Précisions sur le traitement des données reprises sur les passeports et titres de voyage belges

La délivrance de passeports et de titres de voyage implique le traitement de nombreuses données personnelles. Un cadre légal clair a aujourd’hui été adopté à cet effet. Des limites sont ainsi fixées au SPF Affaires étrangères – qui est chargé de délivrer les passeports et titres de voyage belges – et le droit à la vie privée des citoyens est garanti. Les nouvelles règles devraient également permettre de rendre les passeports et les titres de voyage plus fiables et plus sûrs.

Données personnelles

La nouvelle loi détermine clairement les données personnelles qui peuvent être traitées, à quelles fins, combien de temps elles peuvent être conservées et ce qu’il doit en être fait par après, et qui peut y avoir accès. Le ministre des Affaires étrangères est désigné comme responsable pour le traitement automatisé des données.

Production de passeports

Il existe trois types de données utilisées dans le cadre de la production de passeports et de titres de voyage. Elles concernent soit le titulaire du passeport, soit le passeport ou le titre lui-même, soit la production de ceux-ci.

Les données relatives au titulaire du passeport ou du titre sont :

  • ses nom de famille, prénoms, date et lieu de naissance, et sexe ;
  • sa signature ;
  • son numéro de Registre national ;
  • l’image numérisée de sa photo faciale ;
  • l’image numérisée des empreintes digitales de son index de la main gauche et de la main droite ou, en cas d'invalidité ou d'inaptitude, d'un autre doigt de chaque main ;
  • sa nationalité (sauf pour les titres de voyage pour étrangers, apatrides et réfugiés) ;
  • ses adresse, adresse électronique et numéro de GSM.

Quelques données sont également conservées par rapport au passeport ou au titre de voyage eux-mêmes, à savoir :

  • le numéro du passeport ou du titre de voyage belge ;
  • le type de passeport ou titre de voyage belge ;
  • la procédure de demande (normale ou urgente) ;
  • les date et lieu de délivrance ;
  • l’autorité de délivrance ;
  • et la date d'expiration.

Enfin, les données portant sur la production du passeport portent sur :

  • le lieu de production et le lieu de dépôt de la demande ;
  • la date de réception de la demande et le numéro d’ordre de celle-ci ;
  • l’administration de dépôt de la demande ;
  • la date de l'envoi du passeport ou du titre de voyage belge à l'administration de dépôt ;
  • le numéro d'envoi ;
  • les données de facturation ;
  • et les données concernant le remplacement gratuit du passeport.

Toutes ces données sont conservées durant trois mois. Cette période est nécessaire pour le traitement de la demande, pour la production et la livraison du passeport par une firme spécialisée et pour la délivrance au titulaire.

Par la suite, l’image numérisée des empreintes digitales est détruite, de même que l’adresse, l’adresse électronique et le numéro de GSM. Un Belge à l’étranger peut demander à ce que ces données soient conservées durant dix ans.

Les autres données récupérées sont supprimées du traitement des données, mais pas détruites. Elles sont transférées vers d’autres systèmes de traitement automatisé, notamment dans le cadre de la lutte contre la fraude et de la facturation.

Puce électronique

Les passeports et titres de voyage disposent d’une puce électronique sur laquelle sont stockées les données personnelles. Cela permet d’identifier plus facilement les titulaires lors d’un passage aux frontières.

Une dizaines d’informations différentes sont placées sur la puce :

  • le nom de famille, les prénoms, la date et le lieu de naissance, le sexe ;
  • l'image numérisée de la photo faciale et des empreintes digitales ;
  • la nationalité (sauf pour les titres de voyage pour réfugiés, apatrides et étrangers) ;
  • la date de délivrance et la date d'expiration du document, ainsi que l'autorité qui l'a délivré ;
  • le numéro du passeport ou titre de voyage belge ;
  • le type de document ;
  • le code ISO du pays émetteur ;
  • une copie de la zone lisible à la machine ;
  • une copie de la page de données ;
  • et le numéro de série de la puce.

Ces données restent sur la puce aussi longtemps que le passeport n’est pas détruit.

Lutte contre la fraude

Le SPF conserve également des données en vue de lutter contre la fraude aux passeports et titres de voyage belges. Ces données sont également transmises au SPF Intérieur pour l’application Checkdoc. Celle-ci empêche la récupération de données issues de papiers d’identité perdus ou volés en les rendant inutilisables. Cela devrait rendre moins intéressants le vol, le recel et le trafic de ces documents.

Il existe également trois types de données dans ce contexte : sur le titulaire, sur le passeport ou le titre lui-même, et sur la production de ceux-ci.

Les données relatives au titulaire sont les suivantes :

  • ses nom de famille, prénoms, date et lieu de naissance, et sexe ;
  • sa signature ;
  • son numéro de Registre national ;
  • l’image numérisée de sa photo faciale ;
  • sa nationalité (sauf pour les titres de voyage pour étrangers, apatrides et réfugiés).

Les données conservées par rapport au passeport ou au titre de voyage eux-mêmes sont :

  • le numéro ;
  • le type ;
  • la procédure de demande (normale ou urgente) ;
  • les date et lieu de délivrance ;
  • l’autorité de délivrance ;
  • et la date d'expiration.

Enfin, les données portant sur la production du passeport portent sur :

  • le lieu de production ;
  • le lieu de dépôt, la date de réception et le numéro d’ordre de celle-ci ;
  • le refus éventuel de la demande ;
  • le statut de production, avec date ;
  • l’administration de dépôt de la demande ;
  • la date de l'envoi des documents à l'administration ;
  • le numéro d'envoi ; et
  • le statut de la puce.

Toutes ces données sont conservées durant 20 ans. Elles sont ensuite toutes détruites.

Cette durée de 20 ans est nécessaire afin de pouvoir lutter efficacement contre la fraude. Il est en effet de plus en plus question de « fraude intellectuelle » liée aux passeports et aux titres de voyage, car ces documents deviennent de plus en plus difficiles à contrefaire en raison des empreintes digitales et de la photo du titulaire sur la puce. C’est pourquoi les milieux criminels tentent surtout d’obtenir un vrai passeport personnalisé, mais pour une fausse identité.

Afin de lutter contre cette forme de fraude, les données du demandeur seront comparées avec celles figurant sur les passeports et titres de voyage antérieurs. Etant donné qu’un passeport n’est valable que dix ans au maximum, il a été décidé de fixer la durée de conservation des données à deux fois dix ans. De cette manière, les données peuvent toujours être comparées avec celles d’au moins deux passeports délivrés précédemment. Grâce par exemple à un logiciel de reconnaissance faciale, il sera possible de comparer la photo faciale du demandeur avec celle des deux derniers passeports ou titres de voyage.

Indemnisation pour documents défectueux

En cas de passeport ou de titre de voyage défectueux, le SPF Affaires étrangères fournit gratuitement un nouvel exemplaire de ceux-ci, ayant la même période de validité que les documents d’origine. Dans certains cas, le titulaire peut bénéficier d’une indemnisation pour le préjudice subi en raison de la défectuosité, par exemple pour les frais de nourriture et de logement. Un passeport ou titre est défectueux lorsqu’il présente un défaut de production le rendant inutilisable pour voyager.

En vue du bon déroulement de la procédure d’indemnisation et du suivi de celle-ci, le SPF doit disposer de certaines données personnelles. Il s’agit :

  • le nom de famille du titulaire ;
  • le numéro de dossier de la demande d’indemnisation ;
  • le numéro du passeport ou titre de voyage défectueux ;
  • le numéro du document de remplacement ;
  • la raison et la date du remplacement ;
  • la date de demande d'indemnisation ;
  • le montant d'indemnisation réclamé et attribué ;
  • la date de décision d'indemnisation ;
  • l'accord du demandeur avec la décision d'indemnisation ; et
  • le numéro de téléphone, le numéro de compte bancaire, l’adresse du demandeur et l’adresse électronique du demandeur.

Le SPF conserve ces données personnelles durant 66 mois. La première période de six mois permet à l’administration de traiter la demande d’indemnisation. Un délai de conservation de 60 mois est ensuite observé. Il est basé sur les règles de conservation des archives et documents comptables.

Par la suite, toutes les données seront détruites.

Pré-enregistrement et remplacement du passeport des Belges à l’étranger

Les Belges inscrits au registre de la population consulaire à l’étranger ont la possibilité de faire pré-enregistrer leurs données à caractère personnel au poste diplomatique ou consulaire de carrière de leur choix et de demander à ce qu’elles y soient conservées, en vue d’une demande de passeport ultérieure.

Cette possibilité est principalement prévue pour les personnes qui habitent loin d’un poste consulaire. Celles-ci peuvent faire enregistrer leurs données à l’avance de telle sorte qu’elles n’auront pas à le refaire lors d’une future demande de passeport.

Les données du titulaire du passeport sont donc récupérées. Il s’agit des mêmes données que celles qui sont conservées par rapport à la production du document.Les données sont conservées durant un an à partir de la date de pré-enregistrement. Elles peuvent être supprimées avant ce terme lorsque le Belge fait effectivement sa demande de passeport. Dans ce cas, elles sont transférées vers le système de traitement des données en vue de la production de passeports belges. Si aucun passeport n’est demandé au cours du délai d’un an, les données sont détruites.

Les Belges qui disposent déjà d’un passeport reçu auprès d’un poste diplomatique ou consulaire de carrière peuvent toutefois demander que leurs données personnelles soient conservées après délivrance de leur passeport. Et ce dans l’hypothèse où leur passeport devrait être remplacé car perdu, volé ou défectueux.

Dans ce cas, les données du titulaire et du passeport lui-même sont récupérées. Il s’agit des mêmes données que lors de la production du passeport. Elles peuvent être conservées durant dix ans maximum à partir de la date de délivrance du passeport. Elles seront ensuite retirées du système et transférées dans le traitement des données en matière de lutte contre la fraude. La photo numérisée des empreintes digitales et l’adresse, l’adresse e-mail et le numéro de GSM doivent toujours être détruites après ces dix ans.

Facturation

Le SPF Affaires étrangères collecte également les données pour la facturation des passeports et titres de voyage belges. Ces données seront utilisées par le fabricant pour établir ses opérations de facturation au SPF, et par le SPF pour la facturation aux communes et provinces. Elles sont également utilisées dans le cadre du contrôle de la facturation.

Seuls les nom, date de naissance et numéro de registre national du titulaire sont enregistrés.

En ce qui concerne le passeport ou le titre, le numéro, le type, la procédure de demande (normale ou urgente), la date et le lieu de la délivrance ainsi que l’autorité de délivrance sont conservées.

Deux données liées à la production des documents sont également gardées : les données de facturation et les données relatives au remplacement gratuit.

Les données sont nécessaires au suivi administratif et comptable de l’opération de facturation. Le SPF facture sur la base de la liste des passeports fabriqués par le producteur, directement aux communes, administrations provinciales et postes consulaires.

Toutes ces données sont conservées durant cinq ans.

Par la suite, les données relatives au titulaire et au passeport sont retirées. Elles sont encore conservées dans le cadre du pré-enregistrement et du remplacement du passeport des Belges à l’étranger, et dans le cadre de la lutte contre la fraude.Les données relatives à la production du passeport sont détruites après cinq ans.

Utilisation des données

La loi désigne les personnes qui ont accès aux données pour chacun des six systèmes de traitement automatisé des données personnelles.

Le personnel qui effectue les contrôles des frontières reçoit notamment accès aux données de la puce électronique.

Les données récupérées dans le cadre de la lutte contre la fraude peuvent notamment être utilisées par la police fédérale lors de contrôles des frontières. Le personnel ou les magistrats des services de police, ainsi que les services judiciaires et de renseignements ont accès à ces données dans le cadre des enquêtes sur les fraudes. Le personnel du SPF Intérieur chargé de la gestion de Checkdoc ont également accès à ces données.

Renseignements au demandeur

Le demandeur d’un passeport ou d’un titre de voyage reçoit une confirmation des données enregistrées sur la puce électronique et dans les traitements automatisés. Il est également informé de ses droits et obligations.

Chaque titulaire d’un passeport ou d’un titre belge peut consulter les informations correspondantes auprès de l’autorité qui l’a délivré ou du SPF Affaires étrangères, et peut exiger qu’une rectification soit apportée si les données ne sont pas reprises de manière précise, complète et exacte.

Secret professionnel

Le secret professionnel est applicable pour toute personne intervenant dans la collecte, le traitement ou la transmission des informations. Toutes ces personnes doivent assurer la sécurité des données, et empêcher que celles-ci soient modifiées ou endommagées, ou qu’elles soient transmises à des personnes n’y ayant pas accès.

Toute infraction à ces règles est punie pénalement, d’une amende de 26 à 500 euros.

Entrée en vigueur

La nouvelle loi du 10 février 2015 entre en vigueur le 12 mars 2015.

Source:Loi du 10 février 2015 relative aux traitements automatisés de données à caractère personnel nécessaires aux passeports et titres de voyage belges, M.B., 2 mars 2015
Voir égalementCode consulaire, art. 52 et s.

Ilse Vogelaere / Benoît Lysy

Loi relatif aux traitements automatisés de données à caractère personnel nécessaires aux passeports et titres de voyage belges

Date de promulgation : 10/02/2015
Date de publication : 02/03/2015

Publié 05-03-2015

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