Wijzigingsakten van vennootschappen nog niet via E-griffie

Een KB van 25 april 2014 stemt het ‘uitvoerings-KB van het Wetboek van vennootschappen’ af op de (toekomstige) elektronische indiening van wijzigingsakten van vennootschappen. De FOD Justitie zou de webtoepassing ‘E-griffie’ op 30 april 2014 openstellen voor wijzigingsakten van vennootschappen. Maar in de praktijk blijkt dat nog niet het geval.

OPRICHTINGSAKTEN
Oprichtingsakten van vzw’s, internationale verenigingen (ivzw’s) en stichtingen, én oprichtingsakten van andere rechtsvormen die via een onderhandse akte kunnen opgericht worden, zoals de vennootschap onder firma (VOF) of de gewone commanditaire vennootschap (Comm.V.), kunnen al elektronisch neergelegd worden via de webtoepassing E-griffie.

WIJZIGINGSAKTEN VENNOOTSCHAPPEN
e-griffieDe FOD Justitie zou de ‘E-griffie’-toepassing op 30 april 2014 openstellen voor wijzigingsakten van vennootschappen. Maar in de praktijk blijkt dat nog niet het geval.
De nieuwe versie van E-griffie, die het mogelijk zal maken om de wijzigingsakten van vennootschappen elektronisch in te dienen, wordt immers nog volop getest.
Volgens de FOD Justitie zal ‘de testfase vermoedelijk in september 2014 afgesloten worden’.

Een KB van 25 april 2014 stemt alvast het ‘uitvoerings-KB van het Wetboek van vennootschappen’ af op de (toekomstige) elektronische indiening van wijzigingsakten van vennootschappen.
Ook het MB van 12 september 2005 , dat onder meer de artikelen 1, 9, 12, en 15 van het uitvoerings-KB van het Wetboek van vennootschappen uitvoert, wordt al aangepast.

INSCHRIJVING RECHTSPERSONENREGISTER KBO
Wanneer een rechtspersoon voor het eerst een bij het vennootschapsdossier te voegen akte, uittreksel van een akte, proces-verbaal of document neerlegt, zal hij zich ook rechtstreeks kunnen inschrijven in het rechtspersonenregister van de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Momenteel gebeurt deze inschrijving elektronisch door de instrumenterende notaris, of door de griffie van de rechtbank van koophandel (wijziging art. 9, § 1, lid 1, KB 30 januari 2001; art. 1 , KB 25 april 2014).

De notaris houdt bij deze elektronische inschrijving en de wijziging ervan, rekening met de technische voorschriften van Fedict en de stafdienst ICT van de FOD Economie. Ook derden zullen met deze voorschriften rekening moeten houden bij de elektronische inschrijving (wijziging art. 1, MB van 12 september 2014; art. 1 , MB van 26 april 2014).

Onverminderd de elektronische inschrijving door derden, vermelden de griffier of notaris bij de inschrijving het ondernemingsnummer dat zij ontvangen van de KBO, samen met de datum van de neerlegging van de akte, uittreksel van een akte, proces-verbaal of document (wijziging art. 9, § 1, lid 3, KB 30 januari 2001; art. 1, KB 25 april 2014).

Voor de opgaven tot inschrijving of tot wijziging van de inschrijving worden, onverminderd de elektronische neerlegging door derden, de formulieren I en II gebruikt, die verkrijgbaar zijn ter griffie van de rechtbanken van koophandel of op de internetsite van de FOD Justitie. De inschrijving of wijziging door notarissen en derden geschiedt elektronisch volgens de modaliteiten vastgesteld door de minister van Justitie (wijziging art. 9, § 3, lid 1, KB 30 januari 2001; art. 1 , KB 25 april 2014).

Onverminderd de elektronische neerlegging door derden bezorgen de notaris of de griffier de betrokken rechtspersoon een elektronische kopie of een fotokopie van de inschrijving of wijziging, samen met een ontvangstmelding van de neergelegde akte, uittreksel van een akte, proces-verbaal of document (wijziging art. 10, lid 4, KB 30 januari 2001; art. 2 , KB 25 april 2014).

AKTEN EN UITTREKSELS AKTEN EN STUKKEN
De akten, uittreksels van akten en stukken die in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad moeten worden bekendgemaakt, worden, onverminderd de elektronische neerlegging, neergelegd ter griffie samen met een afschrift. Heeft een akte, een uittreksel van een akte of een stuk betrekking op een verrichting die door verschillende rechtspersonen moeten worden bekendgemaakt in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad, dan moeten er zoveel neerleggingen met bijgevoegd afschrift gebeuren als er betrokken rechtspersonen zijn (wijziging art. 11, § 1, lid 1, KB 30 januari 2001; art. 3 , KB 25 april 2014).

ELEKTRONISCHE NEERLEGGING ONDERHANDSE AKTE
Als een onderhandse akte elektronisch wordt neergelegd, dan zal die akte moeten bewaard worden op de zetel van de vennootschap. Samen met de elektronisch neergelegde onderhandse akte, zal een door de derde elektronisch ondertekende verklaring neergelegd moeten worden waarin staat dat de originele stukken en de neergelegde elektronische kopieën overeenstemmen (nieuw art. 12/1, KB 30 januari 2001; art. 4 , KB 25 april 2014).

IN WERKING
Het KB van 25 april 2014 en het MB van 26 april 2014 treden beide in werking op 31 mei 2014, tien dagen na hun publicatie in het Belgisch Staatsblad.



Christine Van Geel

Gepubliceerd op 23-05-2014

  626