Digitale kopie kan Vlaams papieren bestuursdocument vervangen

Besluit van de Vlaamse Regering tot regeling van de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën

Er wordt meer en meer digitaal gewerkt op overheidsniveau. De Vlaamse overheid en de lokale besturen krijgen daarom de mogelijkheid om hun analoge bestuursdocumenten te vervangen door digitale kopieën. Bij een effectieve vervanging heeft de elektronische kopie dezelfde rechtsgeldigheid als het analoge origineel.

De overheidsinstantie die haar bestuursdocumenten wil vervangen door elektronische kopieën moet hiervoor schriftelijk een werkwijze vastleggen. In principe een werkwijze per categorie van bestuursdocumenten, bv. omgevingsvergunningen, klachtendossiers…. Maar een vastgelegde werkwijze kan ook voor verschillende categorieën gebruikt worden.

De overheid kiest zelf welke werkwijze ze zal hanteren.  Zolang er maar een minimum aantal zaken geregeld wordt: de technische specificaties van de elektronische kopie, het stappenplan voor de effectieve vervanging en de geldigheidsduur van de gekozen werkwijze.

Het stappenplan bevat drie stappen.

De eerste stap is de registratie van een aantal metagegevens van het bestuursdocument.

De tweede stap bestaat uit een kwaliteitscontrole. Men kijkt of de geregistreerde metagegevens juist zijn, of de kopie leesbaar is en of ze volledig en waarheidsgetrouw is in vergelijking met de analoge versie.

De derde stap tot slot is de vernietiging van het analoge document dat vervangen is door de elektronische kopie. Die vernietiging kan pas gebeuren als de kwaliteitscontrole op de kopie positief is verlopen. Eens het analoge document is vernietigd, heeft de kopie dezelfde rechtsgeldigheid als het originele document. Wordt het origineel niet vernietigd, dan blijft dit het enige rechtsgeldige document.

Bij het bewaren van de elektronische kopieën mag er geen informatieverlies optreden. De leesbaarheid moet gedurende lange tijd gegarandeerd zijn en het mag niet mogelijk zijn om wijzigingen door te voeren. Elke actie met een impact op de integriteit en authenticiteit van de kopie moet geregistreerd worden.

Tot slot verbiedt de regering om de analoge documenten te vervangen door een elektronische kopie als de drager zelf zeer waardevolle of essentiële contextinformatie verschaft. Dit betekent niet dat er geen digitale kopie kan gemaakt worden, wel dat het analoge document na de digitalisering niet kan vernietigd worden.

Het nieuwe besluit van 18 januari 2019 treedt in werking op 24 maart 2019.

Bron: Besluit van de Vlaamse Regering van 18 januari 2019 tot regeling van de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën, BS 14 maart 2019
Zie ook:
Bestuursdecreet van 7 december 2018 (art. II.25)
Ilse Vogelaere
  41