Vers un état civil numérique (art. 2 à 118 DD droit civil)

Loi portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges

Le législateur procède à une réforme de l’état civil via sa modernisation, son informatisation et sa simplification. Une des nouveautés les plus importantes réside dans la création d’une banque de données centrale des actes de l’état civil (ou BAEC). A partir du 1er janvier 2019, tous les actes de l’état civil seront établis par voie électronique et seront déposés dans cette banque de données. Voici un aperçu des points majeurs de cette réforme.

BAEC

Le 1er janvier 2019, une nouvelle banque de données deviendra opérationnelle : la banque de données centrale des actes de l'état civil. Les 589 registres communaux de l’état civil seront ainsi intégrés au sein d’une banque de données unique. La BAEC est chargée de l’enregistrement central, de la sauvegarde centrale et de la gestion de ces actes.

A partir du 1er janvier 2019, les nouveaux actes seront établis, signés et conservés uniquement de manière électronique. La BAEC aura valeur de source authentique pour ces actes. Les communes devront numériser les « actes anciens » (datant donc d’avant 2019) en cas de modification ou de mention à ceux-ci, ou lors de la délivrance d’un extrait ou d’une copie de ces actes. A noter que les communes peuvent déjà s’atteler à cette tâche avant le 1er janvier 2019.

Actes documentaires uniformes

Toutes les communes devront passer à des actes documentaires uniformes. Les actes protocolaires vont ainsi disparaître. Seul l’officier de l’état civil signera encore les actes, et ce électroniquement. Les parties ne les signeront donc plus. Les annexes seront également uniformisées, et ne seront reprises dans la BAEC que si la loi le prévoit expressément et si elles ne sont pas disponibles dans une autre source authentique. En outre, l’acte ne pourra plus mentionner que ce que la loi prescrit. Les données qui ne consistent pas en des mentions légales officielles ne seront plus indiquées.

Suppression de l’archivage aux greffes

Le double archivage des registres dans les greffes des juridictions va disparaître.

Couplage du Registre national et de la BAEC

Le Registre national et la BAEC seront couplés de façon à ce que les données pertinentes puissent être automatiquement échangées. Lorsqu’un acte ayant trait à une personne inscrite dans le Registre national est établi ou actualisé, les types d’informations du Registre seront également actualisés automatiquement.

Force probante des actes

Les actes de l’état civil constitueront la seule preuve de l’état de la personne, à moins que la loi n’en dispose autrement.

En ce qui concerne la force probante des actes, une distinction sera opérée entre les nouveaux actes électroniques de l’état civil et les anciens actes sur papier.

Les actes électroniques postérieurs à la création de la BAEC auront une valeur probante pleine et entière, jusqu’à inscription de faux en écriture. Les actes enregistrés dans la BAEC sous forme dématérialisée sur la base d’anciens actes papiers, ne seront quant à eux valables que jusqu’à preuve du contraire. En cas de différence entre l’acte papier et la version électronique, l’acte papier fera foi jusqu’à inscription de faux en écriture, pour ce qui concerne les données antérieures à la création de la BAEC.

Copies et extraits

La création de la BAEC implique la garantie d’une prestation de services indépendante du lieu, quelle que soit la commune qui a rédigé l’acte. Ce qui constitue une importante simplification administrative tant pour les citoyens que pour les services publics.

Les copies et extraits seront fournis par le fonctionnaire de l’état civil auquel la demande est adressée, par voie électronique ou via la BAEC.

Afin d’assurer la protection de la vie privée, le nombre de personnes pouvant obtenir un extrait ou une copie d’actes de moins de 100 ans sera limité. Notons toutefois que l’ensemble des services publics auront accès à la BAEC, afin de leur permettre de consulter eux-mêmes les actes lorsqu’ils en auront besoin dans l’exercice de leur mission. Le citoyen ne devra donc plus présenter d’acte aux autorités. Un nombre limité d’autres personnes ont également accès à la BAEC. Il s’agit par exemple de la personne concernée par l’acte, de son avocat, et de certaines catégories professionnelles dans l’exercice de leur fonction (par exemple les magistrats, notaires et parquets).

Modification d’acte

Les mentions marginales vont disparaître. Dans la BAEC, toutes les données seront effectivement enregistrées sous forme de métadonnées et reliées aux actes correspondants par le biais du numéro de l’acte et du numéro national des personnes concernées. Si une décision judiciaire entraîne une modification d’un acte d’état civil et qu’aucun acte ne peut être établi, l’acte existant sera modifié, d’où la création d’une « deuxième version » de l’acte. Les modifications successives seront visibles dans un historique.

Mentions des jugements et arrêts sur les actes

Il est créé un nouveau système de mentions des jugements, arrêts et décisions des autorités belges sur les actes de l’état civil, qui ne s’applique que pour les décisions judiciaires ou d’une autre nature qui ne nécessitent pas une appréciation du contenu des données des décisions ou des actes à portée individuelle. Les autorités compétentes transmettront ces données à la BAEC, qui en fera mention puis liera celle-ci à l’acte auquel elle se rapporte. Ce système pourra notamment être appliqué aux divorces, aux changements de nom, aux annulations d’un mariage, ou encore à la réapparition de l’intéressé en cas de déclaration d’absence ou d’une décision judiciaire de décès. Ces liens électroniques seront visibles lors de la consultation des actes dans la BAEC.

Pour les jugements, arrêts et décisions des autorités belges qui nécessitent bien une appréciation du contenu des données des actes individuels ou des décisions qui modifient l’état civil, un acte de l’état civil devra être dressé par l’officier de l’état civil. Par exemple, un acte d’adoption.

Correction des actes

Afin de diminuer la charge de travail des parquets, l’officier de l’état civil pourra rectifier lui-même les petites erreurs matérielles commises lors de l’élaboration de l’acte de l’état civil. Il s’agit d’erreurs matérielles ou typographiques dans les noms et prénoms ou dans les date, lieu ou heure des faits juridiques constatés par l’acte.
Le tribunal de la famille sera toutefois toujours compétent pour se prononcer sur les rectifications d’actes.

Contrôle

L’officier de l’état civil restera responsable de l’élaboration de l’acte. Le parquet pourra toutefois réaliser un contrôle plus centralisé. La possibilité laissée à l’officier de demander un avis au parquet en cas de doute sérieux quant à l’établissement d’un acte, est désormais clairement prévue par la législation.

Transmission de données

La création de la BAEC va permettre de simplifier la transmission des données. Les greffiers, mais aussi par exemple les fonctionnaires du Service des changements de nom et du Service de l’adoption internationale, pourront envoyer les décisions ou actes judiciaires par le biais de la BAEC. Le recours aux courriers ne sera plus nécessaire. A partir de cette décision transmise, l’officier de l’état civil établira alors un acte de l’état civil, ou la BAEC établira une mention et la reliera automatiquement aux actes concernés. Cela se traduira par un gain substantiel d’efficience et par une réduction des coûts.

Autorité centrale de l’état civil

Signalons encore qu’une « Autorité centrale de l’état civil » sera créée auprès du SPF Justice. Elle formulera des avis aux officiers de l’état civil concernant les conditions à remplir pour pouvoir reconnaître un acte étranger ou une décision judiciaire étrangère de l’état civil.

Textes légaux

Toutes ces nouveautés sont introduites au sein du Titre II, entièrement réécrit, du Livre Ier du Code civil. La structure de ce Titre est en outre revue, afin de présenter ses dispositions de manière plus claire et plus lisible. Les différents actes de l’état civil sont par exemple abordés dans des sections distinctes, qui exposent (dans la mesure du possible) en premier lieu la procédure puis les données qui doivent apparaître sur l'acte. Ces données sont en outre limitées à l’essentiel.

D’autres articles du Code civil sont également modifiés, et certaines dispositions du Code judiciaire, du Code pénal, du Code d’Instruction criminelle et du Code de la nationalité belge sont également adaptées afin de tenir compte de la création de la BAEC.

Entrée en vigueur

La réforme de l’état civil entrera en vigueur le 1er janvier 2019. Plusieurs mesures transitoires sont prévues, notamment par rapport à la numérisation des anciens actes sur papier au sein de la BAEC.

Source: Loi du 18 juin 2018 portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges, M.B., 2 juillet 2018 (art. 2-118 DD droit civil)
Voir également
Code d'instruction criminelle (art. 106)
Code de droit international privé (art. 31)
Loi sur les étrangers (art. 79quater)
Code consulaire (art. 7, 10, 15 et 17)
Code pénal (art. 263, 264, 361, 362 et 391octies)
Ilse Vogelaere / Benoît Lysy
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