Conditions de validité des communications électroniques avec la Communauté française

Fin avril 2014, la Communauté française a pris des mesures visant à favoriser la transmission interne et externe des documents administratifs par voie électronique. Le gouvernement de la Communauté française précise aujourd’hui les modalités que ces communications électroniques doivent respecter pour pouvoir être assimilées à des communications sur papier. Tant ces précisions que les mesures d’avril 2014 sont applicables depuis le 1er octobre.

Validité sous conditions

Le gouvernement pose d’entrée le principe selon lequel « un formulaire électronique complété, validé et transmis, avec ses éventuelles annexes, conformément aux indications qui y figurent, est assimilé au formulaire papier portant le même intitulé, complété, signé et transmis, avec ses éventuelles annexes, à l'autorité publique concernée, conformément aux dispositions décrétales et réglementaires ».

Les deux types de communication sont donc équivalents. Toutefois, lorsque des exigences spécifiques au support papier sont imposées (écrit, envoi postal, etc.), le recours à des formulaires électroniques est soumis à des conditions strictes.

Exigences spécifiques

Certaines exigences spécifiques au support papier ont fait l’objet d’une nouvelle interprétation, afin d’autoriser — à certaines conditions — le recours aux envois électroniques.

Ainsi, lorsqu’un écrit, un support papier ou un support durable est exigé, cette obligation est désormais considérée comme satisfaite si l’autorité publique ou l’usager a la possibilité de « stocker les informations qui lui sont adressées d'une manière permettant de s'y reporter ultérieurement pendant un laps de temps adapté aux fins auxquelles les informations sont destinées et qui permet la reproduction à l'identique des informations stockées ».

L’exigence d'envoi postal à une adresse déterminée est également satisfaite dans le cadre d’un envoi électronique, si celui-ci respecte toutes les modalités d'envoi prévues pour chaque formulaire électronique. De même, les pièces justificatives qui accompagnent un formulaire électronique peuvent être remises sous forme électronique.

L’exigence d'un envoi recommandé est quant à elle satisfaite par « tout procédé de recommandé électronique ». Ces procédés sont soumis à des conditions que le ministre ayant l’e-Gouvernement dans ses attributions est chargé de fixer.

L’exigence de la mention « lu et approuvé » ou de toute autre mention manuscrite, qui permet d'attirer l'attention de celui qui s'oblige, en authentifiant l'origine de la marque manuscrite et en préservant l'intégrité de l'information, est satisfaite par tout procédé reconnu et validé par l'autorité publique garantissant que l'attention de celui qui s'oblige a été attirée avec la même efficacité sur la portée de son engagement.

L'exigence de sceau ou de cachet se rapportant à une pièce administrative est satisfaite par l'utilisation d'une signature électronique conforme (pas nécessairement une signature électronique qualifiée), et sous contrôle soit de la personne morale titulaire du sceau, soit d'une personne susceptible d'engager la personne morale.

Enfin, l’exigence d'envoi en plusieurs exemplaires est satisfaite dès que les documents ont été transmis par voie électronique moyennant le respect des modalités d'envoi prévues pour la communication du document par l'autorité publique, et pour autant que le procédé utilisé permette la conservation des informations figurant dans le document dans le respect des fonctions d'intégrité et de pérennité, tout en permettant à chacune des parties d'y avoir accès et de les reproduire à l'identique.

Signature électronique

La question de la signature électronique est également abordée. La signature électronique qualifiée (c’est-à-dire réalisée grâce à la carte d’identité électronique) est déjà couramment utilisée à l’heure actuelle, mais son utilisation manque de souplesse (configurations matérielles requises, manipulations fastidieuses, etc.).

C’est pourquoi, lorsqu’une ou plusieurs signatures ou paraphes sont requis pour assurer la validation d’une communication, il est désormais possible d’avoir recours, outre la signature électronique qualifiée, à tout autre procédé de signature électronique, reconnu et validé par l'autorité publique, garantissant l'authenticité de l'origine, l'adhésion au contenu de l'acte et le maintien de l'intégrité des informations que le document contient.

Consentement préalable

Enfin, une autorité publique de la Communauté française est habilitée à communiquer exclusivement par voie électronique avec un usager en ce qui concerne des communications spécifiques et clairement identifiées, si cet usager a donné son consentement libre, préalable, spécifique et informé à recevoir uniquement des communications par voie électronique.

L'autorité doit veiller à fournir une information claire et compréhensible concernant le droit de s'opposer, pour l'avenir, à communiquer par voie électronique.

Entrée en vigueur

Ces précisions, ainsi que les mesures adoptées par la Communauté française en avril 2014, sont applicables depuis le 1er octobre 2014.

Source:Arrêté du 12 juin 2014 du Gouvernement de la Communauté française portant exécution du décret du 3 avril 2014 relatif aux communications par voie électronique entre les usagers et les autorités publiques de la Communauté française, M.B., 30 octobre 2014
Voir égalementDécret du 3 avril 2014 relatif aux communications par voie électronique entre les usagers et les autorités publiques de la Communauté française, M.B., 30 avril 2014

Benoît Lysy

Arrêté du Gouvernement de la Communauté française portant exécution du décret du 3 avril 2014 relatif aux communications par voie électronique entre les usagers et les autorités publiques de la Communauté française

Date de promulgation : 12/06/2014
Date de publication : 30/10/2014

Publié 04-11-2014

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