Maak uw advocatenkantoor slimmer & klaar voor de toekomst in 3 eenvoudige stappen

Gepubliceerd op 07-10-2020

Niemand kan het nog ontkennen: advocatenkantoren staan voor talrijke uitdagingen betreft de integratie van Legal Tech oplossingen. Om zich zo goed mogelijk aan te passen aan het Digitale Tijdperk waarin we leven, zijn ze genoodzaakt mee te surfen op diverse digitalisatie trends. Daarnaast werd de huidige manier van werken opgeschrikt door de maatregelen die voortvloeiden uit de Covid-19 pandemie. We staan op een kantelpunt, op weg naar een nieuwe manier van werken waarbij efficiënt kennisbeheer aan de orde is. Het implementeren van diverse, efficiënte tools maakt daar ongetwijfeld deel van uit. Hoe bereidt u zich het best voor op de toekomst?

knowliah-laptop

Het advocatenkantoor van de toekomst, quid?

Hoe zullen advocatenkantoren eruit zien over 3 tot 6 jaar? Welk werkwijze hanteren ze? Hoe verdient de advocaat van de toekomst zijn brood? Er zijn veel experts die voorspellingen doen over de toekomst van het advocatenkantoor, en overal klinkt dezelfde stem: blijven groeien op digitaal vlak. Daarom is het belangrijk om flexibele legal tech partners te kiezen, die naast degelijke tools ook uitgebreide ondersteuning bieden in uw digitale groei.

Naast het kiezen van betrouwbare partners voor de digitalisatie, kan u zelf ook aan de slag. Ontdek hoe u in 3 eenvoudige stappen de reeds beschikbare kennis en informatie van uw kantoor optimaal kan benutten. Zo bereikt u meer op korte termijn en boekt u nog sneller winst.

Stap 1: Evalueer uw huidige manier van werken

Als advocatenkantoor bent u een ware kennisbron, steunend op alle expertise van uw medewerkers. Deze kennis en expertise mag daarom niet verloren gaan, zodat u de kwaliteit van uw dienstverlening kan blijven garanderen. Vandaag de dag botsen veel kantoren nog op het probleem dat reeds beschikbare kennis of eerder opgemaakte adviezen doelloos rondzweven en daardoor moeilijk terug te vinden zijn.

Durf in eigen boezem kijken als kantoor en evalueer de status van deze 10 noodzakelijkheden:

  1. Vindt iedereen altijd meteen de juiste informatie en meest recente communicatie terug, in zowel nieuwe als oude bronnen?
  2. Bestaat er een algemene kennisbank? Worden medewerkers opgeleid om meer expertise te vergaren?
  3. Is er een plan om de dienstverlening naar klanten toe te versterken op korte tijd?
  4. Mist uw kantoor nooit belangrijke informatie, wat van groot belang is voor uw klanten?
  5. Werkt uw kantoor proactief in haar dienstverlening naar klanten toe, i.p.v. reactief?
  6. Bewaart u over elke case of dossier gemakkelijk een compleet 360° overzicht?
  7. Hoe worden belangrijke e-mails, informatie of kennis opgeslagen?
  8. Hoe krijgt uw kantoor snel inzicht in grote hoeveelheden informatie?
  9. Bouwt uw kantoor momenteel aan een clausule bibliotheek waarin eerder gemaakte contracten, adviezen, argumenten gecapteerd worden?
  10. Hoe verloopt de contract creatie op uw kantoor? Wordt het opstellen van contracten gefaciliteerd door bv. gebruik te maken van vastgelegde en herbruikbare tekst blokken in MS Word?

Bovenop het strategisch denkwerk, is het eveneens belangrijk om de praktische kant van de zaak in acht te nemen. Hou steeds rekening met de volgende elementen:

  1. Hoe digitaal werkt ons team vandaag?
  2. Wat is de kwaliteit van de bestaande kennis en informatie?
  3. Welke inspanningen moeten we leveren om de kwaliteit te verbeteren?
  4. Zijn er eerder al digitale initiatieven mislukt? Waarom was dat zo?
  5. Wie leidt het gehele kennis- en informatie proces in ons kantoor?

Stap 2: Boek sneller winst

Dankzij de uitkomst van uw evaluatie in de eerste stap, heeft u een beter overzicht over welke quick wins nuttig zijn voor uw kantoor. Is het nog niet helemaal duidelijk welke zaken een snelle winst opleveren?  We zetten de criteria waaraan een initiatief met snelle winst moet voldoen op een rijtje:

  • Minimale inspanning in implementatie, integratie van de oplossing.
  • Gebruikmakend van meer intelligentie zonder extra inspanningen.
  • In staat zijn om alle informatie en communicatie te verwerken, die opgeslagen zijn in meerdere systemen.
  • Minimale inspanning voor de gebruikers, medewerkers om zich aan te passen.

Enkele voorbeelden van quick wins voor advocatenkantoren zijn bijvoorbeeld:

  • Het gemakkelijk zoeken en vinden van informatie in alle interne bronnen
  • Een sterk kennisbeheer
  • Steeds de juiste en meest relevante informatie raadplegen
  • Het gemakkelijk hergebruiken van tekstblokken voor contracten en cases.

Stap 3: Blijf groeien

En dan de laatste stap, organiseer initiatieven waardoor uw kantoor kan blijven groeien. Eenmaal de quick wins uit stap 2 gerealiseerd zijn, heeft u de mogelijkheid en ruimte gecreëerd om nog meer uit te blinken en u zo sterk te onderscheiden binnen de juridische markt.

Versterk uw positie ten opzichte van concurrenten door te focussen op de volgende groeipunten:

  • Zorg ervoor dat u gemakkelijk informatie kan opzoeken en terugvinden in externe bronnen.
  • Voorzie een digitaal klanten platform, waarmee u gemakkelijk kan communiceren met uw cliënteel.
  • Analyseer alle cases en leer van de uitkomsten.

Met een rugzak vol kennis, op naar de toekomst!

Uiteraard bestaan er nog talrijke andere voorbeelden van initiatieven om uw kantoor te optimaliseren. Maar door deze 3 vermelde stappen te doorlopen bent u alvast goed op weg. Op naar de toekomst! U bent er klaar voor.

Hans Van Heghe

hans-van-heghe

Hans Van Heghe is een erkend expert op het gebied van informatie- en kennismanagement. Hij schreef twee boeken omtrent de materie, namelijk Knowledge Centric Management (2011) en Learning to Swim in Information (2006). Daarnaast is Hans Van Heghe ook oprichter, Managing Director van Knowliah. Knowliah ontwikkelt softwareoplossingen voor het beheer van ongestructureerde informatie en kennis, gebaseerd op zeer innovatieve en intelligente algoritmen en met automatische verrijking van teksten door middel van meta-data.

Hoe besparen in de toekomst? Lees hier hoe u minstens 100.000 € per jaar kan besparen voor uw kantoor.

 

  355