Elektronische archivering

Jos DumortierEen wet van 21 juli 2016 voert een – enkel in België geldende – wettelijke regeling in voor het scannen van papieren originelen en voor de bewaring van elektronische documenten. De aangereikte oplossing zal echter voor de bedrijven administratieve kosten meebrengen. Bovendien is de gekozen aanpak, die sterk afwijkt van die in de buurlanden, weinig zinvol. Jos Dumortier onderwerpt deze wet aan een grondig onderzoek in een tweedelige bijdrage waarvan het eerste deel verschenen is in aflevering 357 van het Nieuw Juridisch Weekblad (NjW) van 1 maart 2017. Hierna vindt u een samenvatting van deze bijdrage.

Wat is het probleem?

Mogen papieren archieven worden gescand en de originelen vernietigd? Hoe moeten elektronische gegevens bewaard worden? Mogen ze worden geconverteerd om ze leesbaar te houden? Informatica evolueert immers snel. Wat is de bewijskracht van elektronische documenten?


Wat is de gebruikelijke oplossing?

Het juridisch antwoord op die vragen is momenteel bijna steeds hetzelfde: zoals bij geschriften op papier moet de authenticiteit en de integriteit van de inhoud gewaarborgd worden. Op welke manier dat best gebeurt, hangt af van de omstandigheden. Bovendien evolueren de technische oplossingen razendsnel.

In dergelijke situaties is het gebruikelijk dat naar standaarden worden verwezen. Rechters, al dan niet bijgestaan door experts, gebruiken standaarden om te oordelen of volgens de 'state-of-the-art' werd gehandeld. Conformiteit met een standaard kan bevestigd worden in een certificaat. Vrij bekend zijn bijvoorbeeld ISO-certificaten.

Dat is ook de aanpak voor elektronische archivering, althans in onze buurlanden. In Frankrijk, bijvoorbeeld, kan elk bedrijf hiervoor een AFNOR-certificaat verwerven. Het verwerven van een certificaat is behoorlijk duur maar uiteraard niet verplicht. Bovendien blijft een rechter vrij om te oordelen over de waarde van een certificaat in een concreet geschil.


Aanpak van de Belgische wetgever

Zoals in Frankrijk en in andere Belgische buurlanden verwijst ook de nieuwe Belgische wet naar standaarden en conformiteitsbeoordeling op eigen kosten. Op grond daarvan kan men 'gekwalificeerd' worden om papieren originelen te scannen en/of om elektronische gegevens te bewaren.

In contrast met het buitenland wordt de 'kwalificatie' in België echter door de overheid georganiseerd. Het juridisch gevolg van de kwalificatie wordt ook bij voorbaat vastgelegd. Eigenaardig is dat men eens en voor altijd gekwalificeerd kan worden. Er is verder geen overgangsregeling voor reeds bestaande elektronische documenten. Ten slotte zal de kwalificatie in de toekomst voor bijna iedereen verplicht worden. Ontsnappen is enkel mogelijk door alles op papier te blijven bewaren of dat, bij eventuele inspectie, minstens te doen geloven. In een tijdperk waarin bedrijven hun elektronische gegevens meer en meer bij geglobaliseerde internetbedrijven onderbrengen, is de Belgische aanpak een anachronisme.




De auteur is advocaat.

Bron: Jos DUMORTIER, “Elektronische archivering. Wet van 21 juli 2016 (deel 1)”, NjW 2017, 130-137.

De volledige tekst vindt u in het Nieuw Juridisch Weekblad (NjW). Klik hier voor meer informatie over het Nieuw Juridisch Weekblad (NjW), alsook voor de abonnementsvoorwaarden.

NjW kan ook gelezen worden op smartphone en tablet. Wie al een abonnement heeft op de papieren versie geniet van een voordeeltarief. Klik hier voor meer informatie over NjW mobiel.

>>> Als u nu een jaarabonnement neemt op NjW ontvangt u gratis het volledige artikel van Jos Dumortier in pdf-formaat. Zend hiervoor een e-mail met vermelding van alle vereiste contactgegevens voor de levering en facturatie van uw abonnement naar: njw@wolterskluwer.be.

De website van NjW: www.e-njw.be

Op Jura vindt u meer rechtsleer over elektronische archivering.


Gepubliceerd op 01-03-2017

  337