Aandachtspunten voor hoven en rechtbanken bij aansluiting gemeenten op Centraal Strafregister

Omzendbrief nr. 260 Betreft: Aansluiting van de gemeenten op het Centraal Strafregister - gegevens die aan het Centraal Strafregister moeten worden bezorgd

Vanaf 1 januari 2018 moeten alle gemeenten de ‘uittreksels uit het strafregister’ afleveren op basis van gegevens uit het Centraal Strafregister. De gemeentelijke strafregisters verdwijnen en worden omgevormd tot ‘loketten van het Centraal Strafregister’. Het is dus van cruciaal belang dat alle wettelijk vereiste informatie vanaf de bron – zijnde de hoven en de rechtbanken – onmiddellijk, correct én volledig wordt overgemaakt aan de dienst Centraal Strafregister van de FOD Justitie. Alleen op die manier kan het Centraal Strafregister een kwalitatieve en authentieke centrale databank worden m.b.t. gerechtelijke arrondissementen. Justitieminister Koen Geens zet daarom alles nog eens op een rijtje in een omzendbrief en wijst de betrokkenen op hun verplichtingen.
Laure Lemmens
Wolters Kluwer
img_3887-hamer

Welke gegevens en hoe?

Hij herhaalt welke gegevens precies aan het Centraal Strafregister moeten worden bezorgd en hoe dat moet gebeuren. Herinner dat het gaat om alle beslissingen opgesomd in artikel 590 van het Wetboek van Strafvordering: van de veroordelingen tot criminele, correctionele of politiestraffen over besluiten tot herstel in eer en rechten tot beslissingen tot vaststelling van het verval van de strafvordering. Maar ook bijkomende straffen, vervangende straffen en veiligheidsmaatregelen en het gewone of het probatie-uitstel verbonden aan veroordelingen. Een lange lijst die tot in detail is weergegeven in de omzendbrief.
Conform artikel 592 van het Wetboek van Strafvordering moeten de griffiers al deze gegevens doorsturen ‘binnen de 3 dagen volgend op de dag waarop de beslissingen in kracht van gewijsde zijn gegaan’. Minister Geens benadrukt dat het van groot belang is dat de griffies deze bepaling strikt naleven om een snelle registratie in het Centraal Strafregister te kunnen garanderen én om de betrouwbaarheid van de gegevens op de uittreksels mogelijk te maken. Hij vraagt om de veroordelingsbulletins voortaan alleen nog in elektronisch formaat door te sturen (niet meer per post of per fax). En om er op toe te kijken dat informatie slechts 1 keer worden doorgegeven om dubbele registraties te vermijden.
Concreet:
  • beslissingen (artikel 590 Sv.) worden gemaild naar cjcs-bulletin@just.fgov.be;
  • in pdf-bestand;
  • met maximum 100 bulletins per overgezonden bestand;
  • elke verzonden e-mail moet afkomstig zijn vanaf een dienstmailbox en moet een contactpersoon vermelden;
  • ondertekenen van het bulletin is niet meer nodig (het is de afzender die het Centraal Strafregister toelaat om de correcte oorsprong van het bulletin te verifiëren);
  • de dienstmailbox moet regelmatig worden leeggemaakt. Deze mailbox zal immer het enige kanaal zijn voor het verzenden van documenten tussen griffie en Strafregister;
  • de dienst Centraal Strafregister zal altijd een ontvangstmelding sturen naar de afzender.
Bulletins inzake vrijspraak of verjaring moeten alleen worden doorgestuurd wanneer ze werden uitgesproken na een rechtsmiddel (verzet, hoger beroep) tegen een beslissing die voordien al werd doorgestuurd. Voor berichten inzake beroep (verzet) is dat alleen voor zover de veroordeling waartegen het rechtsmiddel werd aangetekend al werd overgemaakt aan de dienst Centraal Strafregister).

MaCH-VAJA

Maar let op: deze richtlijnen gelden niet voor de jurisdicties die de mogelijkheid hebben om de veroordelingsbulletins rechtstreeks over te maken aan het Centraal Strafregister via de applicatie Mach. Herinner immers dat het Centraal Strafregister sinds 1 januari 2015 alle veroordelingen uitgesproken door de politierechtbanken rechtstreeks ontvangt via het systeem MaCH-VAJA. Bedoeling is dat de correctionele rechtbanken dat op termijn ook zullen kunnen.

Uitzonderingen

wvv-geens-010
Minister Geens gaat in zijn omzendbrief ook dieper in op de uitzonderingen en speciale gevallen. Bijvoorbeeld voor de bij verstek gewezen vonnissen. Een bij verstek gewezen vonnis, betekend aan de veroordeelde zonder hem persoonlijk te spreken, verwerft kracht van gewijsde na verloop van de gewone termijn van verzet, onder de ontbindende voorwaarde van een ontvankelijk verklaard verzet binnen de buitengewone termijn van verzet. Ook deze beslissingen dienen binnen de 3 dagen volgend op de dag waarop de beslissingen kracht van gewijsde zijn gegaan te worden meegedeeld aan het Centraal Strafregister.
Andere speciale gevallen die extra worden toegelicht zijn: de melding van verzetten en hogere beroepen, de mededeling van bepaalde vervallenverklaringen (bv. ontzettingen uit het kiesrecht) en de contactverboden met minderjarigen.
(foto: Wouter Van Vaerenbergh)

Aliassen

De hoven en rechtbanken moeten het Centraal Strafregister ook informeren over eventuele aliassen (alternatieve identiteiten) van veroordeelden. Er werd vastgesteld dat dit niet systematisch gebeurt, hoewel de info nodig is voor een sluitende identificatie. In het verlengde daarvan wordt ook gevraagd om zeker het Rijksregisternummer van de veroordeelde personen te vermelden. Dat nummer is ook van belang voor de opvraging van de uittreksels.
  651