10 zaken om goed in de gaten te houden bij de aankoop van een beheersoftware voor advocaten

Bij de aanschaf van nieuwe software voor een advocatenkantoor komt veel kijken. Organisaties worden overspoeld met informatie over verschillende soorten oplossingen. Maar de vraag is eigenlijk: waar moet je beginnen om uiteindelijk met de meest passende software voor uw kantoor aan de slag te gaan ? Een aantal do’s en don’ts waarmee advocatenkantoren makkelijker een juiste keuze kunnen maken.

  1. Kies een betrouwbare partner voor de aanschaf van een software . Kijk naar mogelijkheden om investeringen veilig te stellen voor de toekomst. De aangeboden software moet meegroeien met de organisatie. Een flexibele technologie-omgeving is van groot belang, omdat je als kantoor niet goed aan kunt geven waar uw kantoor staat over vijf jaar.
  2. Analyseer uw data-verbruik: hoeveel documenten verwerkt uw kantoor?
    Dit zal mee het soort oplossing bepalen dat uw kantoor nodig heeft.
  3. Welk type gebruiker bent u ? Gebruikt u veel mobiele applicaties (smartphone en tablet) of werkt u liever met een vaste pc ? Is uw kantoor klaar voor de Cloud of bewaart u uw documenten liever lokaal?
  4. Vraag de leverancier van de software om een referentie, zodat u kunt spreken met een confrater over de service en producten die de leverancier biedt.
  5. Welke modules heeft u nodig ? Enkel de basissoftware om documenten en agenda te beheren, of ook uitgebreide modules zoals facturatie, boekhouding, reporting , dictee klantenportaal
  6. Vergeet de opleiding niet. Veel organisaties vergeten de kosten die berekend worden voor trainingen. Zorg dat deze kosten vanaf het begin in het budget worden opgenomen en evalueer daarbij ieder product op de hoeveelheid training die nodig is.
  7. De organisatie van het kantoor is ook van belang. Bent u een solist of een groot kantoor? Elk kantoor werkt op een andere manier. De keuze van een software is belangrijk voor de verdere, vlotte werking van uw kantoor. Eventueel bespaart u zo zelfs op uw administratieve capaciteit.
  8. Informeer naar de prijs. Als organisatie moet je een duidelijk beeld krijgen van de kosten die je maakt bij en ná aankoop van de software. Laat je informeren over de kosten die ná het eerst jaar worden berekend voor onder meer licenties en onderhoud.
  9. Een live demonstratie zegt meer dan een website of folder. Vraag een afspraak bij u op kantoor zodat de software live kan uitgelegd worden. U kan dan ook onmiddellijk al uw vragen stellen.
  10. Het kan zijn dat de interne omgeving van uw kantoor niet klaar is voor implementatie van een software. Onthoud dat hoe eenvoudiger het product te integreren is met de bestaande hard- en software, hoe aantrekkelijker de software voor uw kantoor is.

U vindt hier meer informatie over de beheersoftware voor advocaten van Wolters Kluwer. U kunt ons ook altijd bereiken via 0800/14 500 of klant.BE@wolterskluwer.com. Wij analyseren vrijblijvend de specifieke behoefte van uw kantoor.

Gepubliceerd op 22-08-2016

  51