Légalisation de décisions judiciaires et actes authentiques étrangers : un nouveau cadre légal pour la plateforme eLegalisation

Arrêté royal concernant la manière dont la légalisation est effectuée et les refus possibles de légalisation

En Belgique, les apostilles et légalisations électroniques de décisions judiciaires et actes authentiques étrangers sont devenues la norme depuis quelque temps déjà. Le cadre légal n’ayant pas tout à fait suivi cette évolution, le gouvernement fédéral a édicté des règles claires concernant la procédure électronique et l’utilisation de la plateforme en ligne eLegalisation.

Procédure électronique

Depuis le 1er mai 2018, les apostilles ne sont plus délivrées que de manière électronique. Les légalisations sont également traitées de manière électronique, là où c’est possible. Mais comme tous les pays n’acceptent pas cette légalisation électronique, les citoyens peuvent encore se présenter aux guichets du service légalisation du SPF Affaires étrangères avec la légalisation électronique qu’ils ont reçue pour en obtenir la version papier.

Le service légalisation du SPF Affaires étrangères a créé la plateforme eLegalisation pour délivrer les apostilles et légalisations électroniques.

Cette plateforme est utilisée dans notre pays, mais également dans tous les postes consulaires belges à l’étranger qui sont compétents pour effectuer des légalisations à l’étranger. Les documents à destination de la Belgique sont légalisés de manière électronique. Les documents à destination d’un pays tiers peuvent encore être légalisés sur papier, à la demande du citoyen.

Il convient de noter que le programme eLegalisation n’a pas pour finalité de traiter des données à caractère personnel. Il s’agit d’une interface utile pour la gestion des demandes de légalisation ou d’apostille entre l’usager et le service compétent pour légaliser.

Nouvelles règles de base

Les nouvelles règles prévoient que :
  • le programme tient un registre des documents apostillés et légalisés ;
  • les services et personnes habilités à légaliser agissent uniquement sur demande introduite par la personne physique ou morale intéressée par la légalisation du document à l’étranger ou en Belgique ;
  • le système informatique stocke les données des documents légalisés et apostillés pour une période de septante-cinq ans ;
  • la possibilité pour l’usager en possession des données de la légalisation ou de l’apostille (numéro de contrôle et date) d’obtenir le document électronique légalisé et apostillé est limitée à dix ans ;
  • à côté des motifs habituels de refus de légalisation (comme la signature n’est pas celle du fonctionnaire compétent, le fonctionnaire qui signe n’est pas compétent, le cachet ou le timbre est faux ou falsifié ou inhabituel, la traduction est manquante, ou le contenu est contraire à l’ordre public belge), il est désormais possible de refuser la légalisation d’un document sur la base des résultats de l’enquête sur le contenu du document. La circulaire du 14 janvier 2005 qui contient les instructions relatives à cette enquête reste inchangée.

Entrée en vigueur : le 23 mars 2020.

Source: Arrêté royal du 8 mars 2020 concernant la manière dont la légalisation est effectuée et les refus possibles de légalisation, M.B. 13 mars 2020.
Voir aussi
Arrêté royal du 12 juillet 2006 relatif à la légalisation de décisions judiciaires ou actes authentiques étrangers, MB 11 janvier 2007.
Circulaire du 29 novembre 2018 complétant la circulaire du 14 janvier 2015 relative à la légalisation et à l'examen des documents étrangers, MB 20 décembre 2018.
Loi du 3 juillet 2019 portant modification de la loi du 21 décembre 2013 portant le Code consulaire et de la loi du 10 février 2015 relative aux traitements automatisés de données à caractère personnel nécessaires aux passeports et titres de voyage belges, MB 22 aout 2019.
Laure Lemmens
Wolters Kluwer
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