Acquisition de fournitures et de services via la centrale de marchés du SPF Justice

Qui souhaite adhérer à la centrale de marchés « Public Procurement Expertise Center » du SPF Justice, aussi appelée PPEC ? Cette question constitue le fil rouge de la nouvelle circulaire du ministre de la Justice Koen Geens, qui se présente comme une sorte de feuille de route sur le fonctionnement de la centrale, sur la manière dont les différents acteurs de la Justice peuvent y souscrire, et sur les modalités de la collaboration.

Economies d’échelle

De plus en plus de services publics font appel à une centrale de marchés pour l’acquisition de travaux, de fournitures et de services. Celle-ci permet en effet de regrouper les achats, et ainsi de réaliser d’importantes économies. En outre, passer par une centrale diminue les frais administratifs, puisque la procédure d’acquisition ne doit être appliquée qu’une seule fois. Enfin, lorsqu’un pouvoir adjudicateur utilise une centrale de marchés, il est exempté de l’obligation d’organiser lui-même une procédure de passation.

PPEC

Le 11 mars 2015, la centrale de marchés « Public Procurement Expertise Center » (ou PPEC) fut créée au sein du SPF Justice. Koen Geens souhaite désormais encourager les différentes entités concernées à devenir membres de cette centrale. C’est pourquoi il s’adresse dans sa circulaire :

  • aux services du président du SPF Justice,
  • à la Direction générale de la Législation et des Libertés et Droits fondamentaux (DG WL),
  • à la Direction générale de l'Organisation judiciaire (DGROJ),
  • à la Direction générale des Etablissements pénitentiaires (EPI),
  • au Service d'encadrement Personnel et Organisation (P&O),
  • au Service d'encadrement ICT,
  • à la Sûreté de l'Etat,
  • à l'Institut National de Criminalistique et de Criminologie (INCC),
  • à la Commission pour l'aide financière aux victimes d'actes intentionnels de violence et aux sauveteurs occasionnels,
  • à la Commission des jeux de hasard,
  • au Centre d'information et d'avis sur les organisations sectaires nuisibles (CIAOSN),
  • à la Commission Nationale pour les Droits de l'Enfant (CNDE),
  • au Service Central de la Régie du Travail Pénitentiaire (SCRTP),
  • à l'Institut de formation de l'Ordre Judiciaire (IFJ),
  • à l'Organe central pour la Saisie et la Confiscation (OCSC),
  • au Moniteur belge (MB),
  • et aux services publics fédéraux et les services publics de programmation.

Procédure

La centrale de marchés va passer les marchés publics et conclure les accords-cadres à la place des services inscrits, conformément à la loi sur les marchés publics. Le PPEC est ainsi responsable de l’élaboration des spécifications techniques, de la partie administrative, de la publication du marché, de l'examen des offres et de la notification de l'attribution du marché. La réception des fournitures/services et le paiement des factures restent de la responsabilité des différentes entités concernées par ces achats. Dès que le marché est attribué, les services d'achat des pouvoirs adjudicateurs peuvent transmettre directement leurs commandes au fournisseur ou au prestataire de services avec lequel le marché a été conclu.

Marchés spécifiques

Pour certains marchés particuliers pour lesquels un pouvoir adjudicateur dispose de connaissances techniques très spécifiques, un accord de coopération peut être conclu entre le PPEC et le pouvoir adjudicateur concerné, afin de charger ce dernier d'ouvrir un marché au nom du PPEC.

Sélection des marchés

Le PPEC s'informe préalablement au lancement d'une nouvelle mise en concurrence de l'existence éventuelle d'un contrat conclu par une autre centrale de marchés avec un fournisseur ou prestataire de services qui pourrait satisfaire aux besoins des services concernés. Le PPEC peut également conclure des accords de collaboration avec d'autres centrales de marchés publics.La centrale de marchés choisit des marchés pour lesquels elle peut réellement apporter une plus-value, à savoir une réduction des coûts d'achat, une amélioration de la qualité de l'offre ou une simplification des procédures de marchés. Les marchés spécifiques, notamment les marchés limités géographiquement, ne sont pas pris en charge par la centrale des marchés. Ils devront faire l'objet de cahiers des charges spécifiques.Le PPEC opère une sélection de marchés prioritaires pour ses membres : services de nettoyage des sols et des vitres, services de déménagement, services d'avocats, services de traductions simultanées, services de gardiennage, etc.

Pas d’obligations

L’adhésion à la centrale n'entraîne aucune obligation. Il s’agit simplement de permettre aux services concernés d'être impliqués dans le fonctionnement de la centrale de marchés et de pouvoir en bénéficier pour l'acquisition des fournitures et services.Chaque adhérent doit toutefois désigner une personne de contact, qui exerce la direction et le contrôle des commandes passées par le service concerné, notamment en ce qui concerne les envois, la constitution du cautionnement par le fournisseur ou le prestataire de services, les paiements, la garantie, etc.

Comité stratégique

L'implication des pouvoirs adjudicateurs au niveau du PPEC se fait par le biais du comité de direction du SPF Justice qui constitue un comité stratégique. Chaque représentant d'un pouvoir adjudicateur affilié dispose d'une voix au sein de ce comité.Ce comité stratégique édicte les grandes lignes stratégiques de la politique d'achat et dresse le planning pluriannuel des marchés qui devront être lancés par le PPEC.

Source:Circulaire ministérielle du 14 décembre 2016 relative à la création d'une centrale de marchés au sein du SPF Justice, M.B., 14 décembre 2016

Laure Lemmens / Benoît Lysy

Circulaire ministérielle relative à la création d'une centrale de marchés au sein du SPF Justice

Date de promulgation : 14/12/2016
Date de publication : 14/12/2016

Publié 19-12-2016

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