Covid-19 : les institutions de retraite professionnelle peuvent reporter la tenue de leur assemblée générale et le dépôt de leurs comptes annuels

Loi portant des mesures exceptionnelles visant les institutions de retraite professionnelle dans le cadre de la pandémie COVID-19

Dans le cadre de la pandémie de Covid-19, il est difficile pour les institutions de retraite professionnelle (IRP) de remplir leurs obligations de reporting à l’égard de la FSMA et de la Banque nationale de Belgique et d’organiser leurs assemblées générales et les réunions de leurs organes opérationnels.

C’est la raison pour laquelle la loi du 14 mai 2020 introduit temporairement certaines mesures d’assouplissement qui devraient donner aux IRP la flexibilité nécessaire.

Un report pour les comptes annuels et le rapport du commissaire

Les IRP bénéficient d’un report de deux mois pour transmettre leurs comptes annuels et leur rapport de gestion relatifs à l’exercice 2019 à l’Autorité des services et marchés financiers (FSMA).
Elles peuvent donc les transmettre jusqu’au 31 août 2020, au lieu du 30 juin 2020.

Les commissaires agréés des IRP peuvent également transmettre leurs rapports de gestion relatifs à l’exercice 2019 à la FSMA pour le 31 août 2020 au plus tard.

Les administrateurs des IRP peuvent déposer les documents suivants relatifs à l’exercice 2019 à la Banque nationale de Belgique (BNB) pour le 30 septembre 2020 :
  • les comptes annuels et le rapport de gestion ;
  • un document contenant les nom et prénom des administrateurs et du(des) commissaire(s) en fonction ;
  • le rapport du(des) commissaire(s).

Un report pour l’assemblée générale

La loi du 14 mai 2020 introduit temporairement certaines mesures d’assouplissement pour l’organisation de l’assemblée générale et des réunions des organes opérationnels des IRP.

Les IRP peuvent reporter leur assemblée générale ordinaire jusqu’à ce que la situation soit redevenue normale, mais elle doit avoir lieu au plus tard le 31 août 2020.
Les IRP qui avaient déjà convoqué leur assemblée générale au moment de l’entrée en vigueur de ce régime spécial (1er mars 2020) peuvent bénéficier de ce report, pour autant qu’elles en informent correctement les membres qui peuvent participer à cette assemblée générale.

Les IRP peuvent organiser et tenir leur assemblée générale au moyen de techniques de télécommunication à distance, par exemple par vidéoconférence.

Le conseil d’administration d’une IRP peut imposer, même à défaut de toute autorisation statutaire, aux participants à toute assemblée générale d’exercer leurs droits exclusivement :
  • en votant à distance avant l’assemblée générale au moyen d’un formulaire mis à disposition par le conseil d’administration ou sur un site internet ; et/ou
  • en donnant une procuration avant l’assemblée générale, tout en respectant les modalités prévues dans les statuts.

Les formulaires de vote à distance et les procurations sont envoyés à l’IRP à l’adresse indiquée, si nécessaire uniquement par voie électronique. Un e-mail contenant une version scannée ou photographiée suffit.

Toute décision du conseil d’administration peut être prise par consentement unanime de l’ensemble de ses membres, exprimé par écrit ou par tout autre moyen de communication visé à l’article 2281 du Code civil.

Toute réunion du conseil d’administration ou d’un autre organe opérationnel peut être tenue au moyen des techniques de télécommunication permettant une délibération collective, comme les conférences téléphoniques ou les vidéoconférences.

Statut des IRP

Les IRP sont chargées de la gestion et de la mise en œuvre – principalement – des régimes de retraite complémentaire.

Les IRP de droit belge doivent être constituées sous la forme d’un organisme de financement de pensions (OFP). Ce statut est régi par la loi du 27 octobre 2006 relative au contrôle des institutions de retraite professionnelle, et non par le Code des sociétés et des associations.

La composition des organes de ces institutions est très spécifique. Ainsi, les entreprises d’affiliation et les sponsors des régimes de retraite gérés sont obligatoirement membres de l’assemblée générale et le conseil d’administration est généralement entièrement composé des entreprises d’affiliation, des affiliés ou de leurs représentants.

Entrée en vigueur

La loi du 14 mai 2020 produit ses effets à partir du 1er mars 2020.

Elle est applicable du 1er mars 2020 au 30 septembre 2020 inclus.

Le Roi peut adapter la date de fin de cette période, de même que les délais mentionnés aux articles 2 à 5 de la loi du 14 mai 2020.

Grâce à ces mesures, les IRP qui ont convoqué à partir du 1er mars 2020 une assemblée générale qui n’a pas encore eu lieu peuvent la reporter jusqu’au 31 août 2020.

Source: Loi du 14 mai 2020 portant des mesures exceptionnelles visant les institutions de retraite professionnelle dans le cadre de la pandémie COVID−19, M.B. 26 mai 2020.
Voir également :
– Loi du 27 octobre 2006 relative au contrôle des institutions de retraite professionnelle, M.B. 10 novembre 2006 (LIRP) (art. 48, alinéa 1er, art. 82 et art. 108, alinéa 1er, 1° jusqu’à 3°)
– Arrêté royal du 7 décembre 2009 relatif à la publicité des comptes annuels des organismes de financement de pensions, M.B. 29 décembre 2009 (art. 1)
– Règlement de l'Autorité des services et marchés financiers du 30 septembre 2019 relatif au reporting régulier des institutions de retraite professionnelle, M.B. 24 décembre 2019 (Annexe).
Christine Van Geel
Wolters Kluwer
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