Coronavirus: L’organisation de votre assemblée générale virtuelle en pratique

Suivez la procédure suivante :

• Fixez la date de l’assemblée générale.
• Prévoyez suffisamment de temps pour permettre aux participants de poser leurs questions avant la réunion.
• Analysez et testez les outils qui vous aideront à préparer l’assemblée générale en tant que telle. Dressez une liste de contrôle des critères auxquels les outils doivent répondre (fonctionnalités, prérequis à l’installation, version mobile ou desktop, prix, etc.).
• Soyez clair dans votre communication sur la nouvelle méthode de travail adoptée. Prévoyez une chronologie claire et précise.

En tant que juriste d’entreprise ou assistant juridique, vous allez ensuite passer à la préparation effective :

• Ordre du jour : inscrivez les points à l’ordre du jour. Définissez quels points exigent une décision de l’assemblée générale et requièrent donc un vote.
• Documents : distribuez bien à l’avance tous les documents pertinents pour l’assemblée. Les participants pourront ainsi préparer minutieusement l’assemblée de leur côté. Vu la confidentialité des informations, veillez à la sécurité des échanges. Ne placez pas les documents sur des disques en réseau auxquels plusieurs collaborateurs ont accès et n’utilisez pas de systèmes publics de partage de fichiers comme WeTransfer.
• Renonciations : vérifiez si des lettres de renonciation sont nécessaires pour certaines catégories de personnes.
• Préparation des participants : donnez la possibilité aux participants, en privé ou dans un environnement sécurisé, de discuter ensemble de certains points à l’ordre du jour ou de prendre des notes. Insistez sur l’importance d’une bonne préparation pour l’efficacité d’une assemblée générale virtuelle.
• Questions : donnez la possibilité aux participants de réagir ou de poser des questions complémentaires dans un délai déterminé.
• Test : Demandez aux participants de tester l’outil et de se connecter 10 minutes avant le début de l’assemblée.