Rendez votre cabinet d’avocat plus intelligent et préparez le pour l'avenir en trois étapes faciles

Publié 13-10-2020

Personne ne peut encore le nier : les cabinets d'avocats sont confrontés à de nombreux défis lorsqu'il s'agit d'intégrer des solutions de technologie juridique (« la legaltech »). Afin de s'adapter au mieux à l'ère numérique dans laquelle nous vivons, ils sont obligés de surfer en suivant les différentes tendances de la numérisation. En outre, la manière actuelle de travailler a été mise en place par les mesures résultant de la pandémie de Covid-19. Nous sommes à un tournant, sur la voie d'une nouvelle façon de travailler où la gestion efficace des connaissances est à l'ordre du jour. La mise en place d'outils variés et efficaces en fait sans doute partie. Comment préparer au mieux l'avenir ?

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Le cabinet d'avocat du futur, quid ?

À quoi ressembleront les cabinets d'avocats dans 3 à 6 ans ? Quelles sont leurs méthodes de travail ? Comment l'avocat du futur gagnera-t-il sa vie ? De nombreux experts font des prédictions sur l'avenir du cabinet d'avocat, et la même voix se fait entendre partout : continuer à se développer numériquement. C'est pourquoi il est important de choisir des partenaires techniques juridiques flexibles qui, en plus d'outils solides, offrent également un soutien important dans votre croissance digitale.

A part le choix de partenaires fiables pour la digitalisation, vous pouvez aussi vous mettre au travail vous-même. Découvrez comment vous pouvez utiliser de manière optimale les connaissances et les informations déjà disponibles dans votre cabinet en 3 étapes simples. Ainsi, vous obtiendrez des avantages à court terme et réaliserez des bénéfices encore plus rapidement.

Étape 1 : Évaluez votre mode de travail actuel

En tant que cabinet d'avocat, vous êtes une véritable source de connaissances, qui s'appuie sur toute l'expertise de vos employés. Ces connaissances et cette expertise ne doivent donc pas être perdues, afin que vous puissiez continuer à garantir la qualité de vos services. Aujourd'hui, de nombreux cabinets se heurtent encore au problème suivant : les connaissances déjà disponibles ou les conseils préparés au préalable flottent sans but et sont donc difficiles à trouver.

Osez-vous vous pencher sur votre propre situation en tant que cabinet et évaluer l'état de ces 10 nécessités :

  1. Chacun trouve-t-il toujours immédiatement la bonne information et la communication la plus récente, dans les nouvelles comme dans les anciennes sources ?
  2. Existe-t-il une base de connaissances générale ? Les employés sont-ils formés pour acquérir plus d'expertise ?
  3. Existe-t-il un plan pour renforcer le service aux clients dans un court délai ?
  4. Votre cabinet ne manque jamais d'informations importantes, qui sont d'une grande importance pour vos clients ?
  5. Votre bureau travaille-t-il de manière proactive plutôt que réactive dans son service à la clientèle ?
  6. Gardez-vous facilement un aperçu complet à 360° de chaque affaire ou dossier ?
  7. Comment sont stockés les courriers électroniques, les informations ou les connaissances importantes ?
  8. Comment votre bureau parvient-il à obtenir rapidement un aperçu d'une grande quantité d'informations ?
  9. Votre bureau construit-il actuellement une bibliothèque de clauses dans laquelle sont consignés les contrats, les conseils et les arguments déjà établis ?
  10. Comment fonctionne la création de contrat dans votre bureau ? La création de contrats est-elle facilitée, par exemple, par l'utilisation de blocs de texte saisis et réutilisables dans MS Word ?

En plus de la réflexion stratégique, il est également important de considérer l'aspect pratique des choses. Gardez toujours les éléments suivants à l'esprit :

  1. Comment notre équipe travaille-t-elle aujourd'hui sur le plan numérique ?
  2. Quelle est la qualité des connaissances et des informations existantes ?
  3. Quels efforts devrions-nous faire pour améliorer la qualité ?
  4. Les initiatives numériques ont-elles déjà échoué ? Pourquoi en est-il ainsi ?
  5. Qui dirige l'ensemble du processus de connaissance et d'information dans notre bureau ?

Étape 2 : Réalisez des profits plus rapidement

Grâce aux résultats de votre évaluation dans la première étape, vous aurez une meilleure vue d'ensemble des gains rapides qui sont utiles pour votre bureau. N'est-il pas encore tout à fait clair de savoir quelles sont les choses qui donneront des résultats rapides ?  Nous énumérons les critères qu'une initiative à gains rapides doit remplir :

  • effort minimal dans la mise en œuvre, intégration de la solution
  • utiliser plus d'intelligence sans effort supplémentaire
  • pouvoir traiter toutes les informations et communications stockées dans plusieurs systèmes
  • effort d'adaptation minimal pour les utilisateurs, les employés.

Voici quelques exemples de gains rapides pour les cabinets d'avocats :

  • facilité de recherche et d'obtention d'informations dans toutes les sources internes
  • une gestion des connaissances solide
  • consultez toujours les informations correctes et les plus pertinentes
  • réutilisez facilement les blocs de texte pour les contrats et les affaires.

Étape 3 : Continuez à croître

Et enfin, la dernière étape, organiser des initiatives qui permettront à votre bureau de continuer à se développer. Une fois que les gains rapides de l'étape 2 ont été réalisés, vous avez créé l'opportunité et l'espace pour exceller encore plus et vous distinguer au sein du marché juridique.

Renforcez votre position par rapport à vos concurrents en vous concentrant sur les points de croissance suivants :

  • Assurez-vous que vous pouvez facilement rechercher et récupérer des informations auprès de sources externes.
  • Fournir une plate-forme client numérique, avec laquelle vous pouvez facilement communiquer avec vos clients.
  • Analyser tous les cas et tirer les leçons des résultats. 

Avec un sac à dos plein de connaissances, en route vers le futur !

Bien entendu, il existe de nombreux autres exemples d'initiatives visant à optimiser votre cabinet. Mais en suivant ces 3 étapes, vous êtes sur la bonne voie. Vers l'avenir ! Vous êtes prêts.

Hans Van Heghe

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Hans Van Heghe est un expert reconnu en matière de gestion de l’information et des connaissances. Il est l’auteur de deux ouvrages sur la question, Knowledge Centric Management (2011) et Learning to Swim in Information (2006). Il est à la fois le fondateur et le directeur de Knowliah. Knowliah développe des solutions logicielles pour la gestion d’informations et de connaissances non structurés. Ces programmes s’appuient sur des algorithmes innovants et intelligents et l’enrichissement automatique de texte au moyen de méta-données.

Comment économiser de l'argent à l'avenir ? Lisez ici (article en anglais) comment vous pouvez économiser au moins 100.000 € par an pour votre cabinet.

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