekende vermelding behouden, ofwel een gunstiger vermelding geven. De nieuwe vermelding moet dus dezelfde als de eerste zijn. Of gunstiger zijn. Eerder was voorzien dat elke andere vermelding was toegelaten, dus ook een minder gunstige. Maar de Raad van State heeft die regel vernietigd.

Aanpassingsperiode

De aanpassingsperiode van zes maanden na een bevordering door overgang naar een hoger niveau wordt afgeschaft. En dit voor alle niveaus. De aanpassingsperiodes die lopen op 31 december 2015 eindigen op 1 januari 2016. De betrokken ambtenaren worden benoemd in de nieuwe bevorderingsgraad of –klasse op 1 januari 2016. Voor de berekening van hun anciënniteit in hun weddeschaal en voor hun rangschikking is de datum vaarop hun aanpassingsperiode is begonnen beslissend.

Ambtshalve bevordering naar niveaus B en C

De mogelijkheid om ambtshalve bevorderd te worden naar de niveaus B of C – wanneer aan de ambtenaar 18 maanden na het pv van slagen nog steeds geen bevorderingsbetrekking is voorgesteld – wordt geschrapt. Ambtenaren die op 1 januari 2016 zijn geslaagd voor een vergelijkende selectie voor overgang naar niveau B of C behouden dat voordeel wel nog.

Stage

De stageperiode wordt een evaluatieperiode. De beoordeling van de stagiair verloopt voortaan zoals een evaluatie van een gewoon personeelslid. Wat meteen inhoudt dat er nog maar één evaluatiesysteem geldt in het federaal openbaar ambt. Wel met hier en daar een aantal bijzonderheden voor stagiairs.

— Stageduur

Elke stage duurt voortaan één jaar. En dit op alle niveaus. De stage van drie maanden bij niveau D verdwijnt dus. Ook zij wordt één jaar.

Afwezigheiden van meer dan dertig werkdagen – in één of verschillende malen – verlengen de stage. De stage kan ook nog eens verlengd worden met maximaal vier maanden op beslissing van de beroepscommissie voor de evaluatie.

- Gesprekken

De stagiair krijgt heel wat officiële gesprekken te verwerken: een functiegesprek, een planningsgesprek, drie functioneringsgesprekken en een evaluatiegesprek.

Hij start zijn stage met een functiegesprek. Ook wanneer zijn functie op belangrijke punten verandert, krijgt hij een functiegesprek. Op dat gesprek krijgt hij van de evaluator zijn functiebeschrijving. De evaluator is in principe zijn hiërarchisch meerdere. Maar die kan de opdracht doorgeven aan de functionele chef.

Onmiddellijk na het functiegesprek volgt er een planningsgesprek. Daar bepaalt de evaluator kwalitatieve en kwantitatieve prestatiedoelstellingen en minstens twee persoonlijke ontwikkelingsdoelstellingen.

Over de hele stageperiode vinden er – evenwichtig gespreid – drie functioneringsgesprekken plaats tussen evaluator en stagiair. Na elk verplicht stagefunctioneringsgesprek krijgt de stagiair telkens één van volgende vermeldingen: uitzonderlijk, voldoet aan de verwachtingen, te verbeteren of onvoldoende.

Wanneer de functionele chef de vermelding ‘onvoldoende’ wil toekennen bij een stagefunctioneringsgesprek licht hij de hiërarchisch meerdere van de stagiair daarover in. Het is die laatste die het functioneringsgesprek dan zal voeren. Hij beslist over de toe te kennen functioneringsvermelding.

Als de hiërarchisch meerdere tijdens het stagefunctioneringsgesprek de vermelding ‘onvoldoende’ wil toekennen, brengt hij de P&O-directeur op de hoogte. Die vermelding kan alleen toegekend worden met zijn akkoord. Geraken beiden het niet eens, dan ligt de beslissing in handen van de P&O-directeur. Hij hoort wel eerst de stagiair en de evaluator.

— Gevolgen van vermeldingen

De vermelding ‘uitzonderlijk, ‘voldoet aan de verwachtingen’ of ‘te verbeteren’ die wordt gegeven na een functioneringsgesprek betekent dat de stagiair zijn stage kan verderzetten. Bij de vermelding ‘onvoldoende’ wordt de beroepscommissie inzake evaluatie er bij gehaald. Die kan het ontslag van de stagiair of de voortzetting van de stage voorstellen.

— Evaluatiegesprek

In de laatste maand van de stage vindt er een evaluatiegesprek plaats tussen evaluator en stagiair. Is de hiërarchisch meerdere van plan de evaluatievermelding ‘onvoldoende’, ‘uitzonderlijk’ of ‘te verbeteren’ toe te kennen heeft hij daar het akkoord van de P&O-directeur voor nodig. Ook hier heeft de P&O-directeur het laatste woord. Stagiairs die aan het eind van de stage de evaluatievermelding ‘voldoet aan de verwachtingen’ of ‘uitzonderlijk’ krijgen worden benoemd.

Beroepscommissies

Er komen drie beroepscommissies inzake evaluatie: een interdepartementale die bevoegd is voor de beroepen inzake evaluatie en voor de stages in de FOD’s, een interparastatale die bevoegd is voor de openbare instellingen voor sociale zekerheid en een gemeenschappelijke die bevoegd is voor de instellingen van openbaar nut.

Elke commissie heeft een Nederlandstalige en een Franstalige afdeling. Met daarin telkens zes effectieve leden. Waaronder een voorzitter, twee leden aangewezen door de overheid en drie leden aangewezen door de representatieve vakorganisaties. Er zijn ook - per afdeling -vijf plaatsvervangende leden. De commissie heeft ook drie plaatsvervangende voorzitters, waaronder één die Duits kent.

De taalrol of het taalstelsel van het betokken personeelslid bepaalt voor welke eentalige afdeling hij verschijnt. Een personeelslid van het Duitse taalstelsel komt voor de afdeling die voorgezeten wordt door de plaatsvervangende voorzitter die Duits kent.

Een beroepscommissie beraadslaagt geldig als minstens vier leden aanwezig zijn, waaronder twee leden aangewezen door de overheid (waaronder ook de voorzitter valt) en twee leden van de vakorganisaties. Als er meer dan vier leden aanwezig zijn en op het moment van de stemming het aandeel van elke categorie niet gelijk is, wordt de pariteit hersteld door loting.

Bevoegdheden beroepscommissie bij stage

Zodra de stagiair een functioneringsvermelding ‘onvoldoende’ krijgt bezorgt de P&O-directeur het evaluatiedossier aan de bevoegde beroepscommissie. Die kan twee dingen doen:

  • een gemotiveerd ontslagvoorstel voorleggen aan de minister (bij niveau A) of aan de leidend ambtenaar (bij de ander niveaus); of
  • beslissen dat de stage mag voortgezet worden.

Als evaluator, P&O-directeur en stagiair het echter eens zijn om de stage voort te zetten moet de zaak niet voor de beroepscommissie komen.

Wanneer de stagiair op het eind van de stage de evaluatie ‘te verbeteren’ of ‘onvoldoende’ krijgt, gaat zijn dossier ook naar de beroepscommissie. Hiervan kan niet afgeweken worden. Bij een ‘onvoldoende’ kan de commissie een ontslagvoorstel voorleggen of beslissen om de stage te verlengen. Bij een ‘te verbeteren’ kan de commissie beslissen dat de stage moet verlengd worden. Of kan ze de benoeming voorstellen. In dat laatste geval wordt de stageperiode afgesloten met de vermelding ‘voldoet aan de verwachtingen’.

Als de stagiair op het einde van de verlengde stage de evaluatievermelding ‘te verbeteren’ of ‘onvoldoende’ krijgt, gaat het dossier opnieuw naar de beroepscommissie. Zij kan beslissen om de stagiair te ontslaan of toch te benoemen.

Inwerkingtreding

Het nieuwe KB van 23 november 2015 treedt in werking op 1 januari 2016. Een aantal artikelen treedt echter in werking op 1 september 2015. Het gaat om de bepalingen die zijn ingevoegd als gevolg van de vernietigingen door de Raad van State.Er is voorzien in een hele reeks overgangsregels.

Bron:Koninklijk besluit van 23 november 2015 tot wijziging van sommige bepalingen betreffende de evaluatie, de stage en de bevordering door overgang naar het hogere niveau in het federaal openbaar ambt, BS 2 december 2015
Zie ook:Koninklijk besluit van 24 september 2013 betreffende de evaluatie in het federaal openbaar ambt RvS 3 april 2015, nr. 230.784RvS 3 april 2015, nr. 230.785

Ilse Vogelaere

Koninklijk besluit tot wijziging van sommige bepalingen betreffende de evaluatie, de stage en de bevordering door overgang naar het hogere niveau in het federaal openbaar ambt

Afkondigingsdatum : 23/11/2015
Publicatiedatum : 02/12/2015

Gepubliceerd op 10-12-2015

  335