Digitaliser votre cabinet pour faire face aux défis de la profession d’avocat !

Une interview de Ralph Versweyveld, Business Manager Legal Software Europe North pour Wolters Kluwer

Publié 15-01-2018

ralph

Selon un récent sondage réalisé auprès des participants de l’Université d’été, la gestion du temps, la gestion financière et la lenteur de la justice sont les principaux défis auxquels sont confrontés les avocats.

 

Ralph Versweyveld, Business Manager Legal Software Europe North pour Wolters Kluwer, participait à l’atelier « Comment rendre la gestion de son cabinet plus intelligente ? » lors de l’Electrochoc numérique 2 (lire ici notre article). Il nous explique comment la digitalisation du cabinet d’avocats permet d’affronter ces nouveaux challenges et d’en retirer de précieux avantages.

 

La gestion du temps, la gestion financière et la lenteur de la justice ont été pointés comme les trois principaux écueils auxquels doivent faire face les avocats. En quoi l’informatisation peut-elle les aider à relever ces défis ?

 

Le plus frappant dans cette étude est que l’informatisation est seulement le quatrième challenge qui est pointé… Alors qu’il s’agit justement là de la solution aux trois premiers problèmes soulevés ! Trop souvent l’IT et les softwares sont perçus comme des postes coûteux. Nous rencontrons des clients qui ne veulent pas investir dans quelques jours de consultance et de formation pour utiliser correctement les outils. Le principe selon lequel « chaque heure non facturée est une heure perdue » prévaut encore. C’est totalement faux, bien sûr. Un outil bien configuré permet d’économiser plusieurs heures chaque semaine aux collaborateurs, à condition que ceux-ci soient bien formés à son utilisation.

 

La gestion du temps et la gestion financière sont également étroitement liés. Une bonne gestion financière permettra de voir clairement quels sont les dossiers ou les clients les plus rentables. Il sera donc plus facile de faire des choix et de déterminer son propre agenda, de dire « non » sans culpabiliser. De plus, les bons outils se chargent automatiquement de la facturation. Dans les bureaux sans softwares spécialisés, parfois jusqu’à 30 % du temps investi n’est pas facturé. Pour un avocat moderne, ce n’est pas une option.

 

Bien sûr, on ne résoudra pas la lenteur de la justice en s’organisant mieux. Mais la tendance à la digitalisation des tribunaux est bien là, et il faut s’y préparer. Il faut se poser cette question : comment obtenir le plus d’avantages de la DPA (digital platform for attorneys) et où se situe le gain de temps pour votre bureau ? Et quels investissements sont nécessaires pour pouvoir répondre efficacement à la numérisation de la justice ? A cet égard, la Justice aux Pays-Bas se donne beaucoup plus les moyens de la digitalisation. Les procédures y sont adaptées en fonction des possibilités du numérique, plutôt que de simplement numériser les procédures existantes.

 

Comment un avocat peut-il gérer au mieux son budget pour avoir une vision claire sur sa rentabilité ? Comment peut-il assurer la transparence des coûts demandée par ses clients ?

 

Cela semble compliqué, mais ça ne l’est pas. La clé du succès est la transparence interne. Il faut fournir une image claire des coûts mensuels fixes et des coûts variables par dossier. Il faut aussi un enregistrement des heures prestées, par dossier et par collaborateur. Il existe nombre de solutions à cet effet. Enfin, il faut un système de comptabilité analytique qui vous donne la possibilité d'inscrire les coûts et le chiffre d'affaires à différents niveaux.

 

Les systèmes de management comme Kleos et Dlex (voir ci-dessous) vous donnent toutes ces possibilités en un seul outil. Grâce à des rapports clairs, vous pouvez obtenir des informations ou analyser vos coûts et revenus en détail, simplement en appuyant sur un bouton.

 

L’étape suivante est d’établir un budget annuel. Trop souvent les bureaux d’avocats ne font que regarder en arrière… Ils savent parfaitement ce qui a été réalisé les derniers mois, mais le futur est incertain. Déterminer à l’avance ses ambitions en matière de coûts et de revenus permet également d’obtenir plus rapidement des informations. Si les coûts sont plus élevés et les revenus inférieurs aux prévisions, il est souhaitable d’en anticiper les effets dans les mois à venir. Un bon management débute par l’expression d’une ambition et par le suivi des résultats.

 

Consultez ici la première partite de cette interview, "De l'avocat à l'avocat-entrepeneur...".

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