L’Electrochoc numérique – Assurons notre avenir

électrochoc numériqueCe jeudi 15 décembre 2016 a eu lieu l’électrochoc numérique des professions juridiques, sous la forme d’une journée d’information organisée par AVOCATS.BE. 

Nous saluons cette initiative et rejoignons l’opinion selon laquelle les juristes sont confrontés à une véritable révolution technique de leurs activités: la numérisation, voire la robotisation, des métiers du droit.

Introduction

Après le chaleureux accueil de Jean-Pierre Buyle, président d’AVOCATS.BE, Stanislas van Wassenhove, coordinateur de l’évènement, nous en a présenté les objectifs, nous posant la question de l’avenir des professions juridiques à l’heure, notamment, de la connaissance en open source, de la concurrence des legal techs et de l’automatisation de nombreuses tâches. qui nous sont toujours actuellement dévolues. « La fin des avocats ? je vais vous démontrer le contraire » « L’avocat n’a plus le monopole de la connaissance » « Les legaltechs ne sont pas des concurrents mais représentent des portes d’entrée pour les avocats » Il résulte de nombreuses études que les clients souhaitent aujourd’hui plus de transparence et d’écoute empathique dans le chef de leur avocat. Dès lors, il nous faut nous servir du numérique afin de répondre à ces attentes, de façon à dégager une incontournable valeur ajoutée, tout en développant de nouvelles compétences, telles que la ténacité ou la prise de risque. Cette ambition implique un changement fondamental de notre organisation. La question de savoir comment aborder le « tsunami numérique » était l’objectif de cette journée.

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1. L’état des lieux du numérique

1.1. Les innovations technologiques

Avant de véritablement embarquer sur le navire du numérique tout au long de cette journée, encore fallait-il savoir de quoi on parle. Ce fut le but de l’intervention de Gaëll Mainguy, directeur du développement du CRI. Selon cet expert, le langage a conduit à une évolution technologique considérable, l’apparition de l’imprimerie est responsable de la recherche telle qu’on la connait et les infrastructures digitales accélèrent encore la recherche et l’évolution des techniques. Parmi les instruments numériques, Philippe Wagner, fondateur de Captain Contrat, nous a présenté son processus d’automatisation de la rédaction des contrats, réduisant drastiquement le prix pour le client. En synthèse, sur la base des informations données par l’utilisateur, un algorithme va générer un contrat qui sera ensuite personnalisé par un avocat. Dans l’optique d’économiser un temps précieux pour le juriste, le fondateur de Doctrine.fr, Nicolas Bustamante, a exposé son programme de recherche documentaire. De façon intuitive, un avocat peut, grâce à cet outil, trouver extrêmement rapidement tout ce dont il a besoin pour rédiger une solution innovante. Enfin, Jérôme Dupré, fondateur de Case Law Analytics, a dévoilé une utilité prospective à la numérisation. L’intérêt de cet outil est de prédire les décisions judiciaires, de quantifier les probabilités de succès, ou d’échec, d’une action. Bien entendu, personne n’étant devin, il ne s’agit que d’une estimation, mais les résultats sont plus que concluants. Quoiqu’il en soit, ces programmes ne sont que des instruments. L’instinct du praticien, affûté par ses expériences personnelles et professionnelles, reste requis. Néanmoins, ces outils lui permettent de dégager une plus-value qui lui permettront de survivre aux inévitables changements.

1.2. Les enjeux pour les avocats

Pour ouvrir la seconde partie de la matinée, Olivier Haenecour, Bâtonnier du Barreau de Mons, nous a présenté Online Lawyers, c’est-à-dire une plate-forme de consultation en ligne du barreau. Il s’agit selon nous d’une facilitation plus que bienvenue de la communication avocat-client. Il n’est pas anodin de constater que ce site Web s’engage à respecter la déontologie du métier. À ce sujet, l’ancien bâtonnier Didier Adjedj a confirmé, lors de la présentation de Avocat.fr (plate-forme de consultation des avocats du C.N.B.), que le développement des legal techs devait se faire dans le respect des règles déontologiques. Par ailleurs, celui-ci nous a affirmé que cela n’avait pas entraîné une dégradation des prix, que cela n’était pas réservé aux petits contentieux et que la sécurité était assurée. Face à de telles présentations, c’est à bon droit que l’on pouvait se demander comment financer electrochoc num financementles investissements numériques. Patrick De Wolf a répondu à cette interrogation par une analyse claire et concise de la situation, tenant compte du plan « Justice » qui prévoit la fin de la distinction entre commerçant et profession civile et qui implique, par voie de conséquence, que les avocats doivent veiller à leur rentabilité. Une autre question pertinente concerne la gestion du changement. Alain Vas, vice-Recteur de l’UCL, a brillamment abordé cette problématique en définissant simplement le changement comme une opportunité risquée. Faisant un parallèle avec la courbe du Publié dans la Tribune d’AVOCATS.BE n°106 du 5 janvier 2017 deuil, il conclut que la modification de notre environnement professionnel est certes effrayante, mais aussi et surtout inévitable. Dès lors, c’est la façon dont les professionnels vont rebondir qui est la plus importante.

2. Le numérique en action

L’après-midi, les participants étaient invités à choisir entre 3 ateliers portant sur les thématiques suivantes: l’organisation numérique du cabinet, les sources externes et la sécurisation des flux et, enfin, la communication et le marketing..

2.1. L’organisation numérique du cabinet

La table ronde consacrée à l’organisation numérique du cabinet est celle qui a rencontré le plus de succès: elle a été le choix du plus grand nombre de participants. Le thème est, sans aucun doute, l’une des préoccupations actuelles des cabinets d’avocat qui souhaitent évoluer vers une meilleure informatisation.

Animée par Etienne Wéry, avocat spécialisé en droit des nouvelles technologies de l’information, cette table ronde a permis à trois intervenants de qualité de partager leur expertise: Ralph Versweyveld, Business Manager Legal Software pour Wolters Kluwer, Benoît Evrard, Directeur de Secib Belgique et Michel Lehrer, Associé Gérant de la electrochoc num Ralphsociété de conseil Jurimanagement.  

Etienne Wéry a commencé par un constat : un cabinet d’avocats doit être rentable. L’informatisation doit permettre d’améliorer la productivité de celui-ci. Tout au long de la table ronde, des pistes ont été évoquées en ce sens. Ainsi, la gestion des emails a, notamment, été débattue. Selon B. Evrard, « les emails ont complètement désorganisé les cabinets : il y a 15 ans, tout le monde ne se jetait pas sur sa boîte aux lettres. Il y a comme une psychose de l’instantanéité ». Plusieurs bonnes pratiques ont été suggérées, comme celle de ne mettre qu’un seul destinataire par email, de classer les emails qui demandent un traitement de fond et qui ne peuvent être délégués par dossier… Michel Lehrer est revenu sur une étude selon laquelle un des critères pour le choix d’un avocat serait sa disponibilité et sa réactivité. Il ne faut selon lui pas tomber dans cette erreur : un avocat doit prendre le temps de la réflexion, sa plus-value et sa responsabilité sont en jeu.

La bonne gestion des tâches et de la facturation au sein des cabinets doit aussi évoluer vers de meilleures pratiques. L’important est de laisser les tâches à valeur ajoutée à l’avocat : un logiciel bien pensé et bien utilisé peut se charger des tâches répétitives. L’informatisation doit permettre de gérer l’administratif et de se réapproprier les connaissances déjà acquises dans de précédents dossiers, pour ainsi augmenter sa productivité. On doit aussi pouvoir gérer la rentabilité par avocat et par associé, mais une évolution des mentalités est nécessaire pour cela. En effet, les logiciels permettent de mieux facturer, et d’avoir une meilleure vue sur la rentabilité. Comme le souligne Ralph Versweyveld : « d’ici 5 ans, on estime qu’un petit cabinet sur 3 aura disparu. La rentabilité est une obligation, il faut mettre le focus sur la valeur ajoutée ».

Les intervenants ont également abordé le besoin de mobilité et de sécurité des données des avocats, que ce soit via le cloud ou une connexion internet. De petits conseils pratiques ont été distillés, comme celui de n’avoir qu’un seul dossier, qu’il soit informatique ou papier (bien que l’on tende de plus en plus vers l’informatique), d’adhérer à un seul et même système de gestion au sein du cabinet pour des questions de synchronisation, de trier ses documents, papier comme informatiques, selon leur valeur avant de les mettre au dossier.

L’informatique doit être là pour lever les contraintes et non les créer. Le gain de temps pour les avocats doit leur permettre de se concentrer sur les taches à valeur ajoutée, d’améliorer leur quotidien et ainsi leur rentabilité.

2.2. Les sources externes et la sécurisation des flux

electrochoc numérique atelierEntourant le modérateur, Dimitri de Sart (avocat), ce sont les représentants des principaux éditeurs juridiques belges qui ont pris la parole pour débuter cet atelier. D’un côté, Carine Lecomte, Publishing Director pour Wolters Kluwer et de l’autre, David Fredrich, consultant pour Larcier. Aux termes d’une présentation « ping-pong » entre les deux intervenants et malgré une volonté claire de rester prudent sur les aspects concrets de leurs projets respectifs, on retiendra que l’intelligence artificielle est bel et bien au cœur des développements actuels des deux éditeurs. Parmi les diverses applications de cette intelligence artificielle au droit, deux points semblent essentiels pour eux : le développement d’une recherche intelligente dans les bases de données via l’application d’algorithmes et l’exploitation de la jurisprudence à des fins d’analyse prédictive. Les intervenants ont cependant dû admettre que l’accès à la jurisprudence reste, en Belgique, très difficile. Sur 1 million de décisions rendues, seules 150.000 seraient publiées. De tels projets ne pourront dès lors se développer sans la création de partenariats entre les acteurs privés et le secteur public, ont précisé les éditeurs. Et les éditeurs veulent faire partie intégrante de l’aventure IA car, par rapport à d’autres sociétés qui voudraient émerger sur le marché, ils disposent d’une expertise importante grâce aux nombreux auteurs et spécialistes qui collaborent chaque jour avec eux. « Le droit de regard de ces comités d’experts sur les logiciels à venir reste fondamental », a précisé Carine Lecomte.

Le second point abordé lors de cet atelier portait sur la sécurisation des données et l’extranet. Selon Jérôme Cazes, créateur de MyCercle.net (qui permet aux entreprises de créer des espaces clients sécurisés), de plus en plus de clients souhaiteraient consulter leur dossier en ligne et pouvoir utiliser, sur le site de leur avocat, un « espace client » comme il en existe sur les sites des banques ou des commerçants en ligne. Un tel espace doit évidemment être sécurisé mais, a précisé Jérôme Cazes, « le moins sécurisé des extranet est toujours plus sûr que n’importe quelle boîte mails ». Cependant, selon une étude réalisée par MyCercle, 1 cabinet individuel sur 30 seulement en Belgique est équipé d’un site internet (contre 1 sur 3 en France). Et ces sites sont très souvent des sites « vitrines » qui offrent peu de possibilités d’entrer en réelle communication avec le client. Du travail reste donc à faire en matière d’extranet en Belgique…

Enfin, c’est Arnaud Tessalonikos qui a pris la parole pour aborder la thématique des outils de standardisation. Il a présenté Iloh.fr, un générateur intelligent de contrats et d’actes à destination des avocats. Un outil de standardisation dont le but est de libérer l’avocat des tâches répétitives et à moindre valeur ajoutée.

2.3. La communication et le marketing

L’atelier consacré à la communication et le marketing fut l’occasion pour une cinquantaine d’avocats de découvrir des pistes concrètes d’amélioration de leur communication, aussi bien interne qu’externe. En guise d’introduction, l’avocat Daniel Fesler, animateur de l’atelier, a rappelé qu’il était essentiel que les outils de communication respectent les obligations de confidentialité inhérentes au métier d’avocat.

Lionel Roux a dévoilé les fonctionnalités de la plateforme de collaboration Wimi qui propose une série d’espaces de travail partagés pour les avocats. Il est important qu’un logiciel de collaboration interne puisse se connecter aux outils déjà utilisés par les avocats et répondre à leurs exigences de sécurité. Martin Bussy, fondateur de Jarvis Legal, a ensuite présenté sa solution logicielle de gestion complète de cabinet d’avocats. L’utilisation d’un logiciel de gestion de cabinet performant permet à l’avocat de renvoyer une image de modernité à ses clients.

Gwénaëlle Henri et Nicolas Delsert, de l’agence de communication Eliott & Markus, prirent tour à tour la parole pour inviter les avocats à prendre leur communication externe en main. La démocratisation de la communication digitale offre en effet des opportunités extraordinaires dans le domaine. La mise en place d’une stratégie de communication s’avère toutefois nécessaire pour éviter les couacs et tirer au mieux parti des canaux de diffusion disponibles.

Comme l’a rappelé Thibault Dehem, de l’agence 87seconds, spécialiste de la création de vidéos personnalisées, les contenus audiovisuels présentent l’avantage de faciliter la transmission d’un message. L’objectif du marketing de contenu doit être de procurer immédiatement de la valeur, en plus de promouvoir un produit ou un service.

Rebondissant sur une anecdote amusante concernant les trajets héroïques de certaines avocats au bureau de poste nocturne de la Gare du Midi, Sébastien Canivet, de la société Ipex, a présenté les possibilités de l’envoi du courrier recommandé électronique, rendu récemment possible en Belgique par la loi. Le courrier recommandé électronique, jugé dans certaines cas dix fois moins cher qu’un recommandé classique, facilite également grandement le suivi logistique.

Cet atelier a certainement permis de démontrer que des outils sont à disposition des avocats pour gagner en productivité, mieux communiquer en interne et améliorer leur visibilité externe.

3. La justice numérique

Maître Jean-Louis Joris nous a présenté la contribution des barreaux à l’informatisation de la Justice. Ces derniers sont des acteurs incontournables en la matière et c’est en œuvrant en coopération qu’il sera possible de relever le défi de la numérisation, dont l’illustration la plus parlante est probablement la digital platform for Attorneys (DPA). C’est dans un cadre différent qu’est intervenu Amiel Feldman, fondateur d’eJust. Selon lui, le numérique permet de faire face à ce qu’il a qualifié d’équivalent juridique de « la quadrature du cercle ». En effet, nous disposons d’une justice étatique dont les juges sont d’une qualité exceptionnelle, mais ils manquent cruellement de moyen pour faire convenablement leur travail. Leur solution est une résolution virtuelle des litiges, via l’arbitrage, ce qui accroît l’accessibilité et la rapidité de la procédure. Enfin, Monsieur le Procureur Général près la Cour d’appel de Liège Christian De Valkeneer a insisté sur l’enjeu de la numérisation pour les magistrats qui, loin d’être une simple question de matériels ou de changement des méthodes de travail, est de garantir un service public moderne qui puisse assurer la Justice. Il s’est aussi inquiété de la mise en place de la DPA. Comment allons-nous imprimer ces milliers de conclusions si nous ne sommes pas informatisés ?

4. La justice du futur

Dernier intervenant précédant la conclusion, Monsieur le Ministre de la Justice Koen Geens nous a fait l’honneur de nous présenter son point de vue en la matière : nous vivons des temps forts, une disruption, qui ne fera pas disparaître la justice, mais qui doivent nous faire comprendre qu’il est impératif d’évoluer rapidement et d’améliorer de nombreux points de notre organisation actuelle.

 

Conclusion

Pour clore cette journée, Messieurs Jean-Jacques Uetwiller, past President UIA, et Pierre Sculier, Bâtonnier du barreau de Bruxelles nous ont mis en garde contre un dangereux écueil : il nous faut éviter de perdre l’habitude réfléchir vu la rapidité des réponses. Les outils numériques ne doivent pas asservir le juriste, mais bien lui permettre de développer sa créativité.

C’est sur cette belle conclusion que nous ont laissé les conférenciers. Selon notre opinion, cette journée – qui a réuni plus de 250 avocats - fut un véritable succès. Il revient désormais de continuer la réflexion initiée et de la poursuivre au quotidien.

Jérôme De Cooman, Delphine Reman, Catherine Massard et Adrien Van den Branden

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Publié 19-01-2017

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