Une circulaire clarifie la législation et l’examen des documents étrangers

Depuis le 15 juin 2014, le Code consulaire constitue la base de la légalisation et de l’examen des documents étrangers. Parmi les nouveautés, on citera notamment la possibilité pour les autorités concernées, notamment les départements ministériels belges, les officiers de l’état civil, les parquets et les administrations communales, de demander une enquête sur l’authenticité du contenu des décisions judiciaires émanant de l’étranger ou des actes authentiques qu’elles reçoivent. L’enquête peut aussi être effectuée d’office par le consul s’il a de sérieux doutes concernant l’authenticité du contenu du document à légaliser. Le ministre des Affaires étrangères, Didier Reynders, fournit dans une circulaire des précisions complémentaires concernant la légalisation et l’examen des documents étrangers. Cette circulaire remplace la version de 2006.

Pas d’acceptation automatique des documents légalisés

Afin que des décisions judiciaires étrangères ou des actes authentiques étrangers puissent être produits en Belgique (en intégralité ou en extrait, en original ou en copie), ils doivent être légalisés. La législation confirme l’authenticité de la signature, la qualité en laquelle le signataire de l’acte a agi et, le cas échéant, l’identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu. Elle constitue de cette manière un instrument destiné à vérifier les documents et à prévenir la fraude.

Mais la procédure ne se prononce pas sur l’authenticité matérielle ou sur l’exactitude juridique du contenu du document légalisé. C’est pourquoi le Code consulaire donne à « toutes les autorités concernées » la possibilité de demander aux postes consulaires à l’étranger de réaliser une enquête sur l’authenticité du contenu du document qui leur est présenté. Il s’agit ici de « toute autorité belge qui reçoit une décision judiciaire étrangère ou un acte authentique étranger déjà légalisé(e) ou apostillé(e) ou dispensé(e) de légalisation comme document probant ou pièce justificative dans le cadre d’une demande ». Il peut s’agir d’expéditions ou d’extraits d’actes de l’état civil, d’actes notariés, d’attestations de nationalité, d’attestations de résidence, d’attestations de composition de famille, de jugements, de papiers de douane ou d’attestations d’exportation ou d’importation, etc. Le chef de poste consulaire peut lui aussi démarrer une enquête.

Dans sa circulaire, le ministre Reynders insiste sur le fait que les documents légalisés ne doivent pas être automatiquement acceptés dans notre pays : une acceptation aveugle des décisions judiciaires étrangères et actes authentiques étrangers, sur la base d’un contrôle ne portant que sur la compétence du signataire, ne sert pas les intérêts de notre pays en matière de lutte contre la fraude et de lutte contre l’immigration illégale, au regard de la législation belge et des obligations internationales de la Belgique à ce niveau.

En cas de doute, avant ou après la législation

Il est possible de demander une enquête lorsqu’il existe de sérieux doutes sur la véracité de documents étrangers, sur la conformité avec la législation locale ou l’authenticité du contenu du document. Le poste consulaire de carrière procèdera à un examen sur le fond, indépendant de l’examen « formel » propre à la légalisation. C’est pourquoi l’enquête peut avoir lieu avant ou après la légalisation et peut être réalisée indépendamment d’éventuelles remarques « prima facie » ayant été annexées à la légalisation.

Outre le poste consulaire de carrière, l’enquête peut également être effectuée via les services d’un poste consulaire de carrière d’un État membre de l’Union européenne ou via un expert désigné à cet effet par le poste consulaire de carrière. Mais l’enquête est toujours réalisée sous la direction du poste consulaire de carrière.

Résultat sur une feuille annexée

Selon le Code consulaire, le résultat de l’enquête figure sur l’acte. Mais en pratique, cela se fait sur une feuille annexe qui est attachée à la décision judiciaire étrangère ou à un acte authentique étranger. Le sceau du poste consulaire est apposé en partie sur le document étranger lui-même et en partie sur la feuille qui y est annexée.

50 euros par document

Le poste consulaire de carrière demande une indemnité de 50 euros par document pour couvrir les frais d’enquête. Ce montant est payé par la/les personnes concernée(s) par le document ou par l’autorité qui soumet le document à enquête (celle-ci répercute le cas échéant le montant auprès de la personne concernée). Si le document s’avère, suite à enquête, authentique tant au niveau matériel qu’au niveau du contenu et en conformité avec la législation locale, les frais de l’enquête sont à charge de l’État belge. Les frais sont alors remboursés à l’intéressé.

Demande auprès du service Légalisation

Les autorités belges doivent introduire une demande d’enquête auprès du service Légalisation et lutte contre la fraude documentaire du SPF Affaires étrangères. Pour cela, elles doivent remplir le formulaire annexé à la circulaire. Elles doivent en outre joindre à la demande une preuve de paiement de l’indemnité d’enquête, laquelle s’élève à 50 euros par document. Le SPF Affaires étrangères transmet à son tour le dossier au poste consulaire de carrière compétent pour le lieu de délivrance du document. Les résultats de l’enquête sont renvoyés par le poste consulaire au SPF qui contacte l’autorité qui a demandé l’enquête. Les montants versés sont éventuellement remboursés à l’autorité concernée par le SPF.

Source:Circulaire du 14 janvier 2015 relative à la légalisation et à l'examen des documents étrangers, M.B., 22 janvier 2015
Voir égalementLoi du 12 décembre 2013 contenant le Code consulaire, M.B., 21 janvier 2014Arrêté royal du 19 avril 2014 modifiant l'arrêté royal du 12 juillet 2006 relatif à la légalisation de décisions judiciaires ou actes authentiques étrangers, M.B., 4 juin 2014Arrêté royal du 19 avril 2014 fixant la date de l'entrée en vigueur de la loi du 21 décembre 2013 portant le Code consulaire, M.B., 30 avril 2014Circulaire du 14 décembre 2006 portant instructions en matière de légalisation, M.B., 11 janvier 2007Code de droit international privé (art. 30)

Laure Lemmens

Circulaire relative à la légalisation et à l'examen des documents étrangers

Date de promulgation : 14/01/2015
Date de publication : 22/01/2015

Publié 27-01-2015

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