2020: streefdatum voor een moderne justitie

Hoe moet de overheidsdienst Justitie er in 2020 voorstaan? Het is een kopbreken voor velen, maar voor weinigen meer dan voor de voorzitter van het directiecomité van de FOD, Jean-Paul Janssens. Janssens kwam ruim een jaar geleden aan het roer van de FOD Justitie. Met zijn managementplan van eind vorig jaar en de recente nota over de informatisering op de schoot vroegen we hem hoe het er nu met de informatisering voorstaat, en wat hij de komende zes jaar allemaal wil, en vooral kan realiseren. ‘Ik hoop dat de volgende minister bijkomend budget kan vragen in de volgende regering.'


Ruth Boone


[Dit zijn fragmenten uit het interview, het volledige interview kunt u lezen in De Juristenkrant nr. 290 van 28 mei 2014]


JeanPaulJanssensEind vorig jaar stelde Jean-Paul Janssens zijn managementplan voor. Daarin verraste hij met een ongeziene keuze: voortaan zouden in het directiecomité van de FOD Justitie ook magistraten zetelen. Dat uitgebreidere directiecomité werd DirCom+ gedoopt. Maar misschien is het nog verrassender dat magistraten tot nu toe geen zeg hadden in hoe het verder moet met justitie? ‘Dat is inderdaad zo. Het is een diepgaande evolutie, maar het kadert in de idee dat magistraten meer willen zijn dan klanten van Justitie, ze willen echte partners zijn, mee beslissen. De justitiehervorming geeft die partners een nieuw statuut, en daarop hebben we willen anticiperen, door hen in het beslissingsproces te betrekken. Ik ben blij dat de minister mij daarin is gevolgd.’

[...]

Janssens werkte samen met zijn directiecomité 10 maanden aan een nota over de informatisering van justitie. Om de silocultuur tegen te gaan, ging hij ook over het muurtje kijken bij de andere overheidsdiensten. ‘De middelen zijn nu eenmaal beperkt, we werken in een context van besparingen, en dus moeten we imaginatif en rigoureus zijn, en oordeelkundige keuzes maken voor goede en duurzame oplossingen. Vroeger dachten we te vaak intra muros, en werden oplossingen uitgewerkt enkel voor ons departement. Maar is het wel nodig om zelf zware informaticaoplossingen te bedenken, terwijl alle departementen dezelfde vragen hebben? Kunnen we die niet groeperen en transversaal werken? Justitie is een groot departement, Financiën ook. We hebben onze IT-specialist Fedict. We kunnen met hen samenwerken op twee domeinen: de netwerken die we gebruiken, zodat informatie snel kan ciruleren, en de infrastructuur, met servers of eventueel in de cloud.’

[...]

APPLICATIES
‘Magistraten en gerechtspersoneel zijn veel gevoeliger geworden voor informatisering. De technologische evolutie in het algemeen heeft de vraag ernaar een belangrijke boost gegeven. Iedereen heeft smartphones en tablets, wat ervoor zorgt dat mensen nu dingen vragen die ze voordien niet vroegen. Maar het is niet altijd makkelijk om eraan te voldoen. We kunnen niet zo snel gaan als Apple of Microsoft, maar ik denk dat we desondanks betrouwbare werkmiddelen kunnen geven, die de mobiliteit ondersteunen. Want ook de manier van werken verandert: men is mobieler, men vraagt om telewerk. Een pc kun je makkelijk overal meenemen, maar je dossiers niet. Daarvoor moeten we applicaties uitwerken. Dat is een belangrijke uitdaging.’
De nota over de informatisering somt een aantal concrete prioriteiten op die de volgende jaren gerealiseerd moeten worden. Het gaat daarbij zowel over de ontwikkeling van nieuwe applicaties en renovatie van verouderde, als om samenwerking met privébedrijven. ‘Justitie moeten af van taken die geen enkele meerwaarde hebben. Ik denk dan bijvoorbeeld aan brieven vouwen en in enveloppes stoppen. Dat moet geautomatiseerd worden. Dat gaan we afstoten door contracten te sluiten met private ondernemingen die daarin gespecialiseerd zijn. Dat is nu al het geval met Bpost, dat alle verkeersboetes van de politieparketten verstuurt. Maar we moeten ook naar een paperless omgeving. In de toekomst zou MACH, de applicatie waarmee de politieparketten en -rechtbanken nu al werken, ons ook moeten toelaten om automatisch de veroordelingen in het Centraal Strafregister in te brengen. Dat is nu nog niet het geval: nu moet de griffie nog een papier invullen, op de post doen, en opsturen naar een dienst hier op de Waterloolaan, die dan alles moet coderen. Ook daar moeten we vanaf.’

[...]

Naast MACH heeft nog een tweede applicatie prioriteit voor Jean-Paul Janssens: VAJA voor de hoven van beroep en arbeidshoven. ‘Via die applicatie kunnen arresten worden ingescand die ondertekend zijn. De griffier kan die automatisch overmaken via web services, met één klik uitprinten als dat nodig is, kopies maken. De griffierechten voor de gedwongen tenuitvoerlegging staat er al op berekend. Op dit ogenblik zijn er 7.000 arresten gescand. In juli zullen alle hoven en arbeidshoven VAJA gebruiken.’
‘De catastrofe met voorgaande informatiseringsprojecten heeft ons geleerd dat we veel meer aandacht moeten hebben voor change management, voor de begeleiding van de mensen op het terrein. Tot nu toe hadden we te veel de neiging om te zeggen ‘het zijn maar de apparaten die we veranderen, dat is niet erg’. Maar het verandert de werksituatie en de gewoontes, het werkproces. Als je dat niet goed begeleidt, kun je weerstand en oppositie krijgen. Met VAJA hebben we daar erg op gelet. We hebben mensen opgeleid; we zijn begonnen in Antwerpen, en we hebben echt veel medewerking gekregen. Die mensen geloofden in het project en hebben het samen met de informatici ontwikkeld. Het zijn zij die daarna de anderen hebben begeleid. Ik denk dat dat één van de redenen van het succes van VAJA is. In het DIRCOM+ hebben we daarom ook beslist dat vanaf nu aan alle informaticaprojecten een aspect change management verbonden zal zijn. Het is echt essentieel.’

[...]

‘Het elektronisch dossier, dat velen willen, is ook ons project. Als ik het over JustScan en VAJA heb, dat is eigenlijk al het begin van het elektronisch dossier. De onderzoeksrechters hebben ook al een elektronisch dossier, via JIOR. Wat advocaten zouden willen, dat ze hun conclusies kunnen overmaken, en info kunnen ontvangen via elektronische weg, gebeurt ook al op verschillende plaatsen, bijvoorbeeld via het mailen van vonnissen, of fixaties. We hebben al een aantal elementen, maar het moet nog veralgemeend en in een structuur worden gegoten.’
Gaan we dan naar 2020? Of nog later? ‘(voorzichtig) Dat is moeilijk te zeggen. We moeten ook duidelijk overeenstemming hebben over wat het elektronisch dossier is. Als het enkel gaat over het overmaken van conclusies via mail, dat zal gebeuren, en een heel stuk vroeger dan 2020. Als het meer is dan dat, namelijk naar een website gaan waar je de conclusies uploadt, waar je info vindt, en informatie kan overmaken, dat is gecompliceerder. Het is geen fantasme, we kunnen iets bouwen dat het leven van de advocaten vergemakkelijkt, maar het totaal geïntegreerde elektronisch dossier, dat zal meer tijd vergen. Want er zijn een heleboel vragen, zowel technisch als budgettair.’

[Het volledige interview kunt u lezen in De Juristenkrant nr. 290 van 28 mei 2014]


Gepubliceerd op 29-05-2014

  191