Telewerken door de juridische, fiscale en ‘change’ bril

22 september 2020: nationale telewerkdag in de context van de corona-crisis

Gepubliceerd op 22-09-2020

télétravail

Het verplicht of aanbevolen thuiswerken tijdens de coronacrisis doet bedrijven nadenken over de organisatie van het werk in de toekomst, met telewerk als structureel onderdeel van de ‘new way of working’. Uit een enquête van BDO blijkt dat negen op de tien Belgische werknemers en leidinggevenden sinds de lockdown één tot drie dagen per week willen thuiswerken. Wilt u telewerk in de arbeidsorganisatie embedden? Dan moet u rekening houden met  zowel arbeidsrechtelijke aspecten, sociale zekerheid als fiscaliteit, en tegelijk op een ‘lean’ manier te werk gaan.

Telewerk in de arbeidsovereenkomst

Wanneer werknemers hun werkzaamheden op regelmatige basis en niet incidenteel buiten de bedrijfslocatie mogen uitvoeren, en daarbij de informatietechnologie van de werkgever gebruiken, is er sprake van ‘structureel telewerk’. Die modaliteit kan worden voorzien in elke gewone arbeidsovereenkomst van een arbeider of bediende wiens takenpakket zich tot thuiswerk leent. Daarbij is de werkgever gebonden door de collectieve arbeidsovereenkomst nr. 85 van de Nationale Arbeidsraad die het kader en de voorwaarden bepaalt voor de dagen waarop wordt getelewerkt. Een telewerker geniet op de telewerkdagen dezelfde arbeidsvoorwaarden als een werknemer die op de bedrijfslocatie werkt. En hij mag zelf zijn werk organiseren binnen het kader van de in de onderneming geldende arbeidsduur. Voor het overige zijn telewerkers uitgesloten van de regels over arbeidsduur, nachtwerk en zondagsrust. Voor de andere werkdagen, gelden de normale regels van de wet van 3 juli 1978 over de arbeidsovereenkomsten.

De cao stelt de volgende voorwaarden voor telewerk:
  • Telewerk kan enkel op vrijwillige basis worden toegepast. Een werkgever kan zijn medewerkers dus niet verplichten om te telewerken. Omgekeerd kunnen de medewerkers geen recht op telewerk opeisen;
  • De werkgever moet telewerk verplicht schriftelijk vastleggen in de arbeidsovereenkomst, of in een bijlage. De cao 85 schrijft voor wat er minstens in die individuele overeenkomst moet worden afgesproken;
  • De werkgever moet zijn werknemers informeren over de arbeidsvoorwaarden, en in het bijzonder over de aanvullende voorwaarden die van toepassing zijn op het telewerk binnen de onderneming. Die voorwaarden kunnen bijvoorbeeld in het arbeidsreglement of een telewerkpolicy worden opgenomen;
  • In principe is de werkgever verplicht om de apparatuur (laptop, gsm, enz.) die de werknemer nodig heeft om te kunnen telewerken, beschikbaar te stellen. De werknemer kan echter ook zijn eigen apparatuur gebruiken, waarbij de gebruikskosten voor rekening van de werkgever zijn;
  • De werkgever moet de nodige bescherming voorzien van de persoonsgegevens van de werknemer en blijft verantwoordelijk voor de veiligheid en gezondheid van de telewerkers;
  • Ondernemingen met een werknemersvertegenwoordiging zijn verplicht om vóór de invoering van telewerk de werknemersvertegenwoordigers in te lichten en te raadplegen.

Terugbetaling kosten telewerk

De werkgever is in principe verplicht de kosten van de verbindingen en de communicatie nodig voor het telewerk te dragen, alsook de kosten die de werknemer maakt door het gebruik van een eigen laptop, gsm of smartphone.
Het is mogelijk, en praktisch aangeraden, om bij telewerk forfaitaire kostenvergoedingen toe te passen. Zowel de RSZ als de fiscus aanvaardt de volgende maximale maandelijkse forfaits als vergoeding voor kosten eigen aan de werkgever, vrijgesteld van RSZ-bijdragen en belastingen:

 

 

Voorwaarde RSZ

Voorwaarde fiscus

Bureaukosten

129,48 EUR

Voor verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap als de werknemer effectief structureel en regelmatig een gedeelte van de arbeidstijd thuis presteert.

Voor gemaakte bureaukosten m.b.t. het thuiskantoor voor alle werknemers die regelmatig en structureel thuis werken (d.i. minstens vijf werkdagen/maand).

De kost mag niet op een andere manier worden terugbetaald.

Of 10%

Van het brutoloon. Dat brutoloon is beperkt tot het deel dat betrekking heeft op de thuis geleverde prestaties

Als het bedrag hoger is dan 129,48 EUR/maand en niet aan hogergenoemde voorwaarden is voldaan, is het aan te raden om een fiscale ruling aan te vragen.

Internet

20 EUR

Als de werknemer zijn eigen internet/pc gebruikt voor professionele doeleinden op regelmatige basis, zoals één dag/week, meerdere keren een paar uur/week of één week elke maand.

Vrijgesteld als:

1.    de werknemer bewijst dat eigen internet/pc werkelijk wordt gebruikt voor telewerk (d.i. georganiseerd werk dat tijdens de normale werkuren i.p.v. op het kantoor van thuis uit wordt verricht op regelmatige basis);

2.    de vergoeding daadwerkelijk is gebruikt voor die onkosten (de fiscus vraagt geen bewijs als de 20 EUR niet wordt overschreden).

Pc of laptop

20 EUR

Uiteraard blijft het altijd mogelijk om niet met forfaits te werken en de werkelijke waarde van de gemaakte kosten te vergoeden op voorlegging van bewijsstukken. Er kan met andere woorden een kostenvergoeding hoger dan het forfait van 129,48 EUR per maand worden betaald, voor zover de kosten zijn bewezen.
Wanneer de werknemer de tools, zoals laptop en gsm van de werkgever gebruikt, kan hiervoor geen kostenvergoeding meer worden toegekend. Van zodra de werknemer die middelen ook privé mag gebruiken, moet wel een forfaitair voordeel alle aard (VAA) in aanmerking worden genomen. Dat VAA is onderdeel van het loon en dus onderworpen aan RSZ en personenbelasting in hoofde van de werknemer en fiscaal aftrekbaar in hoofde van de werkgever.

Ter beschikking gesteld door de werkgever:

Waardering voordeel alle aard voor privégebruik (RSZ en fiscus):

Pc

6 EUR/maand of 72 EUR/jaar

Tablet, gsm, smartphone

3 EUR/maand of 36 EUR/jaar

Telefoonabonnement

4 EUR/maand of 48 EUR/jaar

Internetverbinding (vast of mobiel)

5 EUR/maand of 60 EUR/jaar

Naar een nieuwe manier van werken

Telewerk embedden en de spelregels vastleggen is één ding, werknemers er gewoon aan laten worden, is een ander paar mouwen. “Onze experten die tijdens de coronacrisis tal van bedrijven begeleidden, zagen dat de individuele verwachtingen en mogelijkheden van werknemers sterk verschillen”, stelt Geert Volders, partner bij BDO Strategy & Transformation. “Daarom is het zo belangrijk dat werkgevers de afdelingen en de teams voldoende ruimte geven om zich de nieuwe manier van werken eigen te maken. Telewerken is dus allerminst een ‘one size fits all’-verhaal.”

Hoe gaat u best te werk?

Leg eerst de grote lijnen en principes vast in een basispolicy en betrek de leidinggevenden – de middenmanagers – zo vroeg mogelijk bij de uitrol. Laat ze op teamniveau afspraken maken en die in teamovereenkomsten vastleggen. Daarbij stelt Geert Volders vier vragen centraal:
  1. Hoe zullen we als team communiceren?
  2. Welke soort info hebben we nodig?
  3. Hoe zullen we het werk verdelen?
  4. Hoe zullen we onze resultaten meten?
Ga vervolgens drie tot zes maanden met die teamovereenkomsten aan de slag. En veranker ten slotte alle best practices en ‘lessons learned’ in een finale policy.
“Aan de werkgever of HR-manager de opdracht om het middenmanagement optimaal te ondersteunen”, weet Geert Volders uit ervaring. “Maak hen de voordelen van telewerk duidelijk, train hun leidinggevende vaardigheden, reik nieuwe methodieken aan en stuur continu aan op verbeteren. Al die ‘lean’-technieken helpen bij de ‘change’ naar de nieuwe manier van werken.”
Lees het volledige interview met Geert Volders in HR Square, verschenen in september 2020, op www.bdo.be.

Telewerk-enquête 2020

  645