Covid-19 : déroulement électronique ou report des assemblées générales et réunions d’administration

Arrêté royal n° 4 portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19

Dans son quatrième arrêté de pouvoirs spéciaux, le gouvernement fédéral donne à toutes les sociétés et associations la possibilité de tenir autant que possible leurs assemblées générales et leurs réunions d’administration en ligne ou de les reporter jusqu’après le 3 mai. Les deux dérogations sont facultatives : les assemblées qui peuvent être organisées conformément aux règles légales et statutaires et dans le respect des mesures liées au coronavirus peuvent se tenir normalement.

Les dérogations au droit des sociétés s’appliquent aux assemblées qui ont eu lieu ou auraient dû avoir lieu entre le 1er mars et le 3 mai 2020.
Les dérogations peuvent être prolongées s’il devait s’avérer qu’après le 3 mai, il est toujours impossible de respecter les règles normales en ce qui concerne la convocation, le déroulement et le vote de l’assemblée.

Pour qui ?

Le quatrième arrêté de pouvoirs spéciaux s’applique à toutes les sociétés, associations et personnes morales qui sont régies par le Code des sociétés et des associations et ses prédécesseurs, ainsi qu’aux personnes morales qui disposent d’un organe d’administration ou d’une assemblée générale et qui ont été constituées par ou en vertu d’une loi particulière ou d’un règlement particulier.
Dans un arrêté royal distinct, le gouvernement peut encore rendre les dispositions qui visent les sociétés cotées applicables aux sociétés dont les actions ou les certificats sont négociés sur un système multilatéral de négociation ou sur un système organisé de négociation.

Le quatrième arrêté de pouvoirs spéciaux s’applique aux réunions d’administration, aux assemblées générales ordinaires et aux assemblées générales spéciales ou extraordinaires. Cette dernière mesure était nécessaire, car de nombreuses sociétés et associations voulaient profiter de leur assemblée annuelle pour adapter leurs statuts conformément au nouveau Code des sociétés et des associations, même si elles peuvent le faire jusqu’au 1er janvier 2024.

L’assemblée a tout de même lieu

L’organe d’administration d’une société ou d’une association peut décider que l’assemblée générale aura tout de même lieu, mais que les membres pourront uniquement voter au préalable, à distance ou par procuration et ce, même si la loi et les statuts ne le permettent pas. Les documents relatifs au vote et les procurations peuvent être communiqués par tout moyen possible : e-mail, copie scannée ou photocopiée. L’organe d’administration peut imposer un délai pour cette communication.

L’organe d’administration peut désigner lui-même un ou plusieurs mandataires, de manière à ce que l’assemblée proprement dite puisse se tenir en cercle restreint.

L’organe d’administration peut également interdire la présence physique à l’assemblée si les mesures liées au coronavirus ne peuvent pas être respectées. Il existe toutefois des exceptions, par exemple pour le commissaire, le mandataire ou le notaire si un acte authentique doit être passé.

L’organe d’administration peut décider que lors de l’assemblée, seules les questions écrites pourront être posées, que celles-ci devront être posées au préalable, que les membres de l’organe d’administration pourront uniquement répondre par écrit à ces questions, etc.

Les convocations qui ont déjà été envoyées ou publiées peuvent être modifiées sans que les formalités de convocation ou de participation doivent être recommencées.

L’organe d’administration décide d’un report

L’organe d’administration peut également décider de reporter l’assemblée générale, même si celle-ci a déjà été convoquée. Les sociétés cotées doivent annoncer ce report sur leur site internet et dans un communiqué de presse. Les autres sociétés et associations veillent, dans la mesure du possible, à ce que leurs actionnaires, leurs membres et les autres personnes ayant le droit de participer à l’assemblée générale soient informés du report « par le moyen le plus approprié compte tenu des circonstances ». Elles peuvent par exemple les informer sur leur site internet ou par courrier électronique ou, si elles ne disposent pas d’une adresse électronique, par courrier ordinaire. L’assemblée reportée est considérée comme une nouvelle assemblée pour ce qui concerne les convocations, les avis de participation, les procurations, les votes par correspondance et les autres modalités.

Ce report entraîne automatiquement celui de certains délais fixés dans le Code, comme l’obligation de tenir l’assemblée générale dans les six mois de la clôture de l’exercice. Ces délais sont prolongés de dix semaines.

Les assemblées convoquées parce que l’actif net est négatif ou risque de le devenir et les assemblées convoquées à la demande du commissaire ou d’un groupe d’actionnaires ou de membres ne peuvent en principe pas être reportées.

Assemblée électronique

Et enfin, même si les statuts l’interdisent, les conseils d’administration peuvent actuellement se tenir par écrit (l’unanimité est requise) ou par des moyens de communication électroniques qui permettent par exemple d’organiser une vidéoconférence (avec majorité simple).

Jusqu’au 3 mai

Ces dispositions du droit des sociétés, prises dans le cadre de la lutte contre le coronavirus, sont d’application du 1er mars au 3 mai 2020 inclus et peuvent être prolongées par arrêté royal.

Carine Govaert
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