Remboursement de frais professionnels : attention aux pièges !

Un webinaire va vous fournir les clefs pour éviter les mauvaises surprises.

Publié 04-12-2019

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Un très grand nombre d’entreprises recherchent la simplification administrative en remboursant les frais de leurs collaborateurs sur une base forfaitaire (sans notes de frais, pièces justificatives, etc.).

Si cette approche présente des avantages, des facilités, elle présente également un certain nombre de risques. L’ONSS et/ou l’administration fiscale peuvent considérer les frais remboursés sur une base forfaitaire comme de la rémunération (taxable et soumise aux cotisations de sécurité sociale).




Webinaire

Un webinaire organisé, le jeudi 12 décembre 2019 de 12 à 13 heures, va vous fournir, de manière pratique, les outils nécessaires en vue de limiter ces risques et mettre en œuvre une politique de remboursements de frais adéquate.
Il sera également disponible en replay sur SocialEye.

Le programme du Webinaire sera divisé en 3 parties :
- notion de rémunération et notion de frais en droit du travail, de la sécurité sociale et fiscal ;
- typologie des frais remboursables et montants acceptés par les autorités ;
- intérêt d’une demande de décision anticipée en matière de remboursements de frais.

Une double évaluation

Les indemnités allouées au travailleur en remboursement de dépenses professionnelles effectives propres à l’employeur doivent :
- couvrir des dépenses qui incombent à l’employeur ;
- parce qu’elles ont été exposées dans un cadre et pour des raisons professionnelles.

Ces indemnités ne constituent, ni un revenu soumis aux cotisations sociales, ni un revenu imposable pour le travailleur. Si les indemnités dissimulent une rémunération, la partie non justifiée comme frais professionnels sera imposable dans le chef du travailleur et soumise aux cotisations sociales.

L’évaluation de la dépense peut être différente selon que l’on se place sur le plan social (ONSS) ou fiscal (Administration fiscale).
La justification de cette double évaluation est très importante pour éviter les mauvaises surprises.

Ceci d'autant plus qu'à côté des remboursements de frais (accordés sur la base de pièces justificatives), les employeurs accordent des indemnités de défraiement forfaitaires qui visent à réduire la charge administrative mais qui devront également pouvoir être justifiées.

Sur le plan social

Toutes les sommes qui constituent un remboursement de frais échappent au calcul des cotisations sociales. Ce remboursement s’effectuera :
- soit sur la base des frais réellement exposés par le travailleur à partir de pièces justificatives ;
- soit sur une base forfaitaire.

L’ONSS publie chaque trimestre un aperçu des frais professionnels pour lesquels il accepte une évaluation forfaitaire ainsi que les montants et conditions dans lesquels ils peuvent être appliqués (ex. : frais de déplacement, frais de séjour, frais de bureau, outils de travail, connexion internet, pc, …).

L’employeur doit toujours être en mesure d’établir la réalité de ces frais (réels ou forfaitaires) par tous les moyens de preuve sauf le serment. A défaut de pouvoir démontrer le caractère professionnel des frais, les sommes seront requalifiées par l’ONSS et soumises aux cotisations de sécurité sociale.

Sur le plan fiscal

L’exonération suppose la preuve de la réalité de la dépense mais aussi son caractère professionnel. Ce remboursement s’effectuera :
- soit sur la base des frais réellement exposés ;
- soit sur la base d’un forfait établi conventionnellement sur la base de normes pertinentes ;
- soit par référence aux indemnités analogues allouées par l’Etat aux membres de son personnel (ex. : utilisation d’un véhicule privé, frais de séjour, voyage d’affaire à l’étranger).

Si les sommes accordées dépassent le forfait, elles ne seront pas imposables pour autant que l’employeur puisse apporter le bien-fondé de ce dépassement.

Orateurs

Ce webinaire sera animé par Aurélie Michiels et Julien Hick.

Aurélie Michiels est manager dans le Centre d’Expertise de l’équipe Global Employer Services chez Deloitte. Aurélie conseille au sujet de la fiscalité nationale et internationale avec l’accent sur les packages de rémunération, les solutions mobilité internationales ainsi que le design et roll-out d’equity et flexible benefits. Aurélie est diplômée en sciences commerciales, spécialisation finance et fiscalité et possède également un master en droit fiscal.

Julien Hick est associé au sein du département de droit social du cabinet Laga et avocat au barreau de Bruxelles depuis 2004. Il a rejoint Laga en 2014, après avoir travaillé 10 ans au sein d’un autre cabinet international basé à Bruxelles.
Sa pratique couvre tous les aspects du droit du travail, avec un focus particulier sur les réorganisations d’entreprises (licenciements collectifs, fermetures et transferts d’entreprise, etc.). Julien assiste également régulièrement des entreprises, belges et internationales, concernant leur politique de rémunération, notamment en vue de la mise en œuvre de plans de rémunération flexible.

Socialeye

Les commentaires approfondis sur les remboursements de dépenses professionnelles (modules pratique ou juridique) sont disponibles sur Socialeye.

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