Modalités d’élaboration et d’adoption du plan pluriannuel de la Régie des Bâtiments sur les besoins immobiliers

En mai 2014, sur l’impulsion de l’ancien Secrétaire d’Etat à la Régie des Bâtiments Servais Verherstraeten, le législateur a posé les bases d’une action de redynamisation de la Régie via deux modifications majeures : d’une part la création d’un Comité stratégique en vue de responsabiliser les clients, et d’autre part, la mise en œuvre concrète des plans pluriannuels sur les besoins immobiliers. Aujourd’hui, le ministre Jambon apporte les précisions nécessaires quant à l’élaboration, la concertation, la validation et l’approbation de ces plans.

Plan pluriannuel

En vertu de la loi du 24 avril 2014, la Régie des Bâtiments est donc chargée d’élaborer un plan pluriannuel sur les besoins immobiliers de l’autorité fédérale. Ce plan comprendra trois « niveaux hiérarchiques », à savoir :

  • un niveau stratégique, dénommé « Vision stratégique » reprenant les objectifs à long terme des différents clients et de la Régie, et qui est synthétisé dans une Stratégie immobilière coordonnée ;
  • un niveau tactique, dénommé « Masterplan » représentant la traduction de la Stratégie immobilière coordonnée en objectifs généraux par type de fonction et/ou client sur une zone géographique déterminée, et définis dans le temps ;
  • un niveau opérationnel, dénommé « Plan Opérationnel » comprenant la liste des Opérations Immobilières assurant la réalisation des Masterplans.

On parle ici de hiérarchie car chaque niveau de planification constitue le cadre d'exécution du niveau inférieur. Les objectifs fixés au niveau supérieur sont donc transposés au niveau intermédiaire qui fixe le cadre pour le niveau d'exécution.Toutefois, à défaut de niveaux stratégique et tactique, l'élaboration du Plan Opérationnel peut avoir lieu de manière transitoire sans ces niveaux supérieurs.

Vision stratégique

Le ministre Jambon explique aujourd’hui que la « Stratégie immobilière coordonnée » résulte de la confrontation des « Intentions stratégiques des Clients » et des « Intentions stratégiques de la Régie ».

Les Intentions stratégiques des Clients sont établies en collaboration entre chaque Client (c’est-à-dire les services de l'Etat que la Régie doit héberger, tels que le SPF Justice ou Finances, ou le Palais des Beaux-Arts) et le Front Office de la Régie pour une période de 10 ans. Le Front Office désigne ici l’entité regroupant le service « Gestion Clients » et le service « Stratégie et Gestion Immobilière » de la Régie des Bâtiments.

Ces Intentions doivent être formellement approuvées par le ministre de tutelle du SPF, du Service Public de Programmation ou de l'Organisme d'Intérêt public, et sont actualisées tous les trois ans.

Les Intentions stratégiques de la Régie des Bâtiments sont établies en collaboration entre le Front Office et le Back Office (qui est l’entité regroupant l'ensemble des services opérationnels de la Régie) et approuvées par le ministre de tutelle sur proposition du Comité de Direction après avis du Comité stratégique. Elles sont elles aussi établies pour une période de dix ans et actualisées tous les trois ans.

Le Front Office va donc confronter ces différentes intentions pour donner naissance à la « Stratégie immobilière coordonnée » sur un horizon de dix ans. Celle-ci peut toutefois être actualisée en cas de modification majeure dans les intentions stratégiques d'un client ou de la Régie des Bâtiments.

Le premier plan de Stratégie immobilière coordonnée doit être approuvé en 2015 par le Conseil des ministres.

Masterplans

Le niveau tactique du plan pluriannuel est organisé sous la forme d’un « Masterplan », qui fixe les orientations générales en matière de localisation et de programmation. La traduction de ce Masterplan dans les opérations immobilières nécessaires à sa réalisation se fait dans le cadre du troisième niveau (Plan Opérationnel).

Le Masterplan est élaboré sur la base de la Stratégie immobilière coordonnée, en concertation entre la Régie et les Clients concernés. Chaque Masterplan mentionne la portée géographique, le ou les Clients concernés, les types de fonctions des bâtiments impactées (telles que bâtiment administratif, archives, établissement culturel ou scientifique, établissement judiciaire ou pénitentiaire, centre pour refugiés, lieu de culte, école, etc.), la situation à atteindre, les objectifs poursuivis et la liaison avec la Stratégie immobilière coordonnée, ainsi que l’étude d’opportunité des Opérations Immobilières envisagées incluant une analyse coût-bénéfice et un schéma temporel de réalisation de ces opérations.

Le premier Masterplan doit être approuvé en 2015 par le Comité de Direction, le ministre de tutelle de la Régie après avis du Comité stratégique, et le ministre de tutelle de chaque Client impacté. Les Masterplans doivent également être approuvés par le Conseil des ministres.

Plan Opérationnel

Enfin, le troisième niveau hiérarchique du plan pluriannuel est le niveau opérationnel, dénommé « Plan Opérationnel ». Ce Plan est établi par client en concertation entre le Front Office, le Back Office et les Clients. Il doit être approuvé pour le 1er octobre de chaque année et porte sur une durée de trois ans.

Le Plan Opérationnel concrétise l'exécution des Masterplans approuvés et reprend les priorités d'exécution de l'ensemble des Opérations Immobilières. Il tient également compte des ressources budgétaires et humaines mises à la disposition de la Régie. En pratique, il comprend :

  • la liste de toutes les Opérations Immobilières connues (y compris les travaux d'entretien extraordinaire) ;
  • la référence au Masterplan auquel chaque Opération se rapporte ;
  • la liaison en amont et en aval avec d'autres opérations immobilières et les conditions d'exécution ;
  • le montant estimé des Opérations Immobilières, le mode de financement prévu et l'impact budgétaire ventilé par année ;
  • le nom du chef de projet en charge de l'opération, sauf pour l'année Y+3, Y étant l'année d'approbation du plan opérationnel ;
  • un montant forfaitaire pour :
    • les travaux réalisés sur facture ;
    • les travaux urgents ;
    • les travaux d'entretien ordinaire ;
    • et la révision des prix et les décomptes.

Le Plan Opérationnel doit être validé par le Comité de Direction de la Régie et approuvé par le ministre compétent. Il doit être actualisé chaque année en respectant la bonne exécution des Masterplans, mais peut également être modifié en cours d’année en cas de circonstances imprévues, après concertation préalable avec les clients impactés.

Le premier Plan Opérationnel incluant tous les clients doit être approuvé en 2015.

Entrée en vigueur

Ces modalités du plan pluriannuel entrent en vigueur le 4 octobre 2015, soit 10 jours après leur publication au Moniteur belge.

Source:Arrêté royal du 12 juillet 2015 instaurant les modalités pour l'établissement des plans pluriannuels pour les besoins immobiliers en exécution de l'article 5, § 2, de la loi du 1er avril 1971 portant création d'une Régie des Bâtiments, M.B., 24 septembre 2015
Voir égalementLoi du 1er avril 1971 portant création d'une Régie des Bâtiments, M.B., 27 mai 1971Loi du 24 avril 2014 modifiant les articles 1er et 5 de la loi du 1er avril 1971 portant création d'une Régie des Bâtiments, M.B., 21 mai 2014Arrêté royal du 12 juillet 2015 relatif à l'installation, à la composition et au fonctionnement du Comité stratégique en exécution de l'article 5, § 1er, de la loi du 1er avril 1971 portant création de la Régie des Bâtiments, M.B., 24 septembre 2015

Benoît Lysy

Arrêté royal instaurant les modalités pour l'établissement des plans pluriannuels pour les besoins immobiliers en exécution de l'article 5, § 2, de la loi du 1er avril 1971 portant création d'une Régie des Bâtiments

Date de promulgation : 12/07/2015
Date de publication : 24/09/2015

Publié 28-09-2015

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